Para mover uma lista ou tabela de dados do Word para o Excel, você não precisa mover dados individuais para as células de uma planilha do Excel (planilha). Você pode simplesmente formatar seu documento adequadamente no Word e, em seguida, todo o documento pode ser importado para o Excel com apenas alguns cliques.
Etapa
Método 1 de 2: Listas de conversão
Etapa 1. Entenda como o documento do Word será convertido
Para importar um documento para o Excel, certos caracteres são usados para determinar quais dados entrarão nas células da planilha do Excel. Executando algumas etapas de formatação antes de importar, você pode controlar a aparência da planilha e minimizar a quantidade de formatação manual que precisa ser feita. Isso é especialmente útil se você estiver importando uma longa lista de um documento do Word para o Excel.
Este método funciona melhor quando há várias entradas na lista, cada uma com um formato semelhante (uma lista de endereços, números de telefone, endereços de e-mail, etc.)
Etapa 2. Certifique-se de que não haja erros de formatação no documento
Antes de iniciar o processo de conversão, certifique-se de que cada entrada seja formatada da mesma maneira. Você deve corrigir quaisquer erros de pontuação ou reorganizar quaisquer entradas que não correspondam. Isso é para garantir que o processo de transferência de dados seja executado sem problemas.
Etapa 3. Exibir os caracteres de formatação no documento do Word
Exibindo caracteres de formato normalmente ocultos, você pode determinar a melhor maneira de separar cada entrada. Você pode exibir caracteres de formatação clicando no botão Mostrar / Ocultar Marcas de Parágrafo na guia Página Inicial ou pressionando Ctrl + ⇧ Shift + *.
A maioria das listas tem uma marca de parágrafo no final de cada linha, ou no final de uma linha, ou em uma linha em branco entre as entradas. Você usará este sinal para inserir o caractere distintivo das células no Excel
Etapa 4. Substitua as marcas de parágrafo entre as entradas para remover espaços extras
O Excel usará espaços entre as entradas para definir as linhas, mas você deve removê-los neste momento para ajudar no processo de formatação. Não se preocupe, você o adicionará novamente em breve. Esta etapa funciona melhor se você tiver uma marca de parágrafo no final da entrada e uma marca no espaço entre as entradas (dois espaços consecutivos).
- Pressione Ctrl + H para abrir a janela Localizar e Substituir.
- Digite ^ p ^ p no campo Localizar. Este é o código para duas marcas de parágrafo consecutivas. Se cada entrada for uma única linha e não houver linhas em branco no meio, use apenas um ^ p.
- Insira o caractere delimitador no campo Substituir. Certifique-se de que este caractere não seja um caractere no documento, como ~.
- Clique em Substituir tudo. Você notará que essas entradas se combinam, mas deixe isso como está, contanto que o caractere delimitador esteja no lugar certo (entre cada entrada)
Etapa 5. Separe cada entrada em colunas separadas
Agora as entradas aparecem em linhas separadas. Você deve especificar os dados que aparecerão em cada coluna. Por exemplo, se cada entrada na primeira linha é um nome, na segunda linha é um endereço de rua e na terceira linha é um país e código postal, faça o seguinte:
- Pressione Ctrl + H para abrir a janela Localizar e Substituir.
- Remova uma das marcas ^ p no campo Localizar.
- Substitua o caractere no campo Substituir por uma vírgula,.
- Clique em Substituir tudo. Isso substituirá os símbolos de parágrafo restantes por um separador de vírgula, que separará cada linha em uma coluna.
Etapa 6. Altere o caractere delimitador para concluir o processo de formatação
Depois de concluir as duas etapas Localizar e Substituir acima, a lista não se parecerá mais com uma lista. Eles estarão todos na mesma linha e terão uma vírgula entre cada dado. A etapa Find and Replace retornará os dados em um formulário de lista, mas ainda terá vírgulas que definem as colunas.
- Pressione Ctrl + H para abrir a janela Localizar e Substituir.
- Digite ~ (ou qualquer caractere escolhido no início) no campo Localizar.
- Digite ^ p no campo Substituir.
- Clique em Substituir tudo. Isso fará com que todas as entradas voltem a grupos individuais separados por vírgulas.
Etapa 7. Salve o arquivo como um arquivo de texto simples
O formato de entrada está completo e você pode salvar este documento como um arquivo de texto. Isso é feito para que o Excel possa ler e analisar seus dados para que apareçam nas colunas corretas.
- Clique na guia Arquivo e selecione Salvar como.
- Clique no menu suspenso Salvar como tipo e selecione Texto Simples.
- Nomeie o arquivo e clique em Salvar.
- Se a janela Conversão de arquivo for exibida, clique em & nbsp OK;.
Etapa 8. Abra o arquivo no Excel
Como o arquivo é salvo em texto simples, você pode abri-lo no Excel.
- Clique na guia Arquivo e selecione Abrir.
- Clique no menu suspenso Todos os arquivos do Excel e selecione Arquivos de texto.
- Clique em Avançar> na janela Assistente de importação de texto.
- Selecione Vírgula na lista Delimitador. Você pode ver como as entradas serão separadas na visualização na parte inferior. Clique em Avançar>.
- Selecione o formato de dados para cada coluna e clique em Concluir.
Método 2 de 2: convertendo tabelas
Etapa 1. Crie uma tabela no Word e insira os dados nela
Para obter uma lista de dados no Word, você pode convertê-la em um formato de tabela e, em seguida, copiar a tabela para o Excel. Se seus dados já estiverem em formato de tabela, pule para a próxima etapa.
- Selecione todo o texto a ser convertido em uma tabela.
- Clique na guia Inserir e, em seguida, clique no botão Tabela.
- Selecione Converter texto em tabela.
- Insira o número de linhas por linha de dados na coluna Número de colunas. Se houver linhas em branco entre cada linha de dados, adicione um ao total da coluna.
- Clique em & nbsp OK;.
Etapa 2. Verifique o formato da tabela
O Word criará uma tabela com base nas suas configurações. Verifique se a tabela está correta.
Etapa 3. Clique no pequeno botão + que aparece no canto superior esquerdo da mesa
Este botão aparecerá quando você passar o mouse sobre a mesa. Clicar neste botão selecionará todos os dados da tabela.
Etapa 4. Pressione
Ctrl + C para copiar dados. Você também pode clicar no botão Copiar na guia Página inicial.
Etapa 5. Abra o Excel
Assim que os dados forem copiados, você pode abrir o Excel. Se você deseja colocar os dados em uma planilha existente, abra a planilha. Posicione o cursor na célula que deseja transformar na célula superior esquerda da tabela.
Etapa 6. Pressione
Ctrl + V para colar dados.
Cada uma das células da tabela do Word será colocada em uma célula separada na planilha do Excel.
Etapa 7. Separe todas as colunas restantes
Dependendo do tipo de dados que você está importando, pode haver alguma formatação adicional que você precise fazer. Por exemplo, se você importar endereços de cidades, códigos de países e códigos postais que estão em uma célula, poderá dividi-los automaticamente no Excel.
- Clique nos cabeçalhos das colunas que você deseja dividir. Esta etapa selecionará a coluna inteira.
- Selecione a guia Dados e clique no botão Texto para colunas.
- Clique em Avançar> selecione Vírgula na coluna Delimitadores. Se você usar o exemplo acima, esta etapa separará a cidade do código do país e do código postal.
- Clique em Concluir para salvar as alterações.
- Selecione as colunas que ainda precisam ser divididas e repita este processo. Selecione Espaço e não Vírgula como delimitador. Esta etapa separará o código do país do código postal.
