Independentemente da sua idade ou de sua formação e experiência, a comunicação eficaz é uma habilidade que pode ser aprendida. Geralmente, os grandes líderes de todos os tempos foram grandes comunicadores e oradores. Na verdade, a comunicação é uma das especializações mais populares no nível de ensino superior, e a capacidade de se comunicar com eficiência é amplamente reconhecida. Com um pouco de confiança e um conhecimento básico de comunicação, você poderá emitir uma opinião rapidamente.
Etapa
Parte 1 de 5: Criando o ambiente certo
Etapa 1. Escolha a hora certa
Como a expressão que muitas vezes ouvimos: há lugar e hora para tudo, assim como para a comunicação.
Evite iniciar discussões sobre coisas pesadas à noite. Poucas pessoas gostam de falar sobre assuntos difíceis, como finanças ou planejamento de longo prazo, quando estão cansadas. Em vez disso, passe a mensagem ou converse sobre ela de manhã ou à noite, quando as pessoas estão mais alertas, disponíveis e geralmente mais capazes de responder com clareza
Etapa 2. Facilite uma conversa aberta e íntima
Escolha o local certo que lhe dê a liberdade de falar abertamente, para que a conversa se desenvolva e amadureça. Se você tiver que dar más notícias (como uma morte ou divórcio), não o faça em público, entre colegas de trabalho ou outras pessoas. Respeite as pessoas comunicando-se com elas em um local mais privado. Também pode fornecer mais espaço para o desenvolvimento do diálogo, com compreensão e engajamento e garantindo que a conversa ocorra nos dois sentidos.
Se você estiver apresentando para um grupo de pessoas, certifique-se de verificar a acústica da sala com antecedência e tente praticar sua voz com clareza. Use um microfone, se necessário, para garantir que o público possa ouvi-lo
Etapa 3. Evite todas as distrações possíveis
Desligue "todos" os aparelhos eletrônicos que podem interromper a conversa. Se o telefone tocar, desligue-o no primeiro toque e, em seguida, desligue-o completamente e continue a conversa. Não deixe que distrações externas o distraiam. Eles podem irritar você e seus ouvintes e podem encerrar a conversa de forma eficaz.
Remova distrações.
Parte 2 de 5: Estruture sua comunicação
Etapa 1. Organize e esclareça as idéias em sua cabeça
Isso deve ser feito “antes” de você tentar comunicar qualquer ideia. Se você é apaixonado por um tópico, suas ideias podem se confundir se você não direcionar algumas mensagens importantes durante a comunicação. Essas mensagens-chave podem atuar como âncoras, definindo o foco e a clareza em suas comunicações.
A regra é escolher três pontos principais e focar em todos os três. Dessa forma, se o assunto sair do caminho, você pode retornar a qualquer um dos três pontos sem se confundir. Anotar esses pontos pode ajudar
Etapa 2. Seja o mais claro possível
Explique o que você espera obter da conversa. Por exemplo, o objetivo pode ser fornecer informações, obter informações ou iniciar uma ação. Se todos soubessem o que esperam dessa comunicação, as coisas seriam muito mais tranquilas.
Etapa 3. Mantenha o foco no tópico
Depois de definir seus três pontos principais, certifique-se de que todas as suas mensagens os reforcem. Se você refletiu sobre essas questões e as resumiu em algumas grandes ideias, essas frases importantes provavelmente ficarão na sua cabeça. Não tenha medo de usá-lo para amplificar sua mensagem. Mesmo os palestrantes mais confiantes e conhecidos reutilizarão suas frases-chave repetidamente para dar ênfase e reforço. Lembre-se de manter a mensagem geral clara e direta.
Etapa 4. Agradeça ao ouvinte
Agradeça à pessoa ou grupo por seu tempo e resposta. Qualquer que seja o resultado obtido com essa comunicação, mesmo que seja diferente do seu, encerre-o educadamente e respeite todas as informações e o tempo das pessoas.
Parte 3 de 5: comunicação oral
Etapa 1. Deixe o ouvinte confortável
Isso pode ser feito antes de iniciar uma discussão ou apresentação. Por exemplo, contando uma anedota favorita. Isso pode ajudar os ouvintes a identificá-lo como uma pessoa com os mesmos problemas cotidianos.
Etapa 2. Articule-se
É importante transmitir a mensagem de forma clara e inequívoca para que a mensagem seja recebida com clareza por todos os ouvintes. Todas as suas palavras serão lembradas porque as pessoas entenderão imediatamente o que você quer dizer. Para isso, você deve transmitir suas palavras com clareza e usar uma linguagem mais simples e menos complicada.
Etapa 3. Pronúncia clara
Fale em um nível de voz alto o suficiente para que todas as partes ouçam e não pareça muito silencioso ou retraído. Certifique-se de pronunciar bem as frases-chave para evitar mal-entendidos. Se você está acostumado a resmungar quando está tenso, tente se exercitar para expressar sua mensagem no espelho. Às vezes, a melhor hora para discutir seus pontos de comunicação é em um ambiente confortável. Isso pode ajudar a moldar a mensagem em sua cabeça. Lembre-se de que praticar e melhorar a pronúncia pode ajudar a aumentar a autoconfiança.
Etapa 4. Ouça com atenção e certifique-se de que suas expressões faciais reflitam interesse
Lembre-se de que a comunicação é bidirecional e, quando você fala, não aprende. Ao ouvir ativamente, você pode avaliar o quanto de sua mensagem chegou ao ouvinte e se foi bem recebida ou se deve ser melhorada. Se seus ouvintes parecerem confusos, peça-lhes que repitam o que você disse em seu próprio idioma para que isso possa ajudá-los a compreender. Também pode ajudá-lo a identificar e corrigir possíveis mal-entendidos.
Etapa 5. Som interessante
Sons monótonos não são atraentes para o ouvido, portanto, bons comunicadores usam o tom para melhorar a comunicação. Norma Michael recomenda que você:
- Aumente a sua voz e o volume à medida que passa de um tópico ou ponto a outro.
- Aumente o volume e diminua a entrega de mensagens quando houver uma mensagem especial ou conclusiva.
- Fale rapidamente, mas faça uma pausa para enfatizar as palavras-chave ao solicitar uma ação.
Parte 4 de 5: comunicação com a linguagem corporal
Etapa 1. Conheça pessoas
Claro, você nem sempre conhece todos na platéia ou há alguns novos amigos no grupo, mas eles acenam com a cabeça e olham para você com familiaridade. Isso significa que eles estão conectados a você. Portanto, recompense-os reconhecendo-os!
Etapa 2. Forneça uma linguagem corporal clara e inequívoca
Ajuste sua expressão facial conscientemente. Tente refletir entusiasmo e inspirar empatia em seus ouvintes usando expressões gentis. Evite usar expressões faciais negativas, como franzir a testa ou levantar as sobrancelhas. O fato de as expressões faciais serem negativas ou não está relacionado ao contexto, especialmente ao contexto cultural, portanto, depende da situação em que você se encontra.
Identifique rapidamente estilos corporais inesperados causados por diferenças culturais, como punhos cerrados, postura curvada ou parada. Se você não está familiarizado com a cultura, tente perguntar sobre os desafios de comunicação que você pode enfrentar “antes” de começar a falar com (ou para) pessoas cujo contexto cultural você não conhece
Etapa 3. Contato visual na comunicação
O contato visual pode construir um bom relacionamento e pode convencer as pessoas de que você pode confiar e mostrar interesse. Durante uma conversa ou apresentação, é importante olhar a outra pessoa nos olhos, se possível, e manter contato por um período de tempo razoável. Tenha cuidado para não exagerar. Use o contato visual com moderação, cerca de 2 a 4 segundos de cada vez.
- Não se esqueça de falar com todo o público. Se você estiver falando na frente de um painel, olhe todo o painel nos olhos. Ignorar alguém pode ofendê-lo, pode custar-lhe negócios, ser rejeitado ou qualquer tipo de sucesso que você esteja tentando alcançar.
- Se você estiver falando para um grande público, faça uma pausa e faça contato visual com um membro do público por um ou dois segundos antes de começar novamente. Isso pode fazer com que as pessoas na plateia se sintam valorizadas.
- Perceba que o contato visual é diferente em cada cultura. Em algumas culturas, isso é considerado perturbador e inapropriado. Experimente perguntar primeiro ou fazer alguma pesquisa com antecedência.
Etapa 4. Use a respiração e as pausas a seu favor
Há poder na pausa. Simon Reynolds diz que as pausas podem motivar os ouvintes a ouvir. Isso o ajuda a enfatizar seu ponto de vista e dá ao ouvinte tempo para digerir o que você acabou de dizer. Isso pode ajudar sua comunicação a parecer mais envolvente, mais fácil de digerir e mais confortável de ouvir.
- Respire fundo algumas vezes para se acalmar antes de começar a se comunicar.
- Acostume-se a respirar profunda e regularmente ao falar. Isso pode manter sua voz firme e calma e deixá-lo mais relaxado.
- Faça pausas para dar uma pausa no que você está dizendo.
Etapa 5. Preste atenção em como seus gestos podem ser julgados pelas pessoas
Use os movimentos das mãos com cuidado. Esteja ciente do que suas mãos estão fazendo quando você fala. Alguns gestos com as mãos podem ser muito eficazes para sublinhar a sua mensagem (gestos abertos), enquanto outros podem distrair ou ofender o ouvinte, tendendo até a encerrar a conversa (gestos fechados). Você pode aprender observando os movimentos das mãos de outros falantes e vendo como eles afetam você como ouvinte. Imite os movimentos que você achar eficazes e interessantes. Lembre-se de que os movimentos mais eficazes são naturais, lentos e empáticos.
Etapa 6. Verifique seus outros sinais corporais
Tome cuidado para que seus olhos não vaguem, suas mãos não pareçam inquietas ou que você não execute movimentos repetitivos como balançar, piscar rapidamente, balançar os pés e assim por diante. Pequenos gestos como esses reduzem a eficácia de sua mensagem.
Peça a alguém para gravar você enquanto fala e veja a rapidez com que sua mensagem é entregue. Quaisquer movimentos repetitivos ou hábitos inconscientes se tornarão muito visíveis e engraçados. Depois de encontrar esses gestos, será mais fácil modificar a linguagem corporal indesejada e monitorá-la quanto à recorrência
Parte 5 de 5: Comunicação eficaz em conflito
Etapa 1. Fique na mesma altura
Não se coloque acima da pessoa com quem está falando. Isso pode criar diferentes níveis de poder e pode realmente levar o conflito a um nível diferente. Se eles se sentarem, sente-se com eles.
Etapa 2. Ouça a outra parte
Deixe-os expressar seus sentimentos. Espere sua vez de falar, não os interrompa.
Etapa 3. Fale em um nível de voz calmo
Não grite ou faça acusações sobre a outra parte ou suas ações.
Etapa 4. Deixe-os saber que você ouve seus pontos de vista e entende o lado deles
Reserve um tempo para fazer afirmações como: "Se bem entendi, você está dizendo que …"
Etapa 5. Não force o fim do argumento
Se alguém se retirar de uma discussão ou sair da sala, não o siga. Deixe-os fazer isso e falar quando estiverem mais calmos e prontos para falar. # Não tente dizer sempre a última palavra. Novamente, isso pode exacerbar um conflito que nunca terá fim. Às vezes, você tem que concordar em discordar e seguir em frente.
Etapa 6. Use mensagens “para mim”
Se você expressar preocupações, tente começar as frases com "eu" e diga claramente como elas podem fazer você "se sentir". Isso pode tornar as pessoas mais receptivas à sua reclamação e mais empáticas. Por exemplo, em vez de dizer "você é uma bagunça e está me deixando louco", tente "Eu sinto que essa bagunça está criando problemas para nós. O caos entrou na minha cabeça e me fez sentir limitada. Francamente, essa bagunça me incomoda mais do que deveria."
Pontas
- Cuidado com o humor. Um pouco de humor que você introduz na discussão pode ser muito eficaz, mas não se demore e se esconda atrás dele para encobrir o que é difícil de dizer. Se você está constantemente rindo e brincando, sua comunicação não será levada a sério.
- Se você estiver fazendo uma apresentação para um grupo ou público, esteja preparado para fazer perguntas difíceis para que possa se manter atualizado e não se confundir. Para se comunicar sempre com eficácia, Michael Brown recomenda a 'regra de ouro' para lidar com questões difíceis no contexto de um grupo ou público. Ele sugere que você ouça e repita as perguntas e questões levantadas e fale em nome de todos os presentes. Compartilhe sua resposta com a multidão, afastando os olhos do questionador e olhando para todo o grupo ou audiência para responder à pergunta em conjunto. Sublinhe esta resposta conjunta, continuando a conversa mudando de direção.
- Não reclame ou implore. Isso não vai inspirar respeito ou interesse. Se você estiver muito chateado, peça licença e volte à discussão quando se acalmar.
- Não balbucie. Isso pode fazer com que sua mensagem seja mal compreendida ou não seja levada a sério.
- Procure online alguns exemplos de grandes oradores em ação. Pesquise alguns dos mais vistos, por exemplo Ted Talks. Existem muitos modelos que podem ser vistos em vídeos online. Pense neles como “seu treinador de comunicação pessoal”!
