No início, escrever um relatório de trabalho pode parecer difícil, mas na verdade é mais fácil do que você pensa. Os relatórios de trabalho são geralmente usados para explicar o andamento de um projeto específico ou fornecer conclusões e recomendações sobre determinados problemas no local de trabalho. Para escrever facilmente um relatório de trabalho eficaz, comece considerando seu propósito, público, pesquisa e mensagem. Elabore um relatório usando o formato de relatório de negócios. Faça revisões para que o relatório entre em vigor.
Etapa
Parte 1 de 3: Planejando um Relatório de Trabalho
Etapa 1. Identifique o objetivo e o tópico do relatório
Às vezes, você pode ser solicitado a fazer um relatório. O objetivo ou tópico do relatório provavelmente será declarado na solicitação. Se você não tiver certeza sobre um objetivo ou tópico, considere a mensagem que deseja transmitir aos seus leitores. Você também pode esclarecer com seu supervisor ou superior.
Por exemplo, sua meta pode ser analisar um problema de negócios, explicar os resultados de um projeto em que está trabalhando ou fornecer a um supervisor um esboço do andamento de seu trabalho
Etapa 2. Escolha um tom e um idioma adequados ao leitor
Considere o conhecimento do leitor e os jargões que ele conhece. Ao escrever um relatório, você pode usar jargão e uma linguagem mais profissional do que quando escreve para o público.
- Quem vai ler o relatório? Considere todos os leitores que provavelmente usarão seu relatório.
- Se o seu número de leitores for heterogêneo, anote todas as informações para o leitor que tem menos conhecimento do que você está escrevendo. No entanto, use títulos para cada seção para que leitores mais educados possam pular informações que eles não acham necessárias. Você também pode escrever seções específicas para grupos específicos de leitores.
Etapa 3. Colete dados e materiais de apoio, se houver
Inclua o material que você usou como base para suas conclusões ou recomendações. Você irá consultar esses materiais ao preparar o relatório. Você também pode precisar incluir esses materiais no apêndice do relatório. Abaixo estão os tipos de material que você pode incluir ao preparar um relatório:
- Informação financeira
- Diagrama
- Gráfico
- Informação estatística
- Enquete
- Questionário
- Resultados de entrevistas com especialistas, colegas de trabalho, clientes, etc.
Etapa 4. Revise seu progresso se você estiver escrevendo um relatório de progresso
Em vez disso, dê um esboço do trabalho que você fez, do trabalho que fará e se o trabalho está de acordo com a meta inicial. Pense no relatório como uma resposta às dúvidas que as pessoas possam ter sobre o seu projeto. Abaixo estão as perguntas que você deve responder no relatório:
- O escopo do trabalho mudou?
- Que trabalho você concluiu desde o último relatório?
- Que trabalho você vai fazer?
- Seu projeto será concluído no prazo? Se não, por quê?
- Que problema você enfrentou e como o resolveu?
- Que lições você aprendeu este mês?
Etapa 5. Descreva as informações que você deve incluir no relatório
Escreva um esboço de sua ideia como um guia. Ao delinear, desenvolva cabeçalhos de relatório para ajudar a organizar o que você vai dizer. Este esboço não precisa ser organizado ou bem escrito porque somente você o usará.
- Geralmente, o relatório começa com uma explicação dos resultados, conclusões ou recomendações. Depois disso, explique como você chegou a essa conclusão e sua maneira de pensar, se possível.
- Se você vai fazer uma conclusão ou recomendação controversa, explique seu processo e raciocínio para que o leitor compreenda as razões por trás de suas conclusões e recomendações.
Parte 2 de 3: Elaboração de um Relatório de Trabalho
Etapa 1. Use uma capa ou página de título
A página de rosto deve conter o nome do relatório seguido da data de submissão em linha separada. Na terceira linha, escreva os nomes de todos os autores do relatório. Depois disso, escreva o nome da organização na quarta linha.
- Em alguns casos, você pode incluir uma carta explicando por que está escrevendo o relatório, o que ele contém e o que fazer em seguida. Esse tipo de carta é comumente usado quando o processo de redação de um relatório leva muito tempo ou o autor sente que o leitor precisa de explicações adicionais antes de se aprofundar no relatório.
- Para relatórios de progresso, escreva seu nome, nome do projeto, data e período do relatório na página de título. Escreva-os em linhas diferentes. Você pode rotular cada linha com palavras, como 'nome', 'nome do projeto', 'data' e 'período do relatório'. Você também pode escrever informações sobre essas coisas sem rótulos.
- Pergunte ao seu chefe se há alguma recomendação específica sobre o relatório de trabalho. Essas recomendações são a melhor fonte de material para a preparação de relatórios.
Etapa 2. Crie um resumo executivo contendo as principais informações
Inclua suas conclusões, justificativas e recomendações. O leitor compreenderá os pontos principais do relatório sem ter que lê-lo na íntegra. Você não precisa entrar em muitos detalhes, mas o leitor deve entender a descrição do seu relatório. O sumário executivo deve ser de meia página a uma.
- Você não precisa resumir todo o relatório. Concentre-se nas ideias importantes do relatório, como sua principal recomendação ou conclusão.
- Se você estiver escrevendo um relatório de progresso, pule esta seção.
Etapa 3. Crie um índice analítico
Liste todos os títulos de seção do relatório e seus números de página. Essa lista tornará mais fácil para os leitores usarem seu relatório e encontrarem as informações de que precisam.
- Use cabeçalhos e cabeçalhos para cada seção para que o relatório seja fácil de ler.
- Se você está escrevendo um relatório de progresso, geralmente não precisa criar um índice, a menos que seu chefe peça. No entanto, inclua um título e um cabeçalho para cada seção para facilitar a leitura do relatório.
Etapa 4. Escreva uma introdução para dar uma ideia do seu relatório
Diga ao leitor por que você escreveu o relatório. Resuma o contexto por trás do relatório e explique seu propósito. Indique as perguntas que você vai responder no relatório ou os problemas que vai resolver. Descreva o escopo e a organização do relatório.
- A introdução não precisa ser longa. Escreva de forma clara e específica para que os leitores conheçam o contexto e o propósito sem ter que ler uma explicação muito longa.
- Escreva de 2 a 4 parágrafos para a introdução.
- Para um relatório de progresso, uma seção introdutória de 1-2 parágrafos é suficiente. A introdução deve resumir seu projeto e objetivos. Você também pode mencionar o trabalho que concluiu e seus próximos planos.
Etapa 5. Explique os resultados ou conclusões que você mencionou
Descreva qualquer pesquisa ou avaliação que você tenha concluído em relação ao projeto. Escreva uma discussão e interpretação das descobertas e sua relação com o tópico do relatório.
- Geralmente, esta seção consiste em um parágrafo introdutório e uma lista de suas conclusões.
- A conclusão pode ser escrita assim: “1. A população está envelhecendo, então os riscos à saúde de nossos clientes estão aumentando”.
- Se você escrever um relatório de progresso, não terá resultados ou conclusões. Anote as realizações ou trabalhos que você concluiu após a introdução. Você pode escrever de 2 a 4 parágrafos para esta seção. No entanto, geralmente uma lista é suficiente. Escreva, “Levantou IDR 200.000.000 para alugar tendas do festival”, “Assinou um contrato com a Party Planning Company para planejar o festival” e “Conduziu uma pesquisa com 1.500 residentes para reunir a opinião pública.”
Etapa 6. Forneça recomendações para etapas futuras
As recomendações devem explicar o que acontecerá no futuro. Descreva qual problema pode ser resolvido usando sua solução e como ele se relaciona com a conclusão que você tirou. Depois de escrever a explicação, liste as recomendações por número. Comece cada frase com um verbo. Faça uma lista de recomendações e comece com as mais importantes.
- Por exemplo, você pode escrever: “1. Fornecer treinamento de ressuscitação cardiopulmonar aos funcionários.”
- Se você estiver escrevendo um relatório de progresso, deve fazer uma lista de trabalhos ou metas que trabalhará / alcançará no próximo período. Por exemplo, você pode escrever “Encontre um fornecedor para o festival”, “Determine o design do festival” e “Peça um pôster promocional”.
Etapa 7. Discuta o processo e a estrutura que fundamentam a conclusão
Descreva a abordagem que você usou para analisar o tópico, questão ou problema. Revise suas descobertas e explique como foram usadas como base para recomendações. Divida a discussão em seções. Dê um título às seções de acordo com seu conteúdo.
- Esta seção também contém uma discussão mais longa sobre pesquisa e avaliação.
- Esta deve ser a seção mais longa do seu relatório.
- Se você estiver escrevendo um relatório de progresso, pode pular esta seção. Você pode substituí-lo por uma seção sobre gargalos durante o trabalho em um projeto e como superá-los. Você pode escrever: “Muitos residentes não devolvem pesquisas porque não vêm com postagem pré-paga. Depois disso, incluiremos a postagem pré-paga ou forneceremos uma opção de pesquisa digital.”
Etapa 8. Liste as referências que você usou para preparar o relatório
As referências podem ser na forma de artigos de jornal, notícias, entrevistas, pesquisas, questionários, resultados estatísticos e outras informações relacionadas. Cite essas referências no final do relatório. Dê o título "Bibliografia".
- A menos que você seja solicitado a usar um estilo de citação específico, use o formato APA em relatórios de negócios.
- Pule esta etapa se você estiver preparando um relatório de progresso.
Etapa 9. Anexe anexos a materiais como pesquisas, questionários ou e-mails
Nem todo relatório requer um anexo. No entanto, você pode incluí-los se quiser fornecer o material que citou ou informações adicionais que possam ajudá-los a entender seu tópico ou descobertas mais facilmente. Identifique cada anexo usando uma letra diferente.
- Por exemplo, você pode ter “Apêndice A”, “Apêndice B” e “Apêndice C”.
- Se você estiver escrevendo um relatório de progresso, não precisa incluir esta seção.
Etapa 10. Escreva uma breve conclusão resumindo todas as suas descobertas ou progresso
Você pode não precisar escrever uma conclusão, mas uma conclusão pode destacar os esforços que você fez. Faça uma conclusão de 3-4 frases para resumir todas as informações que você apresentou no relatório.
Você pode escrever: “O projeto de planejamento do festival de arte foi realizado conforme o programado. Concluímos 90% das atividades de planejamento e passamos para o processo de compra de materiais. Atualmente, o projeto não está enfrentando nenhum obstáculo, mas trataremos de quaisquer problemas que possam ocorrer no futuro.”
Parte 3 de 3: Escrevendo relatórios eficazes
Etapa 1. Use um título claro para tornar o relatório fácil de usar
Deixe o título claro e não prolixo. Ao olhar para o título, o leitor deve entender imediatamente do que se trata o seu relatório.
- Os títulos de que você pode precisar incluem: Introdução, Trabalho Concluído, Meta do Próximo Período, Barreiras e Soluções e Conclusão.
- Crie um título que corresponda às informações do relatório.
- Para relatórios de progresso, é provável que seus leitores sejam supervisores, equipes ou clientes.
Etapa 2. Use uma linguagem simples e direta para transmitir ideias
Os relatórios de trabalho não requerem palavras complicadas e frases floreadas. Você só precisa transmitir os pontos importantes ao leitor. Transmita ideias usando as palavras mais simples possíveis e vá ao cerne da ideia.
Escreva, “Receitas crescem 50% no quarto trimestre”, em vez de “As receitas aumentaram 50% e tornaram os lucros do quarto trimestre brilhantes”
Etapa 3. Use uma redação concisa para manter seu relatório breve
Escrever muito é perda de tempo para você e para o leitor. Elimine palavras desnecessárias e vá direto ao ponto de sua declaração.
- Alguns relatórios de trabalho são naturalmente longos porque contêm muitas informações. No entanto, a maneira como você o escreve deve ser concisa.
- É melhor escrever: "As vendas aumentaram no último trimestre depois que a equipe fez marketing por telefone", em vez de "As receitas aumentaram acentuadamente no último trimestre, pois nossa talentosa e dedicada equipe de vendas comercializou clientes em potencial pelo telefone para levá-los a comprar. Mais produtos."
Etapa 4. Apresente ideias usando uma linguagem objetiva e sem emoção
Anote os fatos e deixe que os leitores construam suas próprias conclusões com base em um ponto de vista objetivo. Você pode fazer recomendações sobre como lidar com um problema específico, mas não tente provocar as emoções do leitor para persuadi-lo. Deixe os leitores construir ideias e decisões com base em uma perspectiva objetiva.
Em vez de escrever, "Funcionários infelizes geralmente não têm moral, então o escritório parece uma máquina sem alma", você pode escrever, "Funcionários com produtividade relativamente baixa dizem que se sentem infelizes"
Etapa 5. Não use linguagem informal e as palavras “I” ou “I
”Você pode usar a palavra“I”em um relatório de progresso se estiver trabalhando sozinho no projeto. Caso contrário, não use a palavra “eu” ou palavras muito informais em relatórios de trabalho. No entanto, você pode usar a palavra “você” ao dirigir certas frases para o seu público-alvo.
Use uma linguagem profissional em relatórios
Etapa 6. Releia o relatório para certificar-se de que não haja erros
Erros de gramática e ortografia diminuirão a reputação do profissionalismo do relatório. Leia novamente para certificar-se de que não haja erros de grafia, frases inadequadas ou escolhas de palavras incorretas. Seria melhor se você pudesse reler o relatório duas vezes.
- Se possível, peça a outra pessoa para ler o relatório, pois às vezes pode ser difícil encontrar uma falha em você.
- Se você tiver tempo, deixe o relatório por 24 horas antes de relê-lo.
Pontas
- Depois de escrever o primeiro relatório de trabalho, use-o como modelo para os relatórios subsequentes.
- Seu local de trabalho pode ter um modelo de relatório de trabalho. Pergunte ao seu supervisor se você pode usar o modelo de escritório.
- Se você puder fazer isso, use o formato de relatório de trabalho existente da organização para a qual trabalha. Verifique os arquivos no escritório ou peça a um supervisor ou colega de trabalho uma cópia do relatório.
