Se o seu trabalho exige que você entre em contato com os clientes por telefone, é provável que você deixe muitas mensagens de voz. No entanto, o que exatamente precisa ser dito depois que um bipe é ouvido no telefone? Fornecer todas as informações relevantes por correio de voz pode ser assustador, por isso muitos detalhes acabam sendo esquecidos. Substitua a entrega improvisada de mensagens de voz pelo sistema correto. Por meio de alguns pontos fáceis de lembrar, você pode garantir que todas as informações importantes sejam transmitidas ao destinatário, de modo que as chances de receber uma chamada de volta aumentem.
Etapa
Método 1 de 3: Apresentando-se
Etapa 1. Use um tom de voz apropriado
Assim que a mensagem começar a ser gravada, fale com uma voz clara e facilmente audível. Não murmure ou fale muito rápido. Tente fazer sua voz soar atraente e enérgica para chamar a atenção do ouvinte. Mesmo que ele não possa ver você, seu tom será claro. Portanto, certifique-se de usar o tom de voz correto.
- Pronuncie cada palavra em voz alta. Um sinal ruim pode turvar sua voz, até mesmo fazer suas palavras se esgotarem. A voz de uma conversa normal pode ser ouvida indistintamente ao ligar.
- A qualidade da sua voz deve refletir o propósito da chamada. Por exemplo, você pode deixar uma mensagem de voz em voz alta para parabenizar sua sobrinha por sua formatura na escola. No entanto, se você deseja expressar suas condolências, deixe uma mensagem de voz séria e respeitosa.
Etapa 2. Diga seu nome
Diga seu nome no início da mensagem. Dessa forma, a pessoa na chamada saberá quem você é. Palavras simples, como “Este (seu apelido)” podem ser usadas em várias situações. Você também pode usar frases mais educadas, como “Meu nome é (nome completo)” se a pessoa que está ligando nunca o conheceu. Amigos e familiares podem reconhecê-lo sem identificação adicional. Se a chamada for relacionada ao trabalho, o destinatário da chamada precisa de um nome para saber a finalidade da chamada, para que possa interagir mais pessoalmente.
- As etapas acima parecem triviais, mas muitas vezes são esquecidas por chamadores nervosos ao deixar mensagens de voz.
- Se você tiver um título profissional ou autodescrição que possa ajudar o chamador a identificá-lo, indique-o após seu nome. Por exemplo, “Meu nome é Dr. Arief, um radiologista do Hospital Geral de Tangerang”, ou“Esta é Tasya, sou a mãe de Selvy, que está na mesma classe que seu filho”.
Etapa 3. Informe seu número de telefone
Informe o seu número de telefone após mencionar o nome. A maioria dos destinatários do telefone espera até o final do correio de voz para obter as informações de contato, mas se o destinatário não retirá-lo imediatamente, ele terá que começar a mensagem novamente. Lembre-se de falar devagar e claramente ao mencionar o número de telefone, para que o destinatário possa ouvi-lo bem.
- Uma maneira simples de dizer um número de telefone no início de uma mensagem é dizer algo como "Este é (seu nome), meu número (seu número de telefone)" ou "Este é (seu nome) a partir do número (seu número de telefone).”
- Embora o recurso de identificação de chamadas permita que o destinatário veja o seu número, ainda é recomendável mencioná-lo, caso seu número não tenha sido salvo ou você queira que o destinatário ligue para outro número.
Etapa 4. Faça a conexão
Quando você ouve mensagens de voz relacionadas a negócios de remetentes desconhecidos, as pessoas começam a suspeitar ou perder o interesse se não souberem quem você é e qual é o propósito da chamada. Acalme-os mencionando o nome de um amigo conhecido ou da pessoa que deu o número. Novamente, esse método pode tornar a ligação mais pessoal. As mensagens de correio de voz não serão suspeitadas e você provavelmente obterá a resposta que espera.
- Tente fazer uma breve introdução para que os ouvintes saibam, como "Consegui este número com Andi, que disse que você ia vender seu barco."
- Mesmo se você não estiver ligando a negócios, estabelecer uma conexão pessoal pode fazer o destinatário se sentir mais confortável. “Este é Bob, seu vizinho do outro lado da casa” soa mais amigável do que “Este é Bobby Rahmadika Setiawan”.
Método 2 de 3: explicando suas necessidades
Etapa 1. Pense sobre o que dizer com antecedência
Antes de deixar uma mensagem de voz, você precisa saber o que está tentando transmitir. Isso não é um problema se você tem um objetivo específico em mente, mas ouvir os bipes que indicam que uma mensagem de voz está sendo gravada pode deixar qualquer um nervoso. Divida as informações que deseja transmitir em vários pontos e, em seguida, explique tudo antes de desligar.
- Especialmente para mensagens de voz muito importantes, você pode escrever um roteiro antes de gravar a mensagem.
- Se você gaguejar repentinamente, concentre-se em mencionar brevemente seu nome, informações de contato e o motivo da ligação.
- Imagine que você está enviando uma mensagem de voz para deixar uma mensagem romântica sobre um encontro na noite anterior. Imaginar a mensagem de voz que você está prestes a entregar antes de gravá-la pode lhe dar uma sensação de calma, tranquilidade e conforto, em vez de ficar nervoso e tímido.
Etapa 2. Mantenha sua mensagem curta
Limite seu correio de voz a 20-30 segundos. Raramente você precisará de uma mensagem de voz mais longa do que essa duração. Você não quer que os destinatários se cansem de ouvir mensagens muito longas e prolixas. Mantenha o foco e transmita a mensagem direto ao ponto. Mensagens curtas podem despertar curiosidade para que o destinatário tenha interesse em ligar de volta.
- Por outro lado, se o seu correio de voz for muito curto, o destinatário pode considerá-lo sem importância e excluí-lo sem ser ouvido primeiro. Isso pode acontecer se você ligar de um número desconhecido.
- O objetivo de deixar uma mensagem de voz é fazer com que alguém ligue de volta, não compartilhar todas as informações que você gostaria de dar em uma chamada direta.
Etapa 3. Inicie o correio de voz com as informações mais importantes
Não faça rodeios com os motivos da ligação. Se você quer apenas perguntar como está indo, é só dizer. Se quiser oferecer um item específico ou confirmar um compromisso, diga. Os ouvintes perderão rapidamente o interesse e excluirão a mensagem se você não mencionar o propósito da chamada no início da mensagem.
- Você tem muito pouco tempo para transmitir a mensagem. Se você falar demais, os ouvintes podem silenciar a mensagem antes que ela obtenha informações importantes.
- É melhor dar más notícias, como "Papai está no hospital" imediatamente, e então usar o resto do tempo para transmitir simpatia e explicações, em vez de dar voltas e voltas até que o ouvinte esteja preocupado.
Etapa 4. Deixe mensagens pessoais e orgânicas
Resista à tentação de falar com a mesma firmeza como quando está ao telefone. Seja amigável, seja você mesmo e fale naturalmente. As pessoas podem identificar um vendedor tentando fazer com que eles comprem algo, e é mais provável que ouçam sua caixa postal se se sentirem abordadas de maneira educada.
Falar como se estivesse lendo um roteiro dará a impressão de que o ouvinte é apenas uma das muitas pessoas para quem você liga para oferecer a mesma coisa
Método 3 de 3: fechando o correio de voz
Etapa 1. Coloque uma pergunta ou solicitação específica
Ao terminar a mensagem, explique por que deseja que o destinatário ligue de volta. Faça uma pergunta específica ou faça um pedido que o motive a pegar o telefone. Se o destinatário se sentir confuso ou inseguro sobre seu destino depois de ouvir a mensagem de voz, a mensagem não foi bem-sucedida.
- Tente usar frases como “Deixe-me saber se você gostou da receita enviada” ou “Gostaria de ouvir suas ideias sobre esta proposta”.
- As pessoas ficam mais motivadas a ligar de volta se você fizer uma solicitação específica, em vez de simplesmente dizer "Ligue de volta, ok".
Etapa 2. Reafirme seu nome e informações de contato
Encerre a mensagem repetindo seu nome e número de telefone. Repita o seu número de telefone duas vezes para que o destinatário não ouça mal e possa fazer anotações. Certifique-se de incluir todos os detalhes úteis quando o destinatário ligar de volta, como quando você tem tempo e quando é a melhor hora para ligar.
- Dizer o número de telefone mais de duas vezes no final de uma mensagem é demais e pode ser ofensivo para o destinatário da mensagem.
- Você não precisa praticar esta etapa se a mensagem for transmitida casualmente a amigos ou familiares.
Etapa 3. Não termine a mensagem literalmente
Quando chegar a hora de desligar, não continue tagarelando nem prolongue as mensagens desnecessariamente. Se o destinatário não for alguém de quem você gosta, não há necessidade de deixar palavras doces. Quanto mais longa for a sua mensagem, menos atenção receberá do destinatário. Portanto, não perca o foco no final. Agradeça-lhe o tempo concedido e deixe-o continuar a comunicação.
- Palavras finais como "Espero ouvir de você" são muito mais calorosas e eficazes do que palavras comerciais cafonas, como "Tenha um bom dia".
- Não tire conclusões precipitadas ou resuma sua mensagem no final. Se o destinatário precisar ensaiar certos detalhes, ele pode repetir a mensagem mais tarde.
Pontas
- Lembra quando você recebeu uma mensagem de voz que o fez pensar “O que essa pessoa quer?” Deixe uma mensagem de voz que você deseja ouvir.
- Forneça um endereço de e-mail ou informações de contato, além de seu número de telefone, se isso ainda for relevante para sua interação com o destinatário da mensagem.
- Lembre-se de mencionar a data se você deixar uma mensagem com informações relacionadas ao tempo.
- Sorriso! Seu sorriso será transmitido, mesmo que não seja visível.
- Se você está ligando para tratar de um assunto delicado, limite as informações compartilhadas no correio de voz para que ninguém mais possa ouvir.
- Em uma emergência ou desastre natural, use o correio de voz para informar que você está bem.
Aviso
- Se você está tentando fazer com que alguém ligue de volta, não conte a eles sobre suas falhas de ligação anteriores. Isso irritará o ouvinte e ele não se sentirá confortável em fazer negócios com você.
- Profissionalmente, você deve sempre deixar uma mensagem de voz se a pessoa ao telefone não atender. Ver muitas chamadas perdidas sem correio de voz indica que seu negócio não é importante.
