Os colegas de trabalho não virão se forem convidados para uma reunião sem um propósito claro. Se você for o responsável por definir a agenda da reunião, evite isso especificando os tópicos a serem discutidos na reunião e o tempo que levará para cobrir cada tópico. Ao planejá-lo e executá-lo da melhor maneira possível, você pode obter melhores resultados e os participantes da reunião não se sentirão prejudicados pelo tempo perdido.
Etapa
Parte 1 de 3: Preparação
Etapa 1. Peça informações aos colegas
Os participantes da reunião se sentirão mais envolvidos se estiverem envolvidos na definição da agenda da reunião. Peça-lhes que sugiram um tópico que desejam discutir e coloque-o na pauta.
- Envie um e-mail ou encontre um colega de trabalho que será convidado alguns dias antes da reunião.
- Faça esta etapa com pelo menos 6 a 7 dias de antecedência para que eles ainda tenham tempo para contribuir. Certifique-se de que a agenda da reunião seja finalizada 3 a 4 dias antes da data da reunião.
Passo 2. Determine o objetivo principal ou vários objetivos a serem alcançados
Certifique-se de que a reunião seja realizada com um propósito específico, por exemplo, para tomar decisões, compartilhar informações, fazer planos de trabalho ou relatar o andamento da conclusão de tarefas. Você não precisa fazer uma reunião se não tiver um propósito.
As reuniões podem ser realizadas para diversos fins, por exemplo, para relatar o andamento do trabalho como base para a tomada de decisões de longo prazo
Etapa 3. Concentre-se em tópicos que afetam muitas pessoas
Tópicos com discussão suficiente envolvendo 2 pessoas não devem ser incluídos na agenda. Reserve um tempo para encontrar soluções que requeiram o envolvimento de muitas pessoas.
- Por exemplo, faça uma reunião separada (fora da reunião) se você e um colega de trabalho quiserem discutir uma nova atribuição.
- Se você estiver realizando uma reunião para discutir um problema que apenas algumas pessoas podem resolver, os participantes da reunião que não estão envolvidos na discussão do tópico devem poder continuar trabalhando. Isso os deixa desapontados porque seu tempo de trabalho é perdido. Portanto, aproveite essa oportunidade o melhor possível, pois realizar uma reunião que envolva muitas pessoas não é fácil.
Etapa 4. Organize a agenda da reunião determinando seletivamente os tópicos que deseja discutir
Priorize tópicos importantes que precisam ser discutidos na reunião, porque você não pode colocar todos os tópicos na pauta.
- Por exemplo, você pode desejar listar "negociações de prazos de projetos", "apresentações de relatórios de progresso", "novos planos de projetos" e "sugestões". Devido a limitações de tempo, você não incluiu a sessão de brainstorming na agenda da reunião.
- Considere se você precisa fazer uma reunião com várias pessoas para discutir a agenda principal em preparação para a reunião plenária.
Etapa 5. Liste os tópicos mais importantes primeiro
Ao planejar uma reunião, é uma boa política colocar os tópicos mais importantes no início da reunião. Dessa forma, todos os participantes podem discutir tópicos importantes enquanto suas mentes estão claras e fisicamente em forma no início da reunião.
- Por exemplo, programe "tomada de decisão" e depois "apresentação do relatório de progresso" (a menos que seja necessário um relatório de progresso para a tomada de decisão).
- Além disso, os tópicos mais importantes foram discutidos caso a reunião precise terminar mais cedo ou alguns participantes tenham que deixar a reunião antes do final da reunião.
Etapa 6. Estime quanto tempo levará para cobrir cada tópico
Embora você não tenha certeza de quanto tempo levará para cobrir cada tópico, faça uma estimativa. Considere quanto tempo a reunião vai durar e quantos tópicos serão abordados. Aloque mais tempo para os tópicos mais importantes.
- Por exemplo, aloque 30 minutos para relatar o progresso, 10 minutos para discussão e 10 minutos para definir novos prazos.
- Freqüentemente, as pautas das reuniões não podem ser concluídas porque não há alocação de tempo para cada tópico. Divida o tempo antes da reunião, para garantir que todos os tópicos da pauta possam ser discutidos até o fim.
- Considere o número de participantes convidados para a reunião ao calcular o tempo extra. Se a reunião for de 15 pessoas e você alocar 15 minutos para cada tema, isso significa que cada pessoa terá aproximadamente 1 minuto de uso da palavra por tema. Embora nem todos falassem, o tempo concedido era muito curto.
Parte 2 de 3: Preparando a Agenda da Reunião
Etapa 1. Escreva o título da agenda da reunião
Use o título da pauta da reunião para informar ao leitor que está lendo a pauta que contém o tema a ser discutido. Após determinar o título, coloque-o no topo do documento em branco. Escolha um título que seja simples e direto.
- Exemplos de títulos de pautas de reuniões: "Agenda de julho: discutir novas ideias de projetos" ou "Agenda de agosto de 2018: prorrogar o prazo do projeto".
- Digite a agenda da reunião usando uma fonte comercial, como Times New Roman ou Calibri.
Etapa 2. Reserve um tempo para cumprimentar e agradecer os participantes por participarem da reunião
Aproveite para cumprimentar os participantes. Neste momento, você ou outro coordenador da reunião pode abrir a reunião e explicar os principais tópicos a serem discutidos.
- Se muitos dos participantes da reunião não se conhecem, reserve um tempo para aliviar o clima.
- Se você deseja organizar uma agenda de reunião para uma reunião importante, como uma conferência, o tempo necessário para abrir a reunião geralmente é mais longo. Para reuniões regulares de escritório, a sessão de abertura geralmente leva apenas alguns minutos.
- Dê tempo para antecipar as mudanças na agenda quando a reunião começar.
Passo 3. Inclua uma pauta de reunião na forma de perguntas para despertar a curiosidade dos participantes
Eles vão se perguntar se você formular uma agenda de reunião em apenas algumas palavras. As perguntas são capazes de revelar o contexto a ser discutido para que os participantes da reunião tenham a oportunidade de pensar sobre isso com bastante antecedência.
- Por exemplo, em vez de escrever "Discutindo os prazos do projeto", inclua: "Os prazos do projeto precisam ser estendidos à medida que a demanda aumenta?"
- Se necessário, forneça uma breve explicação sob a pergunta.
Etapa 4. Liste o tempo estimado próximo a cada tópico
Embora as estimativas de tempo possam não estar na agenda, essas informações ajudam os colegas de trabalho a se preparar ou solicitar tempo adicional, se necessário.
Ainda houve tempo para encurtar o relatório a ser submetido de acordo com o tempo estipulado
Etapa 5. Prepare um fluxo de discussão para cada tópico da agenda
O fluxo da discussão é um método para discutir cada tópico. Por exemplo, ao discutir a extensão do prazo de um projeto, todos irão discutir de acordo com um fluxo predeterminado. Assim, todos os participantes da reunião terão a mesma perspectiva.
Por exemplo, a reunião discutirá a extensão do prazo do projeto para atender à demanda crescente. Para isso, prepare um fluxo de discussão composto por "10 minutos para discutir o andamento do trabalho até o momento; 15 minutos para decidir como aumentar a produtividade; 10 minutos para considerar os aspectos positivos e negativos; 5 minutos para decidir se o prazo é prorrogado ou não"
Etapa 6. Decida quem conduzirá a discussão de cada tópico
Coloque o nome dele ao lado do tópico para que ele possa se preparar. Confirme esta tarefa com a pessoa em questão alguns dias antes da reunião e coloque-a na ordem do dia.
Se você presidirá a reunião do início ao fim, liste isso no cabeçalho da agenda da reunião
Etapa 7. Reserve tempo se houver palestrantes convidados na reunião
Se a reunião tiver vários oradores convidados discutindo um tópico importante, você precisará reservar parte do tempo da reunião para eles. Defina uma programação na agenda para que cada convidado tenha a oportunidade de falar, mesmo que queira discutir vários assuntos. Assim, eles podem preparar o material a ser entregue da melhor maneira possível.
Alguns dias antes da reunião, ligue para o palestrante convidado para perguntar sobre o tempo necessário para discutir o tópico que deseja abordar. Isso o ajudará a organizar sua programação para que não entrem em conflito
Etapa 8. Reserve um tempo para discutir outros assuntos
Agende esta sessão no final da reunião. Aproveite esta sessão para perguntar a todos os participantes se há mais alguma coisa que eles gostariam de discutir antes do encerramento da reunião. Além disso, eles ainda podem transmitir coisas que foram perdidas ou não foram discutidas.
- Ao incluir esta sessão na agenda, o convidado sabe que pode contribuir mesmo se o que ele deseja transmitir não estiver incluído na agenda da reunião.
- Reserve tempo para perguntas e respostas nesta sessão.
Parte 3 de 3: Finalizando a Agenda da Reunião
Etapa 1. Liste os detalhes relacionados à condução da reunião
Escreva a hora, a data e o local da reunião na agenda, juntamente com os nomes dos participantes que podem comparecer à reunião. Dessa forma, eles já sabem quem encontrarão na reunião quando receberem o convite.
- É uma boa ideia incluir os nomes dos participantes que costumam comparecer à reunião, mas não podem comparecer neste momento. Informe claramente que o nome não pode comparecer à reunião.
- Anexe um mapa de localização para as pessoas que não sabem onde a reunião está sendo realizada.
Etapa 2. Diga as coisas que precisam ser preparadas antes da reunião
Informe aos colegas de trabalho convidados se há coisas que eles precisam preparar com antecedência, como ler relatórios, reunir informações para determinar soluções ou identificar problemas.
Inclua essas informações na parte inferior da pauta da reunião, usando letras em negrito ou coloridas para torná-las claras e fáceis de ler para todos os participantes da reunião
Etapa 3. Verifique a agenda da reunião cuidadosamente antes de distribuí-la para que não haja erros
A agenda da reunião é importante para as pessoas convidadas. Antes de distribuir, verifique a agenda da reunião para certificar-se de que as informações foram escritas de forma completa e correta e se não há erros de digitação. Além de demonstrar uma elevada ética de trabalho, dessa forma reflete que você presta atenção aos detalhes e os valoriza.
Etapa 4. Distribua a agenda de 3 a 4 dias antes da reunião
Os colegas que recebem o convite ainda têm tempo de se preparar, caso tenham lido a pauta da reunião alguns dias antes, mas não o envie muito cedo, pois existe a possibilidade de ser ignorado.
Se você deseja realizar uma reunião importante durante uma conferência, prepare a agenda com vários meses de antecedência
Pontas
- Use o formato de agenda de reuniões disponível no programa Word. Muitos programas para a criação de documentos, como Microsoft Office, Pages for Mac, etc. que fornece formatos de documentos pessoais e profissionais, por exemplo, para organizar agendas de reuniões de forma rápida e fácil.
- Se houver um formato de agenda de reunião padrão em sua empresa, use esse formato.
- Certifique-se de que a reunião ocorra de acordo com um cronograma predeterminado, mas seja flexível. Você precisa acompanhar a reunião verificando o relógio com freqüência. Se a discussão da primeira agenda foi concluída, instrua os participantes a continuar a reunião discutindo a próxima agenda. Você pode dizer educadamente: "Abordaremos o próximo tópico para que a reunião termine dentro do programado."
