Um tom escrito que desperte o interesse em sua organização tornará seu e-mail de solicitação de doação eficaz. O uso do e-mail como meio de arrecadação de fundos está ganhando popularidade porque é relativamente mais barato do que o correio físico e o telefone. O correio eletrônico torna a comunicação mais rápida. Existem várias etapas que você pode seguir para criar um e-mail atraente ao qual os leitores respondam e você receberá uma grande doação.
Etapa
Parte 1 de 3: Configurando uma estrutura de e-mail
Etapa 1. Crie um título forte
O título é a primeira linha de um e-mail que serve como título. De todos os emails enviados, apenas 15% dos emails foram abertos. Um título cativante chamará a atenção de 15% das pessoas e as incentivará a continuar lendo. Na maioria das contas de e-mail, você pode ler a primeira linha (título) do e-mail ao lado do assunto. Essas manchetes incentivam as pessoas a abrir seus e-mails e mantê-las lendo
- Use verbos e substantivos ativos para atrair a atenção. Use também as funções de negrito, centralizado e tamanho de fonte maior.
- Mantenha o título curto para que o propósito do e-mail fique claro desde o início. Incentive os leitores a pensar que a leitura deste e-mail será útil, apropriada e relevante.
- Responda à pergunta do leitor: O que vou receber?
- As linhas de assunto podem convidar os leitores a fazer várias coisas, como responder ao seu e-mail, solicitar sua participação em um determinado evento ou compartilhar um evento ou lugar da comunidade local.
- Um exemplo de um bom título é “Riau Contra a Lei do Gás Natural no Tribunal”
Etapa 2. Conte toda a história no primeiro parágrafo
Declare seus objetivos desde o início. Não faça o destinatário ler metade do seu e-mail sem entender o que isso significa. Eles podem descartar seu e-mail sem fazer uma doação. Escreva claramente neste parágrafo qual é o seu pedido e por que está enviando o e-mail.
- Peça doações no primeiro parágrafo. Se estiver falando diretamente, pergunte com cuidado. No entanto, se você estiver usando e-mail, peça-o em primeiro lugar. Torne este pedido fácil de ler, escrevendo-o em negrito ou em fonte maior.
- Em sua solicitação, diga ao leitor o que fará com o dinheiro dele. Se uma pequena doação permitir que você faça algo, diga isso. Por exemplo, se $ 5.000 podem alimentar 100 crianças, diga isso. Escrever lhe trará mais respostas do que escrever, você precisa de R $ 15 milhões para construir uma cabana.
- Diga aos leitores que eles têm o direito de recusar. As estatísticas mostram que as pessoas estão mais propensas a dar quando se sentem livres para escolher do que quando se sentem compelidas.
- Explique e descreva sua missão no primeiro parágrafo para que o leitor saiba imediatamente para que o dinheiro será usado. Mostre que você não está apenas coletando dinheiro.
Etapa 3. Use o microcontent com sabedoria
Microconteúdo são as frases curtas e as legendas que adornam os e-mails. Use o microconteúdo para destacar seus pontos principais para que os leitores que estão acostumados a folhear achem interessante ler seu texto.
- Microcontent inclui títulos, subtítulos, linhas de assunto, links e botões.
- Use verbos ativos, advérbios descritivos e substantivos. Seu objetivo é que eles leiam todo o texto.
- Um exemplo de um bom título seria: “Doe IDR 500.000 para Salvar os Golfinhos”
- Deixe o texto mais em negrito ou maior para que ele se destaque. Este subtítulo aparece antes de um parágrafo ou ao iniciar uma nova seção.
- Escreva uma legenda simples. Você pode ou não usar legendas, mas elas são úteis quando o título é muito curto. Use os mesmos princípios - curto, prático, ousado.
Etapa 4. Escreva uma história
Escrever uma história em um e-mail atrairá mais a atenção dos leitores. Escreva a história no corpo do seu e-mail. Lembre-se de que as histórias têm começo, meio e fim. Você pode usar histórias emocionantes para incentivar os leitores a doar. Escreva uma história verídica dos resultados de suas atividades.
Etapa 5. Escreva um pequeno parágrafo
Escreva seu e-mail usando parágrafos curtos e claros. Os leitores estarão cansados de receber muitos e-mails. Limitar o comprimento do seu e-mail fará com que você se destaque.
- Faça um ou dois pontos principais.
- Mantenha seu e-mail conciso, mesmo se você tiver que editar e revisar muitas vezes
- Não inclua um histórico do motivo pelo qual você está solicitando uma doação. A frase no parágrafo de abertura e sua história no parágrafo do corpo são suficientes para explicar seu raciocínio.
Etapa 6. Forneça links e botões - mas não se desvie da mensagem
Você pode querer incluir centenas de links, mas isso pode distrair os leitores de sua mensagem principal, que é pedir doações. Uma maneira fácil de fornecer informações sem se distrair é incluir todas as informações em seu site e incluir apenas um link no e-mail, o link para seu site. Por exemplo, se houver um estudo que apóie sua afirmação, não inclua um link para um estudo longo e complexo no e-mail. Coloque o link de pesquisa em seu site (e certifique-se de que a opção de fazer uma doação se destaque).
Etapa 7. Adicione a imagem com cuidado
Você pode querer adicionar uma ou duas imagens para enfatizar seu ponto, mas isso não é necessário. Na verdade, cores e imagens podem fazer seus e-mails parecerem spam. Se você incluir uma imagem, coloque-a na parte superior ou inferior do e-mail e use-a somente quando for absolutamente necessário para comunicar seu ponto de vista ou gerar simpatia.
- Um exemplo de imagem útil seria seu alvo de arrecadação de fundos recebendo doações, como a foto de uma criança recebendo roupas novas pela primeira vez.
- Como exceção, você pode inserir seu logotipo em um local discreto, como o canto inferior de um e-mail. Este logotipo pode fazer com que os leitores reconheçam sua organização.
Etapa 8. Escreva as informações de acompanhamento / próximas etapas
O final do e-mail contém informações sobre como fazer o acompanhamento. Torne essas informações em destaque para que os leitores possam vê-las antes de ler os motivos pelos quais eles devem doar. Essas informações informam ao leitor por que você enviou o e-mail. Escreva claramente sobre como fazer uma doação.
- Se um leitor não entender o conteúdo do seu e-mail, é provável que o jogue fora.
- Certifique-se de que esse “pedido” final se destaque e indique claramente o que você está pedindo. Dedique um parágrafo a isso, usando negrito ou uma fonte maior ou uma fonte diferente. Escreva um link ou crie um botão com uma cor diferente.
- Se o leitor tiver que pressionar um determinado botão ou link ou se o leitor tiver que responder a um e-mail para obter mais instruções, diga-lhes claramente: “Clique neste botão para salvar um macaco agora mesmo!” ou “Pressione o botão de resposta e digite‘informações de doação’no corpo do e-mail”.
- Será mais fácil se o leitor puder pressionar o botão imediatamente. Você também receberá mais doações desta forma. Portanto, forneça um link ou botão para sua organização.
- Crie um site ou página de doação online para que os leitores possam doar online. Afinal, isso é algo que os leitores esperam de um e-mail de doação.
Etapa 9. Seja breve
Se o seu e-mail for longo, será difícil para os leitores lê-lo. Escrever parágrafos curtos e cabeçalhos tornará seu e-mail fácil de ler antes que os leitores decidam continuar lendo.
Parte 2 de 3: Considerando os leitores
Etapa 1. Torne o tom da sua escrita mais casual do que uma carta
Uma carta enviada por uma organização a um indivíduo muitas vezes parece formal e impessoal devido ao meio de comunicação usado. No entanto, o e-mail, assim como os blogs, tem um tom mais casual.
- Use pronomes de segunda pessoa para o leitor.
- Use expressões cotidianas para fazer o leitor se sentir próximo de você, como "Ele está trabalhando duro" ou "Não fique parado".
- Use uma linguagem clara, honesta e aberta ao falar com os leitores para que se sintam próximos de você e considerem seu pedido sincero.
Etapa 2. Faça suas palavras fáceis de ler
Use um tipo de letra e aparência visual simples. Não use letras cursivas - use fontes Serif e não use uma fonte diferente para títulos e texto. Varie o negrito ou o tamanho da fonte para dar ênfase.
Seu e-mail deve ser fácil de entender do ponto de vista linguístico - é melhor usar uma linguagem que os alunos do ensino médio possam entender. Não crie um e-mail excessivamente complexo. Sua redação deve ser clara, sem erros (estrutura da linguagem ou ortografia) e fácil de ler
Etapa 3. Use o serviço de um provedor de e-mail
Se você deseja ter certeza de que seus e-mails são abertos ou determinar que tipo de pessoa lê seus e-mails, você não precisa esperar para obter essas informações junto com as respostas ou doações. Se você usar um serviço como o MailChimp, você pode usar os dados de métricas gerados por este serviço para criar e-mails que ressoam com seu público-alvo.
- Você pode visualizar dados métricos, como número de cliques, número de e-mails abertos e número de e-mails lidos.
- O número de dados de e-mails abertos ajuda a determinar cabeçalhos de assuntos populares e aumenta o número de pessoas que lêem seus e-mails.
- Outra razão para usar os serviços de um provedor de e-mail é evitar ser suspeito de ser um spammer. Você também passará muito tempo criando uma lista de endereços de e-mail, dividindo-os para atender ao número máximo de endereços (a maioria dos e-mails tem um limite máximo de 50 destinatários por e-mail), respondendo a um e-mail por vez e gerenciando e-mails que foram devolvidos porque o endereço não estava mais ativo.
Etapa 4. Certifique-se de que as pessoas na lista de e-mail se importam com sua missão
Verifique periodicamente sua lista de e-mail para ter certeza de que as pessoas que estão lendo seus e-mails, especialmente pessoas que expressam seu interesse explicitamente. Os resultados de seus dados métricos serão melhores e você usará seu tempo com mais eficiência.
Etapa 5. Crie um e-mail personalizado por segmento
Use tons diferentes de acordo com o grupo doador. Por exemplo, se você tiver um grupo de pessoas que responde aos seus e-mails regularmente, envie o e-mail em um tom pessoal. Faça outra lista com os nomes das pessoas que não costumam abrir seus e-mails. Envie o e-mail em um tom menos casual. Também faça e-mails com um tom “explicativo” para as pessoas que estão recebendo seu e-mail pela primeira vez.
Um provedor de serviços de e-mail o ajudará a personalizar seu e-mail, incluindo o nome do leitor, como "Prezado Sr. Henry"
Etapa 6. Insira os dados que apóiam sua arrecadação de fundos
Para fazer seus leitores se sentirem envolvidos, forneça dados sobre como seus fundos estão sendo usados ou serão usados. Essas informações podem ser colocadas no parágrafo de abertura ou na seção onde você solicita o acompanhamento do leitor ou em ambas as seções. As pessoas estão mais propensas a doar quando sabem que seus fundos foram usados para uma boa causa.
Etapa 7. Agradeça após receber a doação
Não se esqueça de enviar uma nota de agradecimento pessoal após receber sua doação. Esse tipo de ato simples pode garantir doações repetidas no futuro. Você deve enviar esta saudação o mais rápido possível; pense nesta saudação como um recibo de dinheiro.
Se você receber uma grande doação a cada mês, faça um modelo que você possa copiar para que possa colá-lo em seu e-mail de rascunho e personalizá-lo rapidamente
Parte 3 de 3: Construindo uma lista de endereços de e-mail
Etapa 1. Não compre uma lista de endereços de e-mail
Vender e comprar uma lista de endereços de e-mail de doadores em potencial é uma atividade ilegal de acordo com o Regulamento do Governo da República da Indonésia Número 82 de 2012 sobre a Implementação de Sistemas Eletrônicos e Transações. Existem empresas que permitem que você “alugue” listas de e-mail para uso único, mas elas são muito caras. Milhares de endereços de e-mail geralmente obtêm poucos resultados. É melhor gastar seu dinheiro em outra coisa e encontrar a melhor maneira de criar uma lista de endereços de e-mail.
Etapa 2. Colete nomes e endereços em seus eventos
Sempre que sua organização sem fins lucrativos estiver envolvida em um evento, certifique-se de fornecer uma maneira para que as pessoas coloquem seus endereços de e-mail em sua lista de e-mail. Certifique-se de que o papel de registro declare claramente que eles estão dispostos a ser adicionados à sua lista de endereços de e-mail.
Tente realizar um sorteio ou concurso para obter mais nomes. Em um evento, faça um sorteio ou concurso para as pessoas que registram seus endereços de e-mail
Etapa 3. Use as redes sociais
Certifique-se de que sua organização sem fins lucrativos tenha um perfil forte nas redes sociais - do Twitter ao Facebook e ao Instagram. É fácil alcançar as pessoas através das redes sociais e se você tiver um material interessante, as pessoas podem compartilhar o que você escreveu ou começar a ajudá-lo a pedir doações. Peça à sua rede de mídia social para registrar seus endereços de e-mail para que não percam anúncios importantes.
Etapa 4. Facilite o registro
Seu site deve informar aos visitantes como registrar seus endereços de e-mail. O site não precisa ser chamativo, mas deve ser fácil de localizar e usar.
Pontas
- Leia cartas antigas (em papel e eletrônicas) usadas para arrecadação de fundos. Use frases semelhantes se achar que as letras são eficazes. Muitas organizações usam cartas antigas como exemplos para criar novas cartas.
- Use seu logotipo para reconhecer e-mails instantaneamente. Os leitores costumam associar organizações ou empresas a seus logotipos.
- Use os serviços de um provedor de e-mail para criar e-mails mais envolventes e gerar métricas que irão melhorar o desempenho de seus e-mails no futuro. MailChimp é uma boa escolha.
- Certifique-se de que seu e-mail esteja marcado em branco antes de enviá-lo. Se você usar uma plataforma de arrecadação de fundos online, como Fundraise.com, essa plataforma fará isso automaticamente.
