As caixas registradoras são usadas para registrar valores de pagamento e armazenar o dinheiro recebido ao longo do dia de trabalho. Existem vários tipos de caixas registradoras, incluindo caixas registradoras eletrônicas, caixas registradoras Square iPad e várias caixas registradoras baseadas em computador. Cada tipo tem suas próprias especialidades, bem como semelhanças entre si.
Etapa
Parte 1 de 4: Configurando a caixa registradora
Etapa 1. Coloque a caixa registradora e conecte-a à rede elétrica
Coloque-o sobre uma superfície plana e dura. O ideal é que a caixa registradora seja colocada em uma caixa registradora que seja larga o suficiente para que o comprador coloque os produtos pelos quais irá pagar. Conecte a caixa registradora diretamente a uma fonte de alimentação (não use um cabo de alimentação adicional).
Etapa 2. Instale a bateria do motor
A bateria fornece memória de backup para a caixa registradora em caso de queda de energia, portanto, deve ser instalada antes de executar qualquer programa na caixa registradora. Abra a tampa do papel do recibo de pagamento e localize o compartimento da bateria. Você pode precisar de uma pequena chave de fenda para abrir a tampa do compartimento da bateria. Em seguida, instale a bateria na direção indicada na máquina. Em seguida, feche o compartimento da bateria novamente.
- Em alguns tipos de caixas registradoras, o compartimento da bateria está localizado sob o suporte do papel de recibo.
- Substitua a bateria uma vez por ano para garantir que a caixa registradora esteja sempre funcionando corretamente.
Etapa 3. Instale o papel do recibo de pagamento
Abra a tampa do suporte do papel do recibo de pagamento. Certifique-se de que as pontas do rolo de papel sejam cortadas retas para que possam se encaixar facilmente nos rolos. Insira o rolo de papel no rolo de forma que ele vá até a frente da caixa registradora, para que você possa rasgar o recibo de pagamento para entregar ao cliente. Pressione o botão FEED para a máquina sugar o papel e realizar o processo de enrolamento.
Etapa 4. Desbloqueie a gaveta de dinheiro do pagamento
Esta gaveta de dinheiro geralmente possui uma fechadura que protege o dinheiro pago do comprador. Tome cuidado para não perder essa chave. Você pode colocar esta chave na gaveta de dinheiro quando estiver destrancada, para que possa encontrá-la facilmente quando precisar trancá-la.
Etapa 5. Ligue a caixa registradora
Em algumas caixas registradoras, o interruptor LIGA / DESLIGA está localizado na parte traseira ou lateral da máquina. Em outros tipos de caixas registradoras, este botão está localizado na parte frontal superior da máquina. Dê partida no motor ou gire a chave para a posição REG (registro).
Os novos tipos de caixas registradoras não possuem um botão físico, mas possuem um botão MODE. Pressione o botão MODE e encontre o REG ou as opções do modo operacional
Etapa 6. Configure o programa em sua caixa registradora
A maioria das caixas registradoras possui botões que podem ser programados para agrupar detalhes semelhantes em categorias. Esses grupos ou categorias podem ser determinados com base no fato de os detalhes serem tributados ou não. Você também pode definir as configurações de exibição de data e hora.
- As funções de programação geralmente podem ser acessadas girando o dial para a opção PRG ou P, ou pressionando o dial de modo em direção a PROGRAM. Algumas caixas registradoras têm uma alavanca manual localizada sob a capa do papel do recibo de pagamento. Esta alavanca pode ser movida para as opções do programa.
- A maioria das caixas registradoras tem pelo menos 4 botões de impostos. Esses botões podem ser programados para várias taxas de imposto, com base no fato de você estar sujeito a uma taxa fixa de imposto sobre vendas (como é o caso em alguns lugares) ou sujeito a uma taxa de imposto específica do sistema (por exemplo, GST, PST, ou IVA, dependendo da sua localização).
- Siga as instruções específicas no manual da sua caixa registradora para programar as várias funções.
Parte 2 de 4: Fazendo vendas
Etapa 1. Digite o código de segurança ou senha para começar a usar a caixa registradora
Muitas caixas registradoras exigem um código de caixa registradora ou outro tipo de código de segurança antes de serem usados. O código do caixa é útil para fornecer informações sobre quem o caixa lida com cada transação de pagamento. Com este código, você pode acompanhar todas as transações de vendas e lidar com quaisquer erros que ocorram.
- Se você trabalha em um restaurante, pode ser necessário inserir o código do funcionário junto com o número da mesa e o número de convidados na mesa.
- Os novos tipos de caixas registradoras (por exemplo, caixas registradoras Square) podem exigir que você faça login com seu endereço de e-mail e senha.
Etapa 2. Insira o primeiro número de preço do produto
Use as teclas numéricas para digitar o preço deste produto. Normalmente, você não precisa inserir um número decimal, pois a caixa registradora irá inseri-lo automaticamente.
Algumas caixas registradoras têm uma função de digitalização (scanner), então você não precisa inserir os números dos preços manualmente. Este scanner irá ler o código de barras e inserir as informações do produto automaticamente. Se a sua caixa registradora for desse tipo, você não precisa pressionar os botões de categoria ou departamento na próxima etapa
Etapa 3. Pressione o botão de categoria / departamento correspondente
A maioria das caixas registradoras exige que você pressione um botão após inserir o número do preço, para determinar a qual categoria cada produto vendido pertence (por exemplo, roupas, alimentos, etc.).
- Os botões de categoria / departamento podem ser programados com base no fato de a venda ser tributada ou não. Estude o manual da sua caixa registradora para aprender como programar as taxas de imposto para os botões.
- Observe o papel do comprovante de pagamento: pressione a seta ou o botão FEED para fazer a máquina enrolar o papel, para que você possa ler o número total de transações registradas no papel.
- Cada produto adicionado também será adicionado a um total crescente, que geralmente é mostrado na tela da caixa registradora.
Etapa 4. Adicione um desconto, se necessário, ao preço de venda listado
Se um produto estiver à venda, pode ser necessário inserir o número da porcentagem de desconto. Digite o preço do produto, pressione o botão de categoria / departamento, digite o número da porcentagem de desconto (digite 15 para inserir um desconto de 15%, por exemplo) e pressione o botão de porcentagem (%). Essa tecla geralmente está localizada em um grupo de teclas à esquerda do teclado numérico.
Etapa 5. Digite o preço dos outros produtos
Use os botões numéricos para inserir o preço de cada produto que não foi listado. Certifique-se de pressionar o botão de categoria / departamento correspondente para cada um desses produtos.
Se você quiser inserir o mesmo produto várias vezes, pressione o número do produto, pressione o botão QTY, insira o preço unitário do produto e pressione o botão categoria / departamento. Por exemplo, se você deseja incluir 2 livros para Rp. 70.000, pressione o número 2, a seguir pressione QTY, a seguir pressione 70000 e, a seguir, pressione o botão de categoria / departamento correspondente
Etapa 6. Pressione o botão subtotal
Este botão mostrará o total de produtos incluídos nessa venda. Este montante será também acrescido de taxas aplicáveis sempre que necessário, de acordo com a programação efectuada em cada botão de categoria / departamento.
Passo 7. Determine o tipo de pagamento a ser feito pelo comprador
Os compradores podem pagar em dinheiro, cartão de crédito ou outros meios. Você também pode aceitar pagamentos na forma de cartões ou cupons de pagamento, que geralmente são tratados da mesma forma que pagamentos em dinheiro.
- Dinheiro: Digite o número de dinheiro que o comprador pagou e pressione o botão CASH / AMT TND (geralmente este é o maior botão localizado no lado inferior direito do teclado da caixa registradora). Muitas caixas registradoras mostram imediatamente o número do troco que você deve dar ao comprador. No entanto, algumas caixas registradoras não funcionam dessa maneira e você terá que fazer as contas de cor. Assim que a gaveta do dinheiro estiver aberta, coloque o pagamento nela e pegue a quantia de troco que você precisa.
- Cartão de crédito: pressione o botão CRÉDITO ou CR e use a máquina de cartão de crédito para passar o cartão de crédito do comprador.
- Cheques: digite o valor do pagamento listado no cheque do comprador, pressione o botão CK ou CHEQUE e, a seguir, insira a folha de cheque na gaveta de dinheiro.
- Para abrir a caixa registradora quando não houver venda, você pode pressionar o botão NO SALE ou NS. Esta função pode ser protegida e só pode ser executada pelo gerente. O gerente pode precisar usar uma tecla para mover as configurações da máquina para um modo diferente para que a função SEM VENDA possa ser executada.
Etapa 8. Feche a gaveta de dinheiro
Feche sempre a gaveta do dinheiro imediatamente após a sua utilização, para que não fique aberta e haja risco de furto ou roubo.
Esvazie ou retire sempre a gaveta do dinheiro no final do expediente e guarde-a em local totalmente seguro
Parte 3 de 4: corrigindo erros
Etapa 1. Cancele a venda
Se você inserir acidentalmente um número de preço incorreto para um produto, ou se um comprador cancelar a compra de um produto depois de inserir o preço, pode ser necessário cancelar o produto ou a venda. Cancelar isso resultará em uma redução no número do subtotal.
- Digite o número específico que deseja cancelar, pressione o botão de categoria / departamento, pressione o botão VOID ou VD para subtraí-lo do número total. Você deve cancelar um produto antes de inserir os dados de preço do próximo produto. Caso contrário, você precisará somar os subtotais de todos os produtos e, a seguir, pressionar o botão ANULAR, o número do preço que deseja cancelar e o botão de categoria / departamento. Isso subtrairá o número incorreto do número do subtotal.
- Se você precisar cancelar uma venda inteira que consiste em vários produtos, faça isso cancelando cada produto individualmente.
Etapa 2. Reembolsar o pagamento
Se um comprador deseja devolver um produto, você precisa considerá-lo no número total de dias em questão antes de conceder o reembolso ao comprador. Para fazer o reembolso deste pagamento, pressione o botão REF, digite o número do preço do produto a ser devolvido e pressione o botão da categoria / departamento correspondente. Pressione o botão subtotal e, em seguida, o botão CASH / AMT TND. A gaveta do dinheiro será aberta e você poderá reembolsar o comprador.
- Certos botões e funções, como pagamentos de reembolso, podem ser protegidos e só podem ser usados por gerentes. Isso pode significar que o gerente precisará usar uma chave para mudar a caixa registradora para um modo diferente, a fim de fazer um cancelamento de vendas ou reembolso.
- Verifique com seu supervisor as políticas corretas para lidar com devoluções e pagamentos de produtos.
Etapa 3. Pare o som de erro
Alguns tipos de caixas registradoras emitem um certo som quando ocorre um erro porque você pressiona os botões na ordem ou combinação errada. Para interromper esse som de erro, pressione o botão CLEAR ou C.
Etapa 4. Exclua os números errados
Se você pressionou o número errado e não pressionou a tecla da categoria / departamento, pressione a tecla CLEAR ou C para limpar o número errado. Se você tiver pressionado o botão de categoria / departamento antes, precisará cancelar a transação.
Parte 4 de 4: Obtenha relatórios de vendas e informações sobre o saldo da caixa registradora
Etapa 1. Leia o total diário crescente
Alguns gerentes podem querer saber os números totais de vendas a qualquer hora do dia. Para encontrar este total temporário, gire o pente para a posição X ou pressione o botão de modo e selecione X. Pressione o botão CASH / AMT TND. O valor total das vendas diárias, entretanto, também será impresso no papel do comprovante de pagamento.
É importante que você tenha em mente que X representa um total temporário que continuará a subir, enquanto Z retornará o total temporário a zero
Etapa 2. Execute a função de relatório de vendas diárias
No mínimo, este relatório mostrará os números totais de vendas naquele dia. Muitos tipos de caixas registradoras também podem mostrar o total de vendas por hora, por caixa, por categoria ou por outros meios. Para obter este relatório, pressione o botão MODE e selecione o modo Z ou gire a chave para a posição Z.
Lembre-se de que Z retornará o número total de vendas do dia para zero
Etapa 3. Conheça o saldo da caixa registradora
Depois de executar a função de relatório de vendas diárias, conte o dinheiro na gaveta de dinheiro. Se houver uma folha de pagamento com cheque ou cartão de crédito, adicione o número ao total. A maioria das máquinas de cartão de crédito também pode mostrar o total de vendas diárias, de modo que você pode facilmente combiná-lo com o total de vendas obtido na caixa registradora. Subtraia esse total do número de dinheiro que você usou antes de começar a negociar naquele dia.
- Coloque todo o dinheiro, pagamentos com cartão de crédito e cheques que receber em uma sacola e leve-a ao banco.
- Mantenha registros de dinheiro, cartões de crédito e cheques. Isso o ajudará no processo de contabilidade geral.
- Coloque algum dinheiro na gaveta do dinheiro todas as vezes antes de iniciar um dia de trabalho. Certifique-se de manter seu dinheiro em um lugar realmente seguro quando não for um dia de semana.
Pontas
- Encontre o manual da sua caixa registradora na Internet usando um mecanismo de busca online. Insira a marca e o tipo de sua caixa registradora no mecanismo de busca.
- Se você usar uma caixa registradora do tipo Square, poderá aplicar a maioria das instruções que se aplicam a uma caixa registradora normal. Consulte o manual da caixa registradora Square para obter mais informações.
