Uma maneira de as empresas permanecerem competitivas é melhorar seus processos de negócios, tanto do ponto de vista operacional quanto financeiro. Para fazer isso, é necessária uma forma de medir o progresso do processo específico. “O que não pode ser medido não pode ser gerenciado.” Uma empresa não pode gerenciar um processo se não tiver um método de medição apropriado. Portanto, as métricas (detalhes mensuráveis do processo) são usadas para coletar dados antes e depois da implementação das mudanças. A análise dessas métricas fornece dados que comunicam a quantidade de melhoria devido às mudanças no processo. Para começar, primeiro você precisa selecionar uma métrica que se ajuste ao processo que está medindo.
Etapa
Parte 1 de 3: Configurando o Sistema de Melhoria de Processo
Etapa 1. Determine o que precisa ser medido
Ou seja, o que você quer dizer com “melhoria”. Você quer um processo que seja mais confiável, rápido, eficiente ou melhor em outra coisa? Isso irá esclarecer seu projeto. Certifique-se de que seu processo produz resultados mensuráveis.
Por exemplo, uma empresa que deseja aumentar a velocidade de entrega do produto medirá o tempo de entrega. As empresas de digitalização de dados podem desejar medir a porcentagem de erros de caracteres em um lote ou a saída do processo
Etapa 2. Certifique-se de que o vocabulário do projeto seja consistente
Use termos comumente compreendidos para garantir a precisão e consistência das medições. Isso garante a confiabilidade das informações compartilhadas com outras partes de diferentes locais e instalações. Isso evitará mal-entendidos e esclarecerá as definições de todas as variáveis que estão sendo medidas.
Por exemplo, a empresa mede o tempo em dias. Outras filiais da mesma empresa podem ter interpretações diferentes da palavra “um dia”. Talvez, eles pensem nisso como uma jornada de trabalho de 8 horas, e não 24 horas. Coisas como essa podem levar a mal-entendidos entre as filiais da empresa
Etapa 3. Decida como os dados serão coletados
Os dados devem ser coletados da mesma maneira em toda a empresa. Por exemplo, se um departamento usa uma amostra aleatória para coletar dados, todos os departamentos devem seguir o exemplo. Caso contrário, os dados não serão comparáveis. Além disso, as unidades de medida também devem ser as mesmas. Certifique-se de que as unidades de medida usadas são todas iguais ao medir a saída.
Por exemplo, a velocidade de entrega pode ser medida em minutos ou horas. A conversão de uma unidade para outra é apenas uma perda de tempo
Etapa 4. Determine o padrão de precisão de cálculo
Isso significa que um departamento não deve arredondar os números até que não haja vírgulas e outro departamento deve arredondar até dois dígitos após a vírgula. A diferença no nível de detalhe dos números vai atrapalhar os resultados. Não se esqueça, unidades menores tendem a fornecer resultados mais precisos.
Por exemplo, todos os departamentos devem concordar sobre como arredondar os números
Parte 2 de 3: Determinando Métricas Apropriadas para o Projeto
Etapa 1. Escolha uma métrica primária
As principais métricas definem os resultados ou objetivos da melhoria do processo. Por exemplo, um fabricante de automóveis pode medir o número de carros produzidos por hora. Antes que a melhoria do processo seja realizada, a base de medição é feita primeiro. Ao final do projeto, o processo é medido novamente. Em seguida, é feito o cálculo do número de melhorias no processo.
Etapa 2. Conecte as principais métricas às métricas de negócios
As métricas de negócios medem como as melhorias do processo operacional alcançam uma das metas da empresa. Por exemplo, se a métrica principal é acelerar a produção do produto, a métrica de negócios pode aumentar os lucros ou diminuir os custos fixos. Existe uma relação de causa e efeito entre as principais métricas e as métricas de negócios. Essa discrepância explica o motivo pelo qual as melhorias nas principais métricas também melhoram o desempenho da empresa.
Etapa 3. Considere possíveis resultados inesperados
Cargas inesperadas podem surgir como resultado de projetos de melhoria de processo. Se a métrica primária mede o que deve ser melhorado, haverá outras métricas consequentes para medir o que não deve ser alterado. Os dados métricos consequenciais devem ser obtidos antes, durante e depois do projeto. Das muitas métricas de conseqüência possíveis em um projeto, apenas algumas têm um grande impacto na qualidade da saída e devem ser levadas em consideração.
Por exemplo, uma empresa que busca aumentar a velocidade de entrega não deve ter custos aumentados devido ao manuseio inadequado e danos ao produto. Nesse caso, a proporção de defeitos do produto é uma métrica consequencial
Etapa 4. Defina as métricas financeiras
Economizar dinheiro não é necessariamente a principal métrica da empresa. No entanto, as empresas precisam monitorar os resultados financeiros das melhorias de processos. Isso não deve ser confundido com os custos contábeis do projeto. As métricas financeiras devem ser uma ferramenta para analisar os benefícios financeiros dos projetos realizados. Muitas empresas continuam monitorando as métricas financeiras por até um ano após a conclusão do projeto.
Por exemplo, um aumento no tempo de fabricação pode aumentar a receita da empresa. A empresa irá monitorar a receita, juntamente com outros fatores como lucro, desde o momento da implementação da mudança, e para medir como será o impacto da mudança do processo
Parte 3 de 3: Coletando dados
Etapa 1. Meça o tempo
O tempo de processo mede a duração das etapas no processo de fazer um produto ou serviço durar. Outras métricas de tempo medem o tempo que um projeto agrega valor ou o tempo que leva para responder a uma solicitação do cliente. O cálculo da métrica pode ser uma porcentagem do tempo de entrega.
As estratégias para reduzir o tempo do processo comprovadamente aumentam os negócios. Isso pode aumentar a produção e entrega mais rápida de produtos ou serviços. Se o preço e a qualidade dos produtos ou serviços forem iguais aos dos concorrentes, os clientes optarão por comprar produtos ou serviços de aceitação mais rápida. Se o tempo de processamento puder ser reduzido, as chances de recebimento de novos pedidos e negócios serão maiores
Etapa 2. Meça os custos
A métrica de custo avalia o custo total do processo de produção. Essa métrica também mede os custos operacionais em relação aos níveis de produção. O custo por transação mede o custo de produção de uma unidade. A economia de custos mede a redução de custos por transação. A economia de trabalho mede a redução nas horas de trabalho necessárias para produzir bens ou serviços.
Uma estratégia de redução de custos torna-se importante quando as receitas do negócio começam a diminuir. Por exemplo, o Bank of America experimentou um declínio nas receitas de empréstimos e negociações em 2011. Portanto, eles reduziram sua força de trabalho para continuar a pagar aos acionistas. Os gerentes e consultores do banco decidiram usar métricas de custo para identificar empregos que poderiam ser cancelados para economizar dinheiro sem prejudicar a empresa
Etapa 3. Meça a qualidade
As métricas de qualidade medem a satisfação do cliente. Os dados de satisfação do cliente podem ser obtidos por meio de pesquisas, reclamações de clientes e outros comentários. As métricas de qualidade também avaliam se um processo agrega valor ao cliente. Essa métrica também analisa a frequência de erros e retrabalho. A porcentagem de erros será vista no nível de defeitos do produto. A porcentagem de conclusão e o nível de precisão medem a frequência de processos sem defeitos.
- O setor de saúde depende muito de métricas de qualidade. A melhoria da qualidade deve ser baseada em dados. Os analistas examinam os dados financeiros e clínicos para determinar as variações na prestação de cuidados de saúde. O processo de entrega de serviço é dividido e, em seguida, procurado por áreas com desperdício ou redundantes para criar um processo que forneça resultados de alta qualidade. A redução de custos não agrega valor se não puder melhorar ou manter um determinado nível de qualidade.
- A chave para melhorar a qualidade é aumentar a eficiência sem reduzir a eficácia. Eficiência se refere à quantidade de recursos necessários para entregar um produto ou serviço. Eficácia refere-se a quão bem os objetivos do produto ou serviço são alcançados.
Etapa 4. Meça a saída
As métricas de saída medem a quantidade de um produto ou serviço fornecido durante um período de tempo. As metas de produção devem estar alinhadas com as demandas do cliente. As métricas de saída também consideram a carteira de pedidos e o excesso de estoque (a soma de ambos deve ser mínima). Por fim, o trabalho em andamento é medido para determinar o número de produtos ou serviços em andamento.
Uma estratégia para aumentar a produção na manufatura é o trabalho padronizado. Por exemplo, na indústria automotiva, os fabricantes de automóveis têm métodos padrão para instalar carros. Os fabricantes podem definir padrões de processo de produção para aumentar a produção. As métricas podem ajudar a analisar o quão bem um processo está melhorando a produção. O processo é considerado bem-sucedido se o produto for feito dentro de um certo tempo com um novo processo padronizado aumentando em número
Etapa 5. Meça a complexidade do processo
Essa métrica mede o número de etapas do processo de produção que devem ser aprovadas. Essa métrica também mostra a frequência de lentidão do processo devido a mudanças de mãos ou solicitações de aprovação do supervisor. O número de etapas do processo é contado junto com as etapas do processo de agregação de valor. Essas etapas tornam o produto ou serviço mais valioso. A métrica também mede a frequência de devoluções de produtos para reparos de defeitos.
