Os fluxogramas são um utilitário ideal para quebrar processos difíceis de entender em um conjunto de conceitos fáceis. Criar o fluxograma correto irá equilibrar as informações necessárias para transmiti-lo e a facilidade com que pode ser transmitido. Siga este guia para criar um fluxograma no Excel e no Word.
Etapa
Método 1 de 3: projetando um conceito
Etapa 1. Escreva o conceito central
A chave para um fluxograma de sucesso é que seja fácil de ler. Certifique-se de que os conceitos básicos sejam escritos e que os desenvolvimentos entre os conceitos sejam explicados em etapas simples.
Certifique-se de ter um ponto final distinto no plano do gráfico. Isso ajudará a tornar o gráfico mais fácil de ler
Etapa 2. Decida se você escolhe o formato padrão ou de raia
Os fluxogramas padrão dividem os processos de acordo com os principais conceitos e ações necessárias. Se você tiver vários grupos envolvidos no processo em um fluxograma, um formato de raia pode ajudar a indicar quem deve fazê-lo. Cada etapa do fluxograma é colocada em uma “pista” (também conhecida como caminho), o grupo responsável por concluir a tarefa (Marketing, Vendas, RH, etc.).
- A raia geralmente tem um formato horizontal ou vertical. O ponto de partida é o canto superior esquerdo do gráfico.
- A raia pode ser difícil de projetar se houver vários conceitos que devem circular entre os departamentos. Isso vai bagunçar o gráfico.
Etapa 3. Crie um fluxograma
Antes de começar a projetar um fluxograma com software, desenhe-o em um pedaço de papel. Coloque o rascunho começando no topo e expanda o gráfico abaixo dele.
- A maioria dos fluxogramas opera com princípios binários básicos. No momento em que ocorre o processo de variação, o leitor é apresentado com uma pergunta Sim ou Não (também conhecida como sim ou não). A resposta guiará o leitor ao conceito apropriado.
- Use diferentes formas para representar diferentes tipos de conceitos ou decisões. Adicionar dicas visuais ajudará na leitura e compreensão.
Etapa 4. Isole processos complexos
Se as áreas do fluxograma se tornarem muito densas, divida os subprocessos em um novo fluxograma. Inclua a caixa como uma referência de subprocesso no fluxograma original e deixe o leitor retornar conforme ele segue pela seção expandida.
Método 2 de 3: Criando um Fluxograma no Excel
Etapa 1. Faça uma grade
As planilhas do Excel são formatadas por padrão para ter células mais largas do que altas. Para torná-lo uniforme, defina o tamanho da célula como quadrado. Para fazer isso, clique no botão Selecionar todas as células localizado no canto superior esquerdo da planilha.
- Clique com o botão direito em cada título de coluna e selecione Largura da coluna no menu. Insira 2,14 no campo e pressione Enter. Isso transformará todas as células em um quadrado perfeito.
- Ative Ajustar à grade no menu Alinhar na guia Layout ou Layout de página. Isso fará com que o objeto criado seja redimensionado para que se encaixe na grade e crie uma forma uniforme.
Etapa 2. Ajuste as margens
Se você estiver exportando a planilha para o Word ou outro programa, certifique-se de que as linhas de margem estejam alinhadas. Use o menu Margens na guia Layout de página ou Layout para ajustar as margens para corresponder ao software de exportação de gráfico.
Você pode ajustar a orientação do documento (retrato ou paisagem) usando o menu Orientação na guia Layout. Um fluxograma que vai da esquerda para a direita deve estar no formato paisagem
Etapa 3. Crie a forma
Clique na guia Inserir e selecione o menu Formas. Selecione a forma que deseja criar e desenhe o tamanho da caixa usando o mouse. Depois de criar uma forma, você pode alterar sua cor e estilo de linha usando as ferramentas na guia Formato que é aberta.
Etapa 4. Adicione o texto
Para adicionar texto a uma forma, clique no centro da forma e comece a digitar. Você pode definir a fonte e o estilo na guia Página inicial. Certifique-se de que o texto seja curto e conciso e de fácil leitura.
Etapa 5. Conecte todas as formas
Abra o menu Formas na guia Inserir. Escolha o estilo de linha que melhor se adapta às suas necessidades. Passe o mouse sobre a primeira forma. Você verá uma pequena caixa vermelha aparecer no final, indicando onde as linhas podem ser conectadas.
- Comece a linha no quadrado vermelho e arraste-o para a segunda forma.
- Caixas vermelhas aparecerão na segunda forma. Coloque o ponto final na linha de uma das caixas.
- Todos os formulários agora estão conectados. Se você mover a forma, as linhas permanecerão conectadas e se ajustarão ao ângulo correto.
- Adicione comentários na linha de conexão inserindo a caixa de texto, disponível na guia Inserir.
Etapa 6. Baixe um modelo
Em vez de criar um fluxograma do zero, você pode usar uma variedade de modelos e assistentes do Excel que estão disponíveis gratuitamente ou pagos na Internet. A maioria desses modelos economizará tempo em gráficos.
Método 3 de 3: Criando um fluxograma no Word
Etapa 1. Insira uma tela
A maneira mais fácil de criar um fluxograma no Word é criar primeiro uma tela. Com uma tela, você fica mais livre para trabalhar com formas de desenho e permite alguns recursos normalmente não disponíveis, como linhas de conexão.
Clique na guia Inserir. Selecione o menu Formas e clique em Nova tela de desenho na parte inferior do menu. Uma linha de tela pontilhada aparecerá no seu documento. Você pode ajustar o tamanho da tela alterando seu ângulo
Etapa 2. Ative a grade
Com uma grade, você pode criar uma forma uniforme. Para ativá-lo, clique na tela para torná-lo ativo. Na guia Formato, clique em Alinhar e selecione Configurações de grade. Marque as caixas para exibir as linhas de grade e alinhar as formas.
Etapa 3. Crie a forma
Na tela ativa, selecione a guia Inserir e clique no menu Formas. Selecione a forma que deseja adicionar. Use o mouse para desenhar uma forma do tamanho desejado. Depois de criar uma forma, você pode alterar sua cor e estilo de linha usando as ferramentas na guia Formato que é aberta.
Etapa 4. Adicione o texto
Para adicionar texto a uma forma no Word 2007, clique com o botão direito do mouse e selecione Adicionar texto no menu. Para o Word 2010/2013, basta clicar na forma e começar a digitar. Você pode definir a fonte e o estilo na guia Página inicial.
Etapa 5. Conecte as formas
Abra o menu Formas na guia Inserir. Escolha o estilo de linha que melhor se adapta às suas necessidades. Passe o mouse sobre a primeira forma. Você verá pequenas caixas aparecerem nas extremidades indicando onde as linhas podem ser conectadas.
- Comece uma linha dentro da caixa e arraste-a para a segunda forma.
- Pequenos quadrados aparecerão nas bordas da segunda forma. Coloque o ponto final na linha de uma das caixas.
- Todos os formulários agora estão conectados. Se você mover a forma, as linhas permanecerão conectadas e se ajustarão ao ângulo correto.
- Adicione comentários na linha de conexão inserindo a caixa de texto, disponível na guia Inserir.
