Os relatórios semanais são comumente usados em muitas empresas e em ambientes de vendas de varejo, ou em projetos de pesquisa e estágios. Escreva relatórios semanais curtos e concisos para que seu chefe tenha uma visão clara do progresso que você fez.
Etapa
Parte 1 de 3: Organização de informações
Etapa 1. Identifique o propósito do relatório
Embora você deva enviar relatórios semanais como parte da tarefa, o objetivo do relatório em si não é manter o trabalho. Saber os motivos pelos quais seu chefe pede um relatório semanal o ajudará a determinar exatamente quais informações devem ser incluídas no relatório e o que é mais importante.
- Normalmente, os relatórios são escritos para manter os gerentes atualizados sobre o status do projeto no qual você está trabalhando ou para ajudá-los na tomada de decisões.
- Por exemplo, se você for um gerente de loja de varejo, pode ser solicitado a enviar um relatório semanal resumindo as vendas da semana. Os empregadores usam esses relatórios para avaliar o desempenho da loja, os níveis de preços e os pedidos recebidos.
- Se você enviar um relatório semanal para um estágio ou projeto de pesquisa, o objetivo do relatório é mostrar a seu chefe ou instrutor o quanto você está progredindo e compartilhar quaisquer avanços e descobertas importantes.
Etapa 2. Decida quem irá ler o relatório
Saber quem é o seu público é essencial para o planejamento de um relatório. Se você não sabe quem vai ler o relatório (e por quê), não há como saber quais informações são mais importantes.
- Identificar seu público também o ajudará a entender como seu relatório deve ser estruturado e que linguagem usar. Por exemplo, você pode escrever um relatório verdadeiro se o público for um grupo de crianças de cinco anos do que se o estivesse escrevendo para executivos de uma grande empresa.
- Você também terá uma imagem mais clara do que seu público já sabe e o que você precisa explicar com mais detalhes ou precisa fornecer fontes adicionais de referência. Por exemplo, se você estiver escrevendo um relatório semanal sobre uma questão jurídica e será lido por um grupo de advogados, não há necessidade de fornecer um resumo detalhado da lei. No entanto, esse resumo pode ser necessário se você estiver redigindo um relatório sobre o assunto para executivos ou administradores que não têm conhecimento jurídico.
- Se o relatório for necessário para um estágio, projeto de pesquisa ou outra atividade acadêmica, lembre-se de que o público não é o seu palestrante ou instrutor, embora o relatório seja submetido a eles. Para encontrar um público neste contexto, concentre-se na natureza do seu projeto e na sua disciplina como um todo.
Passo 3. Dê prioridade aos pontos principais do relatório
Embora você deva tentar manter seu relatório o mais conciso possível, é possível que seu público não leia tudo. Para responder a isso, você deve colocar as informações mais importantes, ou resultado final, no início do relatório.
- Por exemplo, se o relatório objetiva comparar e contrastar três marcas diferentes de equipamentos e recomendar aquele que você acha mais adequado para as necessidades da empresa, a conclusão deve ser escrita no início. Em seguida, você pode fornecer uma explicação do porquê.
- Em geral, a primeira página do relatório deve conter um resumo dos resultados, recomendações ou conclusões. Use o resto do relatório para se aprofundar e os leitores lerão mais se sentirem necessidade ou se quiserem ampliar sua compreensão de suas descobertas.
Etapa 4. Esteja ciente do “destino” que geralmente experimenta um relatório
Na maioria dos casos, relatórios semanais são gerados para requisitos de retenção de dados e serão arquivados nos arquivos apropriados. Os relatórios semanais raramente são lidos em sua totalidade na maioria dos contextos e você não deve esperar o contrário.
- No entanto, não use esse fato como desculpa para falsificar relatórios ou trabalhar neles para que sejam de baixa qualidade. Os relatórios devem refletir você e sua ética de trabalho. Um relatório mal elaborado provavelmente será notado e dizer “Eu sabia que você não iria lê-lo” não é desculpa para produzir um produto de trabalho abaixo do padrão.
- Embora o relatório como um todo deva ser de alta qualidade e bem escrito, concentre-se nas partes do relatório que o público tem maior probabilidade de ler. Esta seção geralmente é um resumo executivo ou recomendação. Você deve escrever sem o menor erro.
- Lembre-se de que os superiores não leem todo o conteúdo do relatório, não porque não estejam interessados ou porque não sejam importantes. As pessoas na alta administração ou em cargos executivos estão muito ocupadas e são hábeis em reunir as informações necessárias para uma tomada de decisão eficiente. Eles não lerão todo o relatório a menos que seja absolutamente necessário, mas o salvarão para o caso de quererem lê-lo novamente mais tarde.
Parte 2 de 3: Relatórios de formatação
Etapa 1. Peça uma amostra
Muitas empresas têm um formato padrão para relatórios semanais e gerentes ou executivos podem estar acostumados a receber informações dessa forma. O uso de formatos diferentes pode causar frustração e confusão.
- Isso é muito importante na preparação de relatórios de vendas. Os gerentes estão acostumados a ver os relatórios rapidamente e saber onde encontrarão determinados números ou informações na página. O uso de formatos diferentes torna-se uma medida ineficaz porque eles são forçados a ler todo o relatório para encontrar as informações de que precisam.
- Verifique com o assistente administrativo se há um modelo que você pode usar para escrever um relatório. Dessa forma, você não precisa criá-lo do zero com um aplicativo de processamento de texto. Muitas empresas têm modelos de documentos com as configurações corretas, incluindo margens, tabelas, estilos de parágrafo e fontes.
Etapa 2. Considere os métodos de envio
Se você enviar o relatório como um documento impresso ou como um anexo de e-mail, o formato será diferente do que se você escrevesse como parte do texto do e-mail.
- Por exemplo, se você estiver enviando o relatório como anexo de e-mail, deverá incluir um resumo executivo no texto do e-mail. Dessa forma, o leitor não precisa abrir o apêndice para entender os principais aspectos do seu relatório.
- Se você enviar sua denúncia como um documento físico, provavelmente precisará incluir uma carta de apresentação ou página de título para que a denúncia possa ser devidamente identificada e arquivada.
- Independentemente de como você enviar seu relatório, certifique-se de que seu nome esteja incluído em todas as páginas e que todas as páginas sejam numeradas no formato “X de Y” (leia: página X de Y no total). As folhas de relatórios podem ser facilmente espalhadas e, com uma rápida olhada, pode-se saber se o relatório está completo e quem o fez.
- Você pode incluir facilmente as informações necessárias como um cabeçalho (cabeçalho) em cada página. Por exemplo, o cabeçalho poderia ser o seguinte “Sarita Hakim Sales Report, Sunday 23, p. 3 de 7 ".
Etapa 3. Inclua um resumo executivo
O sumário executivo é um breve resumo de todo o relatório, geralmente apenas um ou dois parágrafos, com algumas frases para cada seção do relatório. A ideia geral é que um executivo pode ler este resumo e, desde que esteja alinhado com suas expectativas iniciais do problema em questão, ele pode agir sem ler mais.
- Ao criar um sumário executivo, é muito importante usar uma linguagem clara e concisa para que seja fácil de entender. Evite jargões ou termos específicos que exijam explicação, mesmo que você saiba que seu público está bastante familiarizado com esses termos.
- Escreva o resumo executivo no final, depois de preencher todas as outras seções do relatório. Afinal, você não pode resumir algo que ainda não foi escrito. Mesmo se você já tiver um esboço detalhado do que escrever em seu relatório, as coisas podem mudar durante o processo de redação.
Etapa 4. Crie uma estrutura para os parágrafos e seções do relatório
Depois de entender o formato que será usado para escrever o relatório, crie um esboço para as seções do relatório que se adequarão ao propósito do relatório.
- Verifique o esboço para ter certeza de que tudo flui logicamente de uma seção para outra e certifique-se de que o esboço foi projetado para se adequar ao público que foi identificado para o relatório.
- Em geral, o relatório incluirá um resumo executivo, introdução, conclusões e recomendações, descobertas e discussão e uma lista de referências. Você pode incluir anexos contendo dados relevantes, bem como um índice para relatórios mais longos. No entanto, os relatórios semanais geralmente não são tão longos.
- Cada seção do relatório aborda um tópico específico. Nessa seção, cada parágrafo aborda uma ideia. Por exemplo, se uma seção do relatório tiver o título “Marcas populares infantis”, você poderá escrever um parágrafo separado para cada marca. Se você estiver fazendo uma distinção entre roupas masculinas e femininas, crie uma subseção (com legendas adequadas) para cada marca, depois um parágrafo discutindo as roupas masculinas que a marca oferece e outro parágrafo para roupas femininas.
Etapa 5. Crie uma página de título ou carta de apresentação, se necessário
Relatórios mais curtos podem não exigir uma página de título separada, mas relatórios mais longos devem incluir uma página dedicada que o identifique como o autor do relatório e explique resumidamente o propósito do relatório.
- A página de rosto é diferente do sumário executivo e, em essência, inclui as informações necessárias para cumprir os propósitos administrativos para que o relatório possa ser arquivado de forma adequada.
- Os empregadores podem ter uma página introdutória especial necessária para relatórios semanais. Nesse caso, certifique-se de usar o formato correto.
- No mínimo, a página de título deve incluir o título ou a descrição do relatório (por exemplo, "Relatório de vendas semanais"), seu nome e os nomes de outros contribuintes, o nome da empresa e a data em que você concluiu ou enviou o relatório.
Parte 3 de 3: Usando linguagem forte
Etapa 1. Crie títulos e subtítulos eficazes
Títulos e subtítulos permitem que os leitores encontrem rapidamente seções específicas do relatório que lhes interessam ou o que desejam ler para obter mais informações de apoio sobre suas conclusões ou recomendações.
- Certifique-se de que o título e o subtítulo descrevem o conteúdo da seção ou subseção de maneira direta e precisa.
- Por exemplo, ao redigir um relatório de vendas semanal, você pode incluir seções que discutem “Tendências de roupas femininas”, “Tendências de moda masculina” e “Marcas infantis populares”. Nessas seções, você pode colocar legendas para destacar certas tendências ou marcas populares.
- Use a mesma construção gramatical para todos os títulos para que os relatórios soem lógicos e consistentes. Por exemplo, se o primeiro título for “Construindo uma posição firme em roupas masculinas”, o segundo título deve ser “Liderando a tendência do vestuário feminino” e não algo como “Números de vendas de roupas femininas”.
Etapa 2. Escreva um relatório usando frases claras e simples
A redação concisa com frases estruturadas em uma ordem padrão “sujeito-verbo-objeto” fornece clareza de pensamento e dá credibilidade às suas recomendações e conclusões.
- Depois de escrever a primeira versão do relatório, leia-o com atenção e elimine toda a linguagem desnecessária. Encontre a ação para cada frase e coloque quem executou a ação ao lado do verbo. Pense em cada frase como se dissesse “quem fez o quê”.
- Remova frases desnecessárias e use frases de pausa, como “aparte de”, “com um propósito” ou “em ordem”.
- Você pode achar que esse estilo de redação é enfadonho, mas o objetivo de redigir relatórios semanais não é entreter. Esse estilo é mais eficaz para transmitir sua opinião e transmitir informações ao leitor.
Etapa 3. Certifique-se de que sua redação seja objetiva e imparcial
Suas recomendações devem ser baseadas em evidências concretas, não em opiniões ou sentimentos. Convença o leitor com fatos fortes e claramente escritos.
- Evite adjetivos e outras palavras desnecessárias e frases que tenham conotações negativas ou positivas. Em vez disso, concentre-se em escrever argumentos baseados em fatos.
- Por exemplo, digamos que você recomende uma promoção para um dos vendedores em seu relatório semanal. Apoie a recomendação com fatos que mostrem que o funcionário é digno, em vez de anotar detalhes subjetivos ou emocionais. A frase “Sari tem vendas consistentemente altas em nossa loja, embora ela trabalhe apenas 15 horas por semana” seria melhor do que “Sari é minha funcionária mais amigável e sempre dá o melhor de si, embora tenha que limitar suas horas para cuidar dela mãe doente.”
Etapa 4. Use palavras fortes
Ao escrever na voz ativa, você usa a única palavra que diz ao leitor qual ação está ocorrendo na frase, a saber, o verbo. Use verbos curtos e fortes que descrevam claramente a ação que está ocorrendo.
- Escolha verbos simples. Por exemplo, "usar" é melhor do que "usar".
- Os verbos que descrevem processos, como pensar, saber, compreender e acreditar, às vezes são necessários, mas geralmente são menos poderosos do que os verbos que descrevem a ação. Você pode ter que cavar mais fundo em uma declaração e transformá-la em ação. Por exemplo, você pode escrever “Acredito que nossas vendas aumentarão nos próximos meses”. Modifique a afirmação e descubra por que você acredita nela. Em seguida, você pode escrever uma frase que leve a ações como, “Historicamente, as vendas aumentam durante a temporada de férias. Prevejo que as vendas aumentarão em novembro e dezembro.”
- Para manter a escrita orientada para a ação, verifique o relatório e tente remover preposições e substituí-las por verbos mais fortes. Por exemplo, “consenso geral” pode ser simplificado para “consenso”, e se alguém está “fornecendo proteção”, a impressão fica ainda mais forte ao dizer que ele está “protegendo”.
Etapa 5. Evite a voz passiva
Ao escrever na voz passiva, você coloca menos ênfase na pessoa que está fazendo isso e dá mais ênfase no objeto da ação. Embora em alguns casos seja necessário por razões políticas ou diplomáticas, o uso da voz passiva geralmente resulta em uma escrita pouco clara e confusa.
- A voz ativa recompensa a pessoa que realizou a ação e mostra ao leitor do relatório quem é o responsável pela ação. Para entender por que isso é importante, imagine que você leu um artigo sobre um incêndio que diz: “Felizmente, todas as crianças foram salvas”. A identidade da pessoa (ou pessoas) que salvou as crianças é importante. Se a frase for “O padre local, padre Johan, foi para frente e para trás no incêndio que cercou o orfanato e salvou todas as crianças”, agora você sabe quem merece o crédito por ser um herói naquela situação.
- Frases ativas também são importantes para assumir a responsabilidade por ações que podem ter consequências negativas. Se você escrever “Ocorreu um erro” em seu relatório, seu chefe vai querer saber quem cometeu o erro para que ele possa dar a penalidade apropriada. Se você cometer um erro, admitir e assumir a responsabilidade pelo ato realmente o ajudará.
- Para localizar e eliminar frases passivas na escrita, procure verbos que começam com "di-". Ao encontrá-lo, identifique a ação na frase, descubra quem a fez e mova-a para o início e meio da frase.
Etapa 6. Transmita informações usando elementos visuais
Tabelas e gráficos são muito mais fáceis de ler e seguir do que parágrafos que fornecem as mesmas informações, especialmente se a informação a ser transmitida consiste em muitos números.
- Escolha os elementos visuais certos para transmitir informações aos leitores de uma forma que seja útil para eles e reflita o propósito do relatório.
- Por exemplo, você pode escolher um gráfico de linha para mostrar a tendência de aumento nas vendas de jaquetas de lã. Essa forma de apresentar as informações será mais eficaz para mostrar o aumento do que uma tabela com o número de jaquetas de lã vendidas a cada mês, porque a tabela exige que o leitor veja todos os números, compare-os e reconheça que houve um aumento. Tudo isso pode ser feito simplesmente exibindo um gráfico de linha simples.
- Lembre-se de que os olhos são atraídos para elementos visuais. Certifique-se de que esses elementos pareçam limpos e organizados e sejam colocados na posição adequada no topo da página. Você simplesmente apresenta os elementos visuais que são importantes para sua recomendação ou conclusão.
Etapa 7. Elimine o jargão
Cada setor ou disciplina acadêmica tem certos termos inevitáveis, bem como palavras-chave que ganham popularidade com livros ou artigos bem conhecidos. Embora às vezes úteis, essas palavras geralmente não agregam valor ou deixam de transmitir a mensagem de forma eficaz.
- Pode ser útil escrever uma lista de palavras-chave comuns do setor para não usá-las em excesso em seus relatórios. Quando o relatório for concluído, você pode pesquisar essas palavras no documento e substituí-las se necessário.
- Lembre-se de que, para o leitor, o uso excessivo de palavras-chave da moda não significa que você está “bem informado” na área, mas sim cria a impressão oposta. Em geral, executivos e gerentes são mais velhos e viram centenas dessas palavras irem e virem. Se você usar muito, eles vão pensar que você é preguiçoso e não sabe do que está falando, ou está apenas tentando impressioná-los.
- Você também deve evitar o uso de termos excessivamente complexos. Por exemplo, se você está escrevendo um relatório resumindo uma questão jurídica, isso não significa que você tenha que apimentá-lo com muitos jargões jurídicos.
Etapa 8. Faça um teste cuidadoso de caráter
Relatórios cheios de erros tipográficos e gramaticais podem ser desconfortáveis para os leitores e refletem uma imagem negativa sua. Elabore o relatório com bastante antecedência em relação ao prazo, para que você tenha tempo suficiente para fazer uma verificação de caráter adequada.
- Execute um programa de verificação ortográfica e gramatical no aplicativo de processamento de texto que você está usando. Este programa irá ignorar muitos erros, especialmente erros de digitação que resultam em erros homofônicos (por exemplo, digitar “carregado”, quando você quiser escrever “condição”).
- Fazer uma checagem cuidadosa de caracteres ao contrário (de trás para a frente) é uma boa maneira de ter certeza de que você não perderá erros. Além disso, se você estiver familiarizado com o que deseja escrever, irá passar erros, como palavras perdidas, porque o cérebro as completa automaticamente. Isso não acontecerá se você verificar de trás para frente.
- Ler relatórios em voz alta é outra maneira eficaz de detectar erros e editar o estilo de redação. Se você achar difícil ler uma determinada frase ou parágrafo, é provável que essa parte seja difícil de entender porque os leitores também terão a mesma dificuldade. Corrija as partes difíceis para que possam fluir melhor.
