Se você trabalha como professor ou redator de manuais técnicos, é claro que terá de escrever as instruções todos os dias. No entanto, para a maioria das pessoas, pode ser difícil escrever diretrizes claras. Você pode pular uma etapa importante porque supõe que o leitor a executará automaticamente ou confundirá o leitor com as muitas ações envolvidas em uma única etapa. Para poder escrever diretrizes claras, você deve primeiro saber como concluir a tarefa. Leve o seu guia ao pé da letra para garantir que ele ajude o leitor a concluir a tarefa.
Etapa
Parte 1 de 3: Noções básicas sobre tarefas
Etapa 1. Reúna os materiais necessários
Antes de escrever um guia, você deve estar familiarizado com a tarefa envolvida. Prepare todas as ferramentas e equipamentos necessários e organize-os na ordem em que são usados.
Escreva tudo que você precisa. Ao escrever um guia, você pode precisar relacionar todos os suprimentos e materiais necessários para concluir a tarefa
Etapa 2. Conclua você mesmo a tarefa relacionada
Mesmo que você mesmo consiga concluir a tarefa relacionada várias vezes, é uma boa ideia repetir a tarefa novamente ao escrever o guia para não perder nada.
- Se você conhece bem a tarefa, pode usar um atalho. Certifique-se de não perder nenhuma etapa ou informação ao escrever o guia.
- Imagine que você está prescrevendo uma receita para alguém. Se você cozinhar este prato com frequência, poderá avaliar os ingredientes de que precisa apenas olhando para eles. No entanto, é claro que outras pessoas precisam de um número preciso de doses desses ingredientes.
Etapa 3. Crie um esboço detalhado
Conforme você executa as tarefas, reserve um minuto para anotar o que você fez. Isso o ajudará a escrever seus guias em uma ordem lógica. Se você fizer uma tarefa enquanto escreve as etapas, saberá exatamente o que precisa ser feito e quando concluí-lo.
Etapa 4. Defina seu público
A forma como o guia é escrito pode ser adaptada ao tipo de pessoa que lerá e seguirá seu guia. Como escrever um guia para adolescentes será diferente dos adultos.
Também afeta os motivos do público para concluir a tarefa. O objetivo de um aluno que trabalha em um projeto é certamente diferente daquele de um adulto que deseja concluir seu trabalho
Etapa 5. Crie uma breve introdução
Esta introdução dirá ao leitor o que pode ser feito e quais serão os resultados ao concluir a tarefa. Esteja ciente de que a maioria das pessoas irá pular a introdução ou folheá-la. Portanto, não inclua informações ou avisos importantes na introdução.
- Por exemplo, se você está escrevendo um guia sobre como fazer sanduíches de pasta de amendoim e geleia, pode mencionar brevemente que os sanduíches de pasta de amendoim e geleia são uma opção boa e simples para almoços infantis e lanches da tarde.
- Se você achar que precisa incluir um aviso em sua introdução, é uma boa ideia incluí-lo em uma das etapas, caso o leitor perca sua introdução.
Parte 2 de 3: redigindo o guia
Etapa 1. Divida a tarefa em pequenos passos
Cada etapa deve conter uma ação. Se você tiver mais de uma frase ou duas por etapa, tente dividi-la em etapas mais curtas e simples.
Por exemplo, você escreveu um guia sobre como passear com o cachorro. A etapa que diz "Coloque a coleira em volta do pescoço do cachorro e amarre a guia" é uma etapa combinada que consiste em duas ações: prender a guia e amarrar as rédeas. Então, escreva “Coloque a guia ao redor do pescoço do cachorro” como a primeira etapa e “Coloque a guia na guia” como a segunda etapa.
Etapa 2. Comece cada etapa com uma palavra de ação
Cada etapa escrita deve ser factível. Use verbos para indicar exatamente qual ação deve ser realizada para concluir uma etapa da tarefa.
- Construa suas frases para dizer a alguém o que fazer, não o que eles precisam saber.
- Por exemplo, digamos que você esteja escrevendo um guia sobre como levar o cachorro para passear e uma etapa seja ajustar o tamanho das coleiras. Para esta etapa, a frase "verifique o tamanho das coleiras" ou "meça o pescoço do seu cachorro" é mais provável do que simplesmente "Saiba o tamanho das coleiras".
Etapa 3. Siga o progresso lógico
Suponha que o leitor começará a trabalhar imediatamente após ler a primeira etapa. Normalmente, o leitor não lerá as etapas do guia até o fim. Se houver informações que o leitor precisa saber para concluir a tarefa, inclua essas informações nas etapas do guia.
- Se houver um perigo em uma etapa específica, inclua um aviso nessa etapa. Não inclua um aviso na introdução ou no final do guia quando for tarde demais.
- Inclua instruções apropriadas para que os leitores saibam quando realizaram as etapas corretamente. Por exemplo, você pode escrever "As correias têm o tamanho certo se você puder deslizar dois dedos entre a parte de trás da coleira e o pescoço do cachorro".
Etapa 4. Escolha suas palavras com cuidado
Use uma linguagem simples que seja fácil de entender para todos. Você deve evitar o uso de jargões ou termos técnicos. Se você deve usar um termo técnico, mantenha-o curto e simples.
Por exemplo, se você estiver escrevendo um guia sobre como abrir um processo, pode ser necessário incluir termos legais. Escreva uma explicação simples primeiro e, em seguida, continue com os termos técnicos usados no teste
Etapa 5. Use verbos positivos
Normalmente, é uma boa ideia escrever o que o leitor deve fazer para completar a tarefa, ao invés do que não fazer. Quando uma pessoa lê um guia, sua mente terá como objetivo completar a tarefa. Se você começar com coisas que eles não deveriam fazer, eles podem ficar confusos e fazer o que não deveriam.
Por exemplo, se você está escrevendo um guia sobre como passear com o cachorro, pode querer escrever "certifique-se de que a coleira esteja bem presa" ou "ajuste a coleira para que se encaixe corretamente" em vez de "não coloque a guia muito apertado "ou" não use uma gola muito apertada. "muito estreito."
Etapa 6. Escreva na segunda pessoa
Use a palavra “você” para se dirigir diretamente aos seus leitores, para que não se confundam. Quando você usa a palavra “você”, os leitores saberão o que precisa ser feito para concluir a tarefa sem ter que adivinhar.
Por exemplo, se você escrever “a alavanca deve ser pressionada”, você está fazendo o leitor adivinhar quem deve pressioná-la. A frase “você tem que apertar a alavanca” ou mesmo “apertar a alavanca” não deixará o leitor em dúvida
Etapa 7. Inclua alternativas
Às vezes, há mais de uma maneira de concluir uma ou mais etapas. Inclua alternativas junto com as etapas para que os leitores possam escolher a forma que preferirem.
Por exemplo, se você está escrevendo um guia sobre como fazer um sanduíche de manteiga de amendoim e geleia, inclua um recheio alternativo, como "Manteiga de amêndoa para pessoas com alergia a amendoim"
Etapa 8. Inclua uma imagem, se ajudar
Existe um provérbio mais ou menos assim: “uma imagem é melhor do que mil palavras”. Para criar diretrizes claras, às vezes imagens ou diagramas tornarão mais fácil para os leitores compreenderem as diretrizes fornecidas.
Para obter mais orientação técnica, certifique-se de que a imagem possa ajudar claramente o leitor e que a ação na imagem não seja obstruída por ferramentas ou mãos
Parte 3 de 3: Testando guias criados
Etapa 1. Organize seu guia em seções
Tarefas complexas têm mais de uma parte. Se você estiver escrevendo um guia para uma tarefa grande com várias seções menores, divida-os em seções separadas.
- Se você estiver numerando os guias, atribua um número a cada seção. O leitor sentirá o sucesso da conquista após completar cada seção.
- Mesmo se sua tarefa não tiver partes que sejam apenas parcialmente controláveis (semi-independentes), divida-a em partes se a tarefa tiver várias etapas. Dessa forma, o leitor não ficará sobrecarregado com o número de etapas do guia.
Etapa 2. Experimente fazer o guia que você escreveu
Se você não puder seguir as diretrizes escritas, ninguém mais o fará. Peça a um amigo que leia e siga o guia e pergunte se há alguma parte que o confunda.
Pode ser necessário testar o guia várias vezes, especialmente se ele for longo ou complexo
Etapa 3. Edite seu guia com cuidado
Erros de digitação e gramaticais prejudicarão a clareza de seu guia, tornando-o difícil de segui-lo. Leia o guia para trás e para a frente para ter certeza de que não há erros.
Se você não está confiante em suas habilidades de edição, peça a um amigo para verificar o seu guia
Etapa 4. Inclua uma lista de ferramentas e materiais necessários
Especialmente se a tarefa exigir ferramentas ou materiais especiais, esta lista será de grande ajuda para o leitor. Coloque esta lista no início do guia para que o leitor possa reunir todas as ferramentas e materiais antes de iniciar a tarefa.
Imagine que você está escrevendo uma receita. As receitas sempre incluem todos os ingredientes e utensílios de cozinha necessários no início. Dessa forma, você pode coletar tudo antes de cozinhar
Etapa 5. Forneça avisos apropriados
Ao testar o guia, você pode descobrir perigos ocultos que não foram revelados quando você o escreveu pela primeira vez. Avise os leitores para que eles possam se proteger contra esse perigo.
