Professores, líderes corporativos, cientistas e especialistas de várias profissões precisam aprender como conduzir workshops. Após um workshop de sucesso, todos os participantes terão novas habilidades, serão informados e crescerão. Idealmente, cada participante deve ter a oportunidade de interagir e aprender ativamente durante o workshop.
Etapa
Parte 1 de 4: Preparação para o workshop
Etapa 1. Determine o objetivo do workshop
Escreva o objetivo do workshop que deseja alcançar, por exemplo: ensinar habilidades, fornecer informações ou aumentar a conscientização. O que você quer ensinar aos participantes? Talvez você queira ensinar uma habilidade específica, cobrir um tópico da vida cotidiana ou compartilhar uma experiência para inspirar os participantes. Considere a meta que você deseja alcançar e por quê. Você pode realizar workshops para:
- Ensina como escrever uma carta de apresentação persuasiva.
- Ensina como transmitir más notícias aos pacientes.
- Ensina 5 técnicas para que alunos quietos queiram pedir / opinar em aula.
- Ensina como preparar materiais de apresentação eficazes usando o PowerPoint.
Etapa 2. Decida quem participará do workshop
Os participantes precisam se conhecer ou não? Os participantes compreenderam o tema a ser discutido ou não sabiam de todo? Os participantes participaram do workshop por conta própria ou para cumprir os requisitos para passar no estágio? As respostas a essas perguntas afetarão a preparação do workshop.
Por exemplo: se os participantes já se conhecem, você pode iniciar imediatamente uma atividade em grupo. Se eles ainda não se conhecem, promova atividades para aquecer o ambiente e dê aos participantes a oportunidade de se apresentarem
Etapa 3. Faça um workshop pela manhã ou à tarde
Escolha o momento certo para que os participantes não fiquem com sono e consigam se concentrar durante o workshop. Não realize workshops à noite após o horário de trabalho porque os participantes geralmente estão cansados e tendem a se entediar rapidamente.
Etapa 4. Distribuir o anúncio do workshop
Distribua folhetos, afixe pôsteres ou entre em contato com empresas para fazer com que mais participantes se interessem pelo workshop. Determine o título certo para o workshop, faça um design de anúncio atraente. Forneça uma breve explicação de por que as pessoas precisam participar de workshops e quais são os benefícios. Faça um panfleto ilustrado com palavras atraentes.
Etapa 5. Encontre 8-15 participantes
Oficinas não são palestras frequentadas por muitos alunos. O número de participantes não deve ser muito grande para que eles possam fazer perguntas, praticar habilidades e trabalhar juntos, mas deve ser grande o suficiente para manter o workshop agradável. O número de participantes deve ser de 8 a 15 pessoas.
Em alguns casos, você não pode determinar o número de participantes. Se houver muitos participantes, pense em maneiras criativas para não ficar sobrecarregado. Por exemplo: um workshop com 40 participantes pode ser dividido em 5 grupos com 8 membros / grupo. Envolva vários facilitadores ou outros palestrantes para apoiar a organização de um workshop com um grande número de participantes
Etapa 6. Prepare os participantes antes de participarem do workshop
Alguns workshops podem ser assistidos se os participantes já tiverem feito tarefas, por exemplo: estudar artigos de periódicos, escrever contos ou ler os escritos de outras pessoas. Se os participantes tiverem que fazer tarefas antes de comparecer ao seminário, avise-os com antecedência.
Estabeleça prazos claros se os participantes precisarem enviar as tarefas primeiro. Informe como os participantes apresentam suas atribuições. Eles precisam enviar as tarefas em formato impresso ou apenas enviá-las por e-mail?
Etapa 7. Priorize os objetivos do workshop
As oficinas podem durar de 30 minutos a 3 dias. Qualquer que seja o tempo disponível, você pode ter apenas uma quantidade limitada de tempo para explicar seu conhecimento ao seu público. Em vez de fornecer explicações detalhadas em um curto espaço de tempo, escolha tópicos que sejam úteis para os participantes, por exemplo: habilidades, técnicas e informações de que os participantes precisam. Priorize essas coisas no plano de trabalho.
Etapa 8. Prepare materiais didáticos
A maneira como os adultos aprendem varia muito. Existem pessoas que acham mais fácil aprender com uma abordagem visual, uma abordagem oral, fazendo um estágio ou uma combinação. Prepare várias técnicas para entregar materiais de workshop para antecipar esta forma de aprendizagem, por exemplo: preparação de artigos, equipamento audiovisual, materiais baseados em computador e dramatizações.
Etapa 9. Prepare os materiais impressos
Considere se você precisa preparar material de leitura, estudos de caso, glossários de termos importantes e questionários com antecedência para que ainda haja tempo para corrigir se houver um erro de digitação ou material que precise ser corrigido. Escolha um tamanho de fonte grande o suficiente para facilitar a leitura. Forneça um título e uma data para cada documento para que os participantes possam usar os materiais do workshop em uma data posterior.
- Se o material de leitura for um pouco longo, envie-o primeiro aos participantes para que se preparem antes de participar do workshop.
- Se você vai distribuir muitos documentos, é uma boa ideia dar aos participantes uma pasta para que eles possam armazenar os arquivos de forma organizada. As apostilas devem ser distribuídas aos participantes após serem encadernadas em livro, especialmente se você quiser realizar workshops regularmente.
Etapa 10. Prepare materiais audiovisuais
Você precisa preparar materiais de apresentação na forma de slides, vídeos ou gravações de som com antecedência. Em primeiro lugar, certifique-se de que tudo pode ser exibido corretamente e armazenado em um formato que esteja de acordo com as facilidades disponíveis na oficina.
Reserve um tempo para consultar o técnico audiovisual no workshop para que o material que você preparar possa ser apresentado de maneira adequada. Lembre-se de que seu computador pode não ser compatível com o projetor na oficina ou pode não haver alto-falantes disponíveis. Certifique-se de que a sala que você usará durante o workshop é capaz de acomodar o equipamento que você possui
Etapa 11. Prepare materiais baseados em computador
Se os participantes tiverem que responder a perguntas usando um computador ou conduzir discussões online, prepare o material o mais cedo possível. Considere se os participantes precisam trazer seus próprios computadores ou dispositivos. Se necessário, informe os participantes sobre isso.
Se os participantes precisarem realizar atividades online, consulte o plano com o técnico no local do workshop para garantir que haja acesso à Internet sem fio e peça a senha primeiro
Etapa 12. Contrate especialistas, palestrantes e assistentes
Dependendo do tópico e do número de participantes, você pode precisar envolver outra pessoa como facilitador. Por exemplo: especialistas podem demonstrar novas técnicas médicas, oradores convidados bem-humorados podem explicar os benefícios dos workshops por meio de anedotas e assistentes podem ajudá-lo a trabalhar com grupos grandes. Se precisar do apoio de outras pessoas, contrate com antecedência. As oficinas seriam ainda melhores se eles tivessem tempo suficiente para se preparar.
Etapa 13. Determine as atividades em grupo a serem realizadas durante o workshop
A interação entre os participantes é uma forma de aprendizagem no workshop. Procure informações sobre várias atividades em grupo de acordo com o tópico e o propósito do workshop. As atividades podem ser feitas em pares, em pequenos grupos ou em grandes grupos envolvendo todos os participantes. Certifique-se de dar a todos a oportunidade de participar ativamente. As atividades em grupo podem ser:
- Debate. Forme dois grupos que irão defender a opinião um do outro.
- Compartilhe os resultados da discussão. Faça perguntas para discussão e ofereça oportunidades para que os participantes pensem em suas próprias respostas. Depois disso, peça aos participantes que escolham um parceiro de discussão, discuta suas opiniões com seus parceiros de discussão e explique as conclusões do grupo a todos os participantes.
- Sessão de perguntas e respostas. Se você for apresentar muitas informações, dê aos participantes a oportunidade de fazer perguntas sobre o material do workshop. Você pode responder você mesmo ou pedir que outros participantes respondam.
- Atividades de dramatização. Designe os participantes para a dramatização, praticando o que acabaram de aprender.
- Sessão de brainstorming. Peça aos participantes que compartilhem o máximo de ideias possível e, em seguida, escreva-as no quadro. Depois disso, convide os participantes a avaliar todas as ideias que apresentarem.
Etapa 14. Tire um tempo para descansar
As pessoas tendem a se concentrar nas tarefas e a se lembrar das lições quando podem fazer uma pausa. Faça uma programação de intervalo de pelo menos 5 minutos a cada 1 hora. Embora isso encurte a duração do workshop, esse método fornece resultados mais úteis.
Etapa 15. Não exagere no material
Em geral, as atividades durante os workshops demoram de 10 a 20% mais tempo do que o esperado. Uma sessão de perguntas e respostas que você espera ter 10 minutos geralmente termina após 12 minutos. Dê tempo suficiente para cada atividade principal ou tópico importante a ser discutido. Tanto quanto possível, não discuta o material excessivamente porque os participantes se sentirão cansados e com pressa.
Se você está preocupado com a conclusão do workshop antes do tempo, prepare-se para atividades adicionais que apóiem o processo de aprendizagem. Dessa forma, você estará preparado caso o workshop termine mais cedo
Etapa 16. Escolha um bom serviço de catering
Ofereça alimentos e bebidas saudáveis para os participantes, pois o workshop requer muita energia. O ideal é que o custo do consumo seja levado em consideração nos custos do workshop para que os participantes não tenham que gastar mais dinheiro para pagar pelo consumo.
Não forneça alimentos que não sejam nutritivos porque fornecem energia apenas por um momento, mas depois disso, os participantes ficarão sonolentos, entediados e cansados rapidamente. Escolha alimentos saudáveis e lanches que aumentem a energia, como: frutas, vegetais e pães integrais
Parte 2 de 4: Preparação para o workshop
Etapa 1. Chegue cedo
Reserve um tempo para organizar a sala e se ajustar à situação no local do workshop. Reúna-se com o técnico audiovisual, provedor de serviços de catering ou membro da equipe antes do início do workshop. Dê tempo suficiente para antecipar caso ocorram problemas ou você tenha que fazer ajustes na programação antes do início do workshop.
Etapa 2. Prepare todo o equipamento antes que os participantes cheguem
Certifique-se de que seu computador, laptop, projetor e alto-falantes estejam funcionando corretamente para que você não precise fazer reparos e a oficina funcione perfeitamente. Se necessário, peça ajuda a um técnico ao configurar o equipamento audiovisual, pois pessoas que são especialistas em tecnologia podem preparar bem o equipamento.
Etapa 3. Organizar cadeiras para os participantes
A disposição das poltronas é determinada pelo número de participantes, pela capacidade da sala e pelas atividades a serem realizadas. Idealmente, o número de participantes deve ser limitado para que os assentos possam ser dispostos em um círculo ou semicírculo. Assim, eles se conhecerão e se comunicarão com mais facilidade. Se os participantes vão assistir a um vídeo ou a uma demonstração, organize as cadeiras para formar um semicírculo ou uma linha reta.
Etapa 4. Distribuir os materiais do workshop
Se você precisar distribuir livros ou outros materiais, coloque-os sobre uma mesa ou cadeira antes que o workshop comece para economizar tempo. Coloque os documentos em ordem e inclua títulos claros. Outras coisas que precisam ser preparadas na sala, por exemplo:
- Lanches e bebidas.
- ID e cronograma do workshop.
- Caneta e lápis.
Etapa 5. Cumprimente cada participante
Chegar cedo dá a você a oportunidade de se preparar e se refrescar. Além disso, você conhecerá e interagirá com cada participante antes do início do workshop.
Parte 3 de 4: conduzindo o workshop
Etapa 1. Apresente-se e abra um workshop
Depois que todos os participantes se sentarem, direcione sua atenção para o workshop. Diga-nos seu nome e seu primeiro nome. Explique que você tem experiência no tópico do workshop e por que gostaria de discuti-lo. Explique o propósito e os benefícios do workshop aos participantes. Informe a programação do workshop para que os participantes se preparem. Dê a explicação em alguns minutos.
- Embora o tema do workshop seja bastante sério, seja engraçado para que o ambiente seja mais agradável e os participantes se sintam mais à vontade.
- Diga as coisas que foram fornecidas aos participantes na sala e o que eles precisam fazer. Por exemplo: peça aos participantes que escrevam seus nomes e usem crachás, tomem uma xícara de café e compartilhem o material que foi distribuído. Informe quando o material será discutido para que os participantes não precisem ler ou preparar um laptop imediatamente.
Etapa 2. Comece o workshop quebrando o gelo
Peça aos participantes que se apresentem. Limite o tempo de introdução pedindo aos participantes que digam algumas coisas, por exemplo: seus nomes e o que esperam do workshop. Dê tempo suficiente para que cada participante se sinta confortável ao falar na frente do grupo, mas não muito.
Para tornar o ambiente mais íntimo, peça a cada participante para responder a uma pergunta pessoal, por exemplo: “Qual é o seu filme favorito?” ou "Qual música você mais gosta?"
Etapa 3. Apresente um cronograma claro de atividades
Você precisa explicar o cronograma de atividades para que as coisas que você preparou possam ser realizadas adequadamente e os participantes não façam perguntas. Coloque um cronograma em sua mesa e conduza o workshop dentro do cronograma. Eles apreciarão se tiverem informações sobre o que você vai fazer e por quê. Por exemplo, explique aos participantes o seguinte:
- “Primeiro, revisaremos um estudo de caso para ter certeza de que você entendeu o problema. Depois disso, formaremos vários pequenos grupos para encontrar a solução mais adequada para o problema.”
- “Antes de começar a aprender um novo programa de computador, vamos cobrir alguns termos que você precisa entender. Depois disso, você fará um teste para ter certeza de que entendeu o termo. A seguir, discutiremos várias coisas por meio de sessões de discussão.”
- “Apresente-se para a pessoa sentada ao seu lado. Em alguns minutos, teremos uma encenação em pares como conselheiro e aluno interagindo”.
Etapa 4. Prepare atividades alternativas
Além de preparar o cronograma do workshop, antecipe-se preparando atividades alternativas, caso a agenda precise ser alterada de acordo com as respostas e expectativas dos participantes. Assim, você estará pronto caso haja dúvidas, sugestões e solicitações dos participantes. Também prepare várias opções de atividades que serão determinadas por votação. Dessa forma, você pode se concentrar no material que realmente importa, em vez de no material que não é útil.
Etapa 5. Use técnicas de interação para transmitir informações
Acompanhe a entrega de informações realizando atividades em grupo para que os participantes entendam melhor as informações que você transmite. A interação em grupos é um método muito eficaz para ensinar técnicas de resolução de problemas. A técnica de ministrar workshops é diferente de ministrar palestras. Para fazer os participantes se sentirem mais valorizados, peça que contribuam com seus pensamentos e opiniões. Deixe os participantes ensinarem uns aos outros o que você lhes ensina, por exemplo:
- Apresente as informações brevemente e peça aos participantes que façam perguntas.
- Forme vários grupos e atribua tarefas aos participantes. Depois disso, peça a cada grupo para apresentar um relatório na frente de todos os participantes.
- Reproduza o vídeo e peça aos participantes que discutam suas respostas em pares.
- Dê conselhos sobre como resolver o problema e depois peça a alguns participantes que façam uma dramatização.
- Convide um especialista para demonstrar uma técnica específica e, em seguida, peça aos participantes que respondam a perguntas do questionário sobre a técnica.
Passo 6. Não fale muito
Você não precisa ficar falando e explicando pequenas coisas durante o workshop porque os participantes se sentirão entediados e irritados. Lembre-se de que os workshops não são palestras ou reuniões, pois envolvem mais interação, atividades e trabalho em grupo.
Etapa 7. Providencie pausas programadas
Uma pausa é uma oportunidade para absorver informações e refletir. Informe os participantes sobre a programação do intervalo antes do início do workshop para que eles possam determinar quando ir ao banheiro, fazer ligações e cuidar de assuntos pessoais. Não cancele a programação de pausas, mesmo que a disponibilidade de tempo seja muito limitada.
Etapa 8. Altere a atividade a cada 20-30 minutos
A capacidade de concentração diminuirá após fazer a mesma atividade por 20 minutos. Aproveite essa condição como uma forma de aumentar a criatividade, e não como um constrangimento. Faça mudanças realizando atividades diferentes, pedindo aos participantes que reorganizem suas cadeiras ou fazendo intervalos a cada 20-30 minutos para manter todos engajados e motivados.
Etapa 9. Ligue o clima
Mesmo se você estiver discutindo um assunto sério, os participantes prestarão atenção e será mais fácil para você entender a informação se você ocasionalmente compartilhar uma anedota. Pense em uma maneira ética e responsável de expressar humor quando estiver fazendo apresentações, liderando discussões e atividades. Também mantém os participantes relaxados, acordados e confortáveis.
Etapa 10. Crie uma atmosfera de respeito mútuo e democracia
Trate cada participante com justiça e respeito. Cada participante deve ter a mesma oportunidade, por exemplo, para ser o líder de um grupo de discussão. Incentive os participantes quietos ou tímidos a falar. Desta forma, todos se sentirão ouvidos e valorizados. Não deixe os participantes ou você dominar a discussão.
Etapa 11. Esteja preparado para o inesperado
Os workshops geralmente funcionam bem, presumindo que todos os participantes vêm porque querem aprender. No entanto, pode haver participantes que não desejam participar ou perturbar outros participantes. Seja profissional em qualquer situação. Mostre um comportamento respeitável para que os outros o respeitem. Explique o que você espera dos participantes. Se um participante irritar ou assediar outro participante, peça-lhe para falar em particular. Enfatize a importância do que você ensina e explique que espera que os participantes sejam maduros e profissionais.
Etapa 12. Conclua o workshop resumindo o material apresentado
Explique resumidamente todo o material que você cobriu durante o workshop para que os participantes saibam o que aprenderam e quais habilidades adquiriram. Repita os objetivos do workshop que você explicou em seus comentários iniciais e declare que espera-se que os participantes tenham alcançado esses objetivos. Parabéns a todos os participantes pelo trabalho árduo e pelos novos conhecimentos adquiridos.
Parte 4 de 4: Acompanhamento após o workshop
Etapa 1. Peça feedback antes de terminar o workshop
Prepare um formulário de avaliação e peça aos participantes que o preencham alguns minutos antes do encerramento do workshop. Dê-lhes tempo suficiente para comentar e responder bem às perguntas. O feedback direto é útil para melhorar a qualidade do workshop e desenvolver o conhecimento a ser ensinado. Faça aos participantes as seguintes perguntas:
- Qual é o objetivo deste workshop? Esse objetivo foi alcançado?
- Quais atividades foram mais úteis enquanto você estudava os materiais do workshop? Que atividades não são úteis durante seus workshops?
- A duração do workshop é suficiente?
- Dos vários materiais do workshop (trabalhos, artigos, questionários, etc.), quais são os mais úteis e quais não são?
- O que você aprendeu ou desenvolveu neste workshop?
- O que seus colegas aprenderam ou desenvolveram neste workshop?
- Há algo que precisa ser alterado ou melhorado neste workshop? Em caso afirmativo, forneça sugestões para melhorias.
- Existem outros tópicos do workshop dos quais você gostaria de participar?
Etapa 2. Contate os participantes alguns dias ou semanas após o workshop como acompanhamento
Pergunte aos participantes se você pode contatá-los para sugestões sobre a condução do workshop. Algumas pessoas precisam de tempo para refletir sobre suas experiências durante o workshop. Você pode obter novos insights após entrar em contato com os participantes alguns dias ou semanas mais tarde, fazendo as seguintes perguntas:
- Você se lembra bem das informações que aprendeu durante o workshop?
- Você ainda está pensando nas coisas que aprendeu durante o workshop?
- Quais são os benefícios de um workshop que o ajuda no trabalho? Existe outra maneira que seja mais útil?
- Depois de participar do workshop, que materiais você ainda usa? Que material você descartou ou ignorou?
Etapa 3. Agende workshops de acompanhamento, se necessário
Se um número suficiente de participantes estiver interessado no workshop de acompanhamento, considere a possibilidade de realizar um workshop de nível 2. Use este workshop para responder a mais perguntas, discutir tópicos em maior profundidade ou desenvolver técnicas ensinadas em workshops de nível 1. Foram discutidos e são adequados para os participantes com habilidades superiores.
Pontas
- Planeje o melhor que puder, mas esteja preparado se o plano tiver que ser alterado durante o workshop.
- Preste atenção às respostas dos participantes durante o workshop. Se você estiver em dúvida se os participantes respondem bem a uma atividade específica, faça perguntas e peça feedback.
- Estabeleça metas claras e como alcançá-las por meio de várias atividades.
- As ferramentas técnicas são muito úteis, mas certifique-se de que pode operá-las corretamente! Se você não sabe como usar um computador para fazer uma apresentação, peça ajuda ou use outro método.
