Escrever e-mails de lembretes amigáveis pode ser complicado. Você não quer parecer agressivo ou impaciente, mas sua mensagem precisa ser transmitida. Use um tom amigável em e-mails com saudações e expressões gentis. Inclua o motivo pelo qual está enviando o e-mail de lembrete para que os destinatários saibam o que você deseja. Certifique-se de que não haja erros no e-mail para que você pareça não apenas amigável, mas também profissional.
Etapa
Parte 1 de 3: Usando um tom amigável
Etapa 1. Cumprimente o destinatário
Em uma situação de negócios, você "deve" usar uma saudação formal, como "Prezado". No entanto, o e-mail personalizado está sendo usado cada vez com mais frequência. Algumas saudações por e-mail que podem ajudar a criar um tom amigável incluem:
- Oi!
- Oi amigo
- Há quanto tempo
- Ei!
Etapa 2. Faça alusão ao seu relacionamento com o destinatário
Se você se concentrar apenas no lembrete, sua mensagem aparecerá fria. Faça alusão a um relacionamento pessoal com o destinatário, incluindo frases que refletem amizades e experiências compartilhadas. Isso inclui:
- Como está a escola?
- Oi amigo, como você está?
- O fim de semana passado foi muito divertido.
- Quando foi a última vez que conversamos, há um mês?
- Nossa última viagem foi muito divertida! Temos que fazer de novo.
Etapa 3. Refine sua expressão
Isso é especialmente importante para a seção de lembrete do e-mail. Se você não entra em contato com o destinatário há muito tempo, é melhor se desculpar ou dar uma desculpa por ligar apenas para lembrá-lo. Alguns exemplos de expressões sutis incluem:
- Eu sei que não nos falamos há muito tempo, mas eu queria lembrá-lo de …
- A chegada de um novo bebê tem me mantido ocupada, acabei de lembrar de te lembrar …
- Eu sei que você está ocupado, então não quero incomodá-lo, mas queria mandar um lembrete …
Etapa 4. Seja educado
Se o lembrete for importante, você pode parecer agressivo. Lembre-se de que o destinatário está ocupado com sua vida. Sempre diga “por favor” e “obrigado” com expressões apropriadas. Você pode incluir frases educadas como:
- Desculpe incomodá-lo, mas eu queria ter certeza …
- Responda a este e-mail assim que possível …
- Obrigado por ler e responder a este lembrete por e-mail. Eu realmente gostei disso.
- Estou esperando sua resposta.
Parte 2 de 3: Requisitos de listagem
Etapa 1. Use títulos de coluna
Você não precisa escrever uma coluna de título inteligente. Os títulos das colunas que são claros e inequívocos serão mais úteis. Dessa forma, o destinatário pode saber a finalidade do e-mail rapidamente. Algumas opções comuns para e-mails de lembretes amigáveis incluem:
- Verificar
- Lembrete rápido sobre …
- Próximas viagens / eventos.
- Contando participantes de viagens / eventos.
Etapa 2. Lembre-se de incluir um lembrete
Quando você tenta tanto ser educado e amigável, pode esquecer algo importante, como um lembrete. Escreva um lembrete de pacote no início do e-mail, após a saudação e uma frase de relacionamento pessoal. Por exemplo:
- "Oi amigo, Não nos falamos há muito tempo, Ben. Como estão sua esposa e filhos? Minha esposa e filho me mantiveram ocupado, mas eu queria te perguntar sobre …”
-
Oi!
Vovó, há muito tempo que tencionava enviar esta mensagem. Desculpe por estar muito ocupado. Eu quero lembrar a vovó sobre o nosso almoço …”
Etapa 3. Use uma linguagem concisa
É verdade que a linguagem educada requer frases mais longas. Por exemplo, a frase "Trabalhe mais" seria mais educada se você escrevesse "Seria melhor se você trabalhasse mais". Embora educadas, frases longas podem tornar o foco do seu e-mail confuso.
Use uma estrutura mais simples para seus e-mails. Talvez algo assim: Saudação (abertura) → Relações pessoais → Lembrete → Saudação de encerramento (fechamento)
Etapa 4. Edite as informações desnecessárias
Para cada frase e parte da frase, pergunte-se: “Isso é necessário?” Em alguns casos, “necessário” pode ter um significado amplo, como “Isso é necessário para que meu e-mail não pareça frio.” Remova as partes desnecessárias do e-mail.
Em geral, advérbios (como "muito", "muito", "realmente", "uma vez" e "é claro") podem ser removidos para tornar seu e-mail mais conciso
Etapa 5. Encerre o e-mail com uma saudação de encerramento
“Bênçãos” significa dizer “adeus”. A saudação de encerramento inclui expressões como "Saudações", "Atenciosamente", "Atenciosamente" e "Saudações". Sua assinatura deve ser escrita após a saudação de encerramento. Uma saudação geral de encerramento como essa pode parecer formal. Você pode querer tentar algo como:
- seu amigo
- seu amigo
- envie cumprimentos pelo sucesso
- Tenha um bom dia
- sua vez
- Estou ansioso para ouvir de você
Parte 3 de 3: Certificando-se de que não há erros no e-mail
Etapa 1. Verifique novamente seu e-mail
Até mesmo folhear um e-mail uma ou duas vezes reduzirá quaisquer erros básicos que possam surgir conforme você os escreve. Depois de escrever seu e-mail, verifique a ortografia e a gramática em seu e-mail.
- Muitos provedores de e-mail possuem recursos de verificação ortográfica e gramatical. A qualidade do recurso depende do provedor de e-mail. Em alguns casos, esse recurso pode não ser muito preciso.
- Lembre-se de verificar os campos de título, saudação e fechamento (fechamento). Você provavelmente vai esquecer isso e se concentrar apenas no conteúdo do e-mail.
Etapa 2. Leia o e-mail em voz alta
Se você estiver escrevendo um e-mail importante ou se quiser parecer educado e amigável com alguém, leia em voz alta o seu e-mail do início ao fim. Parece uma conversa? Em caso afirmativo, seu e-mail está pronto para ser enviado.
Reescreva frases ou passagens que pareçam estranhas. Use seu bom senso ao avaliar isso. Cada pessoa terá uma visão diferente dependendo de como você fala
Etapa 3. Peça a outra pessoa para ler seu e-mail
Para comunicações importantes, como para fins comerciais, você pode pedir a outra pessoa para verificar o e-mail de lembrete antes de enviá-lo. Se o seu e-mail for conciso, geralmente leva pouco tempo e é fácil detectar até mesmo o menor dos erros.
- Verifique os serviços de mensagens online. Envie e-mails para amigos on-line e faça perguntas como: “Olá, você pode ler o e-mail curto que preciso enviar? Não vai demorar muito."
- Lembre-se de sempre agradecer a todos que lêem seu e-mail. Afinal, eles ajudam você.
