As conferências são o lugar certo para pessoas com os mesmos interesses se conhecerem e trocarem as últimas ideias em seus respectivos campos. As conferências são geralmente realizadas regularmente por instituições educacionais, empresas, grupos de marketing em camadas, comunidades religiosas e outros. Se você deseja realizar uma conferência, comece preparando um plano de trabalho completo junto com uma série de atividades que precisam ser realizadas, por exemplo, determinar o local da conferência, fazer uma lista de participantes, compilar materiais, preparar equipamentos para apresentações, fornecimento de refeições e várias outras necessidades que devem ser pensadas e planejadas da melhor forma possível. Se você tiver problemas ao colocar seus planos em ação, acalme-se e tenha a confiança de que você pode pagar pela conferência. Um aspecto importante que determina o sucesso da realização de uma conferência é a implementação das atividades uma a uma, enquanto se faz uma lista das tarefas que foram concluídas e das que ainda precisam ser feitas.
Etapa
Parte 1 de 4: Planejando a Conferência: Estágio Inicial
Etapa 1. Faça os preparativos com antecedência
O planejamento da conferência deve começar com pelo menos oito meses de antecedência, ainda mais cedo se a conferência for grande ou grande.
- Lembre-se de que muitas salas de conferências e estabelecimentos de alimentação devem ser reservados com vários meses de antecedência. Além disso, os participantes que moram fora da cidade precisam organizar os horários das viagens para que possam comparecer à conferência.
- Além disso, patrocinadores e grandes corporações também podem ter que planejar seu orçamento anual com vários meses de antecedência. Portanto, o apoio financeiro e não financeiro deles para o seu evento deve ser negociado com antecedência.
Etapa 2. Forme um comitê
Muitas questões importantes devem ser decididas ao se preparar para uma conferência. Ao formar um comitê, você receberá sugestões de várias pessoas antes de tomar uma decisão. Eles também o ajudarão a pensar nos detalhes.
- Contrate coordenadores, ou seja, pessoal-chave que tomará decisões importantes e dedicará muito tempo à coordenação. Se você tiver fundos suficientes, contrate um coordenador para que ele possa ajudá-lo a planejar e compartilhar tarefas.
- Descubra se já houve conferências sobre o mesmo assunto. Em caso afirmativo, convide o coordenador que realizou a conferência para ingressar no comitê. Se ele não puder participar, pergunte se você pode solicitar o material que já foi abordado para facilitar a preparação da conferência.
Etapa 3. Estabeleça metas e crie uma agenda de trabalho
Escreva o que você está realizando na conferência que formará a base para cada decisão. Saber o que você quer dar e a quem antes de se preparar para a conferência tornará mais fácil colocar seus planos em ação.
Se você nunca realizou uma conferência, comece planejando uma conferência pequena e curta. Considere realizar uma conferência de 1-2 dias com capacidade para 250-300 participantes
Etapa 4. Determine o local e a data da conferência
Embora novas datas e locais possam ser determinados após você ter feito um plano detalhado, você precisará estimar quanto tempo terá disponível para a preparação.
- Antes de marcar uma data, procure informações com antecedência sobre o mês e dia em que costuma ser realizada a conferência para que a implementação não seja prejudicada. Por exemplo, na Europa, as conferências são geralmente realizadas entre março e junho ou setembro e novembro de segunda a terça ou quinta a sexta porque os participantes estão menos interessados em comparecer a conferências em outros horários. Descubra a programação exata em sua localização antes de decidir a data da conferência.
- A duração da conferência depende do número estimado de participantes e de todas as necessidades que devem ser atendidas durante a conferência. Para 250-300 pessoas, agende uma conferência de 2 dias inteiros.
- Considere a possibilidade de realizar uma conferência dentro da cidade, mas certifique-se de que haja acesso ao aeroporto mais próximo, acomodação e instalações adequadas. Recomendamos que você realize uma conferência em uma cidade grande ou destino turístico para atrair mais pessoas que desejam participar da conferência.
Etapa 5. Determine o título da conferência
Após definir o título, é possível publicar e fazer planos, pois já existe uma certeza sobre o material como base para a divulgação das informações nas redes sociais.
Escolha um título que indique o propósito e / ou histórico dos participantes da conferência. Procure inspiração usando os títulos das conferências que já foram realizadas, mas certifique-se de decidir por conta própria
Parte 2 de 4: Preparação para a Conferência
Etapa 1. Faça um orçamento financeiro
Nenhuma atividade pode ser realizada sem o cálculo detalhado da quantia de fundos que deve ser gasta, por exemplo, para alugar um prédio, preparar materiais e pagar taxas de palestrante. Todas as despesas devem referir-se ao orçamento financeiro. Se você estiver delegando responsabilidades, certifique-se de que seu assistente cumpra o limite de orçamento que você definiu.
O valor do orçamento é influenciado pela presença ou ausência de patrocinadores. Você pode pedir ao patrocinador que forneça fundos para financiar a conferência. No entanto, o patrocinador também tem o direito de determinar algumas coisas na conferência. Por exemplo: determinar quem fará uma apresentação ou propor um palestrante como um dos palestrantes, por exemplo: um empresário de sucesso em uma empresa patrocinadora e apresentar uma marca colocando um logotipo em todos os materiais da conferência. A vantagem, o patrocinador fornecerá fundos antecipadamente para que você possa utilizá-lo imediatamente na realização do plano
Etapa 2. Determine o preço e o método de venda dos ingressos
Algumas conferências são gratuitas, outras muito caras. Antes de determinar os preços dos ingressos e como vendê-los, considere os seguintes aspectos:
- Quais são os custos envolvidos na preparação para a conferência? Se você deseja realizar uma conferência em pequena escala que não custe muito dinheiro, recomendamos não cobrar dos participantes. Como alternativa, os participantes devem pagar pelos ingressos para cobrir os custos de preparação da conferência.
- Determine a taxa de inscrição se desejar realizar uma conferência por vários dias ou fornecer refeições. As taxas de inscrição para conferências nas principais cidades da Indonésia variam de várias centenas de milhares a milhões de rúpias.
- Muitas conferências cobram taxas escalonadas de acordo com a posição ou status do participante. Por exemplo: conferências acadêmicas geralmente cobram menos dos alunos do que professores. Os funcionários das patrocinadoras também pagam menos do que os participantes regulares.
Etapa 3. Escolha o local da conferência
Ao escolher um local, leve em consideração o número de participantes, a facilidade de locomoção até o local, a disponibilidade de vagas para estacionamento, a distância de ida e volta para transporte público, aeroportos e hotéis. Além de encontrar um local adequado para a conferência, certifique-se de que todos os participantes possam acessá-lo facilmente.
Procure informações sobre edifícios ou hotéis que oferecem salas de conferência na cidade. Para pequenas conferências, alugue uma sala em uma igreja ou outra capela
Etapa 4. Aproveite a ajuda do pessoal que trabalha como equipe de gerenciamento da capela
Se houver recursos disponíveis no prédio que você escolher para a conferência, aproveite ao máximo. Os funcionários estão familiarizados com as suas tarefas do dia-a-dia e estão prontos para esclarecer dúvidas, resolver problemas ou aconselhar quando necessário.
Você pode usar os serviços do pessoal encarregado de gerenciar as atividades na sala de reuniões, por exemplo, para lidar com os preparativos detalhados da conferência. Embora exista uma taxa, você não precisa fazer todas essas atividades sozinho, pois isso levará muito tempo ao longo de várias semanas
Etapa 5. Determine o menu de consumo
Lembre-se de que os participantes devem encontrar comida durante a conferência e é provável que muitos participantes não saibam que comida está disponível no local da conferência. Considere se você precisa usar um serviço de catering para fornecer café da manhã, almoço e lanches ou descubra se o gerente da sala de conferências pode preparar refeições para todos os participantes.
Ao escolher um menu, lembre-se de que muitas pessoas não devem comer certos alimentos por causa de alergias ou preferências. Empreendedores experientes de serviços de catering podem oferecer várias opções, por exemplo: menu vegetariano, sem nozes, sem glúten, comida halal ou outras opções de menu
Etapa 6. Reserve um tempo para fazer uma verificação do local
Depois de cuidar de todas as coisas que precisam ser preparadas, reserve um tempo para visitar o local da conferência com um dia de antecedência. Não espere até que chegue o seu novo dia D com os participantes que ingressarão na conferência.
Com um dia de antecedência, venha ao local da conferência e faça uma reunião com todo o pessoal envolvido para garantir que tudo está bem preparado nos mínimos detalhes
Parte 3 de 4: Fazendo a programação da conferência
Etapa 1. Agende a conferência
Depois de obter uma visão geral dos tópicos a serem discutidos e determinar o título da conferência, prepare uma programação desde a abertura até o encerramento da conferência. As conferências podem ser realizadas de várias maneiras, de acordo com a área de negócios que está sendo discutida. Para tornar o agendamento mais fácil, as conferências geralmente são realizadas na seguinte ordem:
- Comece a conferência com uma introdução ou discurso de abertura que geralmente é proferido por uma pessoa bem conhecida em um determinado campo de negócios e que se tornou um orador conhecido. Você pode realizar o evento à noite e, em seguida, concluir com um jantar ou como a primeira sessão da manhã para iniciar a conferência.
- Divida o resto da programação em sessões mais curtas. Caso a conferência seja realizada a pedido dos participantes de acordo com suas propostas, ajuste o material às necessidades dos participantes. No entanto, você também pode incluir programações de workshops, clipes de filmes ou outro material na programação da conferência. Dependendo do número de participantes presentes, determine se cada sessão pode ser assistida por todos os participantes (chamada de “plenum”) ou os participantes precisam ser divididos em vários grupos e cada grupo participará de diferentes sessões em paralelo de acordo com sua escolha (chamados de “grupos”).
- Encerre a conferência convidando palestrantes a apresentarem materiais que motivem ou desafiem os participantes.
Etapa 2. Decida como conduzir a sessão
Você pode escolher como conduzir a sessão de acordo com as necessidades da empresa, por exemplo, ensinando, discutindo casos, realizando seminários, apresentando as últimas políticas ou resultados de pesquisas, fazendo perguntas ou apresentando usando slides.
- A escolha de como entregar o material afetará a estratégia de publicação. Portanto, prepare o mais cedo possível um material que seja muito útil para os participantes.
- A duração de cada sessão pode ir de 45 minutos a 3 horas, dependendo do número de apresentações e do conteúdo entregue.
Etapa 3. Considere se deseja incluir outras atividades
Pense em atividades úteis que podem ser incluídas na programação e desempenham um papel importante no apoio ao sucesso da conferência, por exemplo:
- Agende atividades para o benefício da organização participante da conferência, como uma reunião de negócios ou apresentação de prêmio.
- Forneça alimentação se for cobrada uma taxa de inscrição aos participantes. Se não houver cobrança, peça aos participantes que tragam almoço (como última opção). Os participantes geralmente esperam comer pelo menos uma refeição. Se o local da conferência for na cidade, faça um intervalo para que os participantes possam almoçar em um restaurante próximo.
- Pergunte se os participantes gostariam de agendar um evento de entretenimento, por exemplo: fazer um tour pela cidade, assistir a um show de comédia à noite, assistir a um filme ou assistir a um show no teatro. O evento pode ser mais apropriado para uma conferência realizada em uma grande cidade ou para uma empresa, mas nem sempre.
Parte 4 de 4: Publicação
Etapa 1. Determine os participantes que comparecerão
As conferências são muito diversas, por exemplo, conferências acadêmicas, religiosas e empresariais com diferentes participantes. Antes de planejar, certifique-se de que um número suficiente de participantes esteja interessado em participar da conferência.
Você não precisa fazer muita publicidade se quiser realizar conferências para pequenos grupos, como funcionários de empresas ou comunidades religiosas. Você pode informar os planos da conferência enviando um e-mail, anunciando no boletim informativo da empresa e / ou notificando em uma reunião administrativa
Etapa 2. Peça aos líderes da empresa para participarem
Para convencer as pessoas em sua empresa, você precisa inventar um título atraente ou convidar um grande orador.
Depois de receber a confirmação de palestrantes conhecidos, inclua as informações nos materiais da conferência e notifique os participantes em potencial
Etapa 3. Crie um site
Hoje, a mídia digital é uma ferramenta muito importante para o sucesso de conferências. Crie um nome de site com links que sejam fáceis de encontrar se você pesquisar a palavra-chave do título da conferência ou outras palavras relacionadas à conferência. Escreva informações detalhadas sobre a conferência no site e inclua um link em todos os materiais impressos e publicitários relacionados à conferência.
- Inclua a data, hora e endereço do local da conferência no site, incluindo os nomes de palestrantes famosos. Informe também transporte, hospedagem, locais de interesse e horários de conferências, se houver.
- Inclua um link de site se os participantes puderem se registrar.
Etapa 4. Coloque um anúncio
Comece a anunciar com bastante antecedência (um ano de antecedência) para que os palestrantes possam enviar propostas contendo material a ser apresentado na conferência. Escolha a forma correta de publicar de acordo com o tamanho da conferência e a formação dos participantes. Considere onde os participantes em potencial obtêm suas informações, talvez de:
- Redes sociais, por exemplo, das contas do Facebook e Twitter da organização patrocinadora
- Lista de contatos em Listservs e endereços de e-mail
- Blog, revista, jornal ou jornal de negócios
- Cartazes, folhetos ou outros avisos enviados a grupos, organizações ou empresas relevantes
Etapa 5. Solicite propostas
Ao preparar um rascunho de anúncio, indique que está aberto a inscrições ou que aguarda a apresentação de propostas individuais ou em grupo na forma de artigos, propostas de painéis ou materiais para workshops.
Você pode determinar a duração da proposta de acordo com a linha de negócios. No campo da educação, conferências em pequena escala geralmente requerem resumos de algumas centenas de palavras, enquanto conferências em grande escala exigem manuscritos completos
Etapa 6. Comece a aceitar inscrições
Prepare instalações para que os participantes possam se inscrever antes da conferência, mesmo que ainda com alguns meses de antecedência. Dessa forma, você pode estimar o número de participantes que comparecerão.
- Crie um site com link para o site da conferência para registro. Se você não tem as habilidades técnicas para criar um site, use um serviço existente. Por exemplo, use os serviços pagos da RegOnline, que é uma empresa que cuida do registro online de vários eventos, processa os dados e os envia para você, facilitando o acesso dos usuários.
- Os participantes também podem se registrar por telefone ou fax se você tiver a facilidade de processar recibos de pagamento usando um cartão de crédito.
- Se você não aceita o registro pela Internet ou telefone, crie um formulário de inscrição em PDF e carregue-o no site. Informe aos participantes que eles podem imprimir o formulário, preenchê-lo e enviá-lo com cheque ou comprovante de transferência para o endereço de e-mail de sua empresa.
- Para que os participantes se inscrevam com antecedência, ofereça descontos aos participantes que fizerem o pagamento com pelo menos um mês de antecedência. Os preços dos ingressos são um pouco mais caros se os participantes pagarem no local da conferência.
Pontas
- Pergunte ao palestrante se ele precisa de equipamento adicional para a apresentação, como um palco, televisão, tela grande ou computador.
- Ao escolher um cardápio alimentar, certifique-se de que há participantes que precisam fazer dieta com determinados alimentos.
- Ao comparar os custos de aluguel, pergunte os preços de alimentos, água, refrigerantes, etc. porque pode ser muito caro.
- Ao escolher uma sala, considere o propósito da conferência e decida se deseja usar o auditório ou cadeiras e mesas para fazer anotações.
