Mesmo que as pessoas raramente enviem documentos por fax, você ainda pode precisar enviar um fax em algum momento. Existem vários motivos pelos quais as pessoas continuam enviando fax, especialmente para enviar contratos ou se não têm o equipamento ou a tecnologia necessária para enviar documentos de outra forma. Felizmente, você pode enviar documentos usando um aparelho de fax, um computador e até mesmo um smartphone.
Etapa
Método 1 de 3: usando uma máquina de fax
Etapa 1. Faça as configurações na máquina de fax
Para enviar e receber documentos com um aparelho de fax, certifique-se de que o aparelho de fax esteja conectado a uma linha telefônica fixa.
- Recomendamos que você assine uma linha telefônica dedicada se enviar fax com freqüência. Você não poderá usar o telefone e o aparelho de fax ao mesmo tempo.
- Verifique também se o aparelho de fax tem toner e papel se quiser receber um fax.
- Se você não tiver um aparelho de fax em seu escritório ou casa, pode alugar um em uma locadora de computadores ou em uma biblioteca pública. Essa opção é perfeita se você não envia documentos por fax com frequência.
Etapa 2. Ajuste as configurações
Nem todos os aparelhos de fax são iguais, mas geralmente você terá a opção de ajustar as configurações. Leia o guia do usuário para aprender sobre os recursos especiais fornecidos pelo seu aparelho de fax.
- Se você deseja saber se o documento foi enviado com sucesso, ative a página de confirmação. Se este recurso estiver ativado, a máquina de fax imprimirá uma página após o envio do fax, que contém uma notificação se o documento foi enviado com sucesso ou falhou.
- Você também pode definir o cabeçalho do fax, que é a linha de texto que aparecerá na parte superior do documento que está sendo enviado. Geralmente, contém informações básicas sobre o remetente do fax.
- Se você também planeja receber fax, pode escolher entre o modo de recepção automática ou manual, que exige que você dê permissão quando um fax chegar.
Etapa 3. Prepare o documento
Use documentos originais, não fotocópias, para resultados mais limpos e fáceis de ler.
Use uma folha de rosto sobre a página que deseja enviar. A folha de rosto contém algumas informações, como o nome do remetente e o número do fax, o nome do destinatário e o número do fax, a data e o número de páginas incluídas no fax
Etapa 4. Coloque o documento na máquina de fax
Muitas máquinas fornecem um alimentador de papel (um local para papel como uma impressora) e uma tela plana (tela plana) ao mesmo tempo. Se você deseja enviar apenas um documento de uma página, use um destes recursos. Se você deseja enviar várias páginas de um documento, recomendamos o uso de um alimentador de papel.
- Ao usar o alimentador de papel, você pode carregar todas as páginas de um documento de uma vez. O aparelho de fax tem um ícone para indicar a direção em que o papel deve ficar ao ser colocado no alimentador de papel. Algumas máquinas também oferecem a opção de digitalizar e enviar documentos de um lado para outro. Portanto, verifique o manual do usuário para ver se o seu aparelho de fax oferece esse recurso.
- Ao usar o recurso de tela plana, abra a tampa na parte superior do aparelho de fax e coloque o documento voltado para baixo na tela. Certifique-se de alinhar o documento de acordo com as linhas na tela. Depois disso, feche a máquina antes de continuar.
Etapa 5. Digite o número do fax
Certifique-se de que o número inserido contenha o código de área, o código do país e o número do destinatário do documento. Digite o número da mesma forma que você faz para discar o número pelo telefone.
Etapa 6. Pressione o botão "Enviar" para enviar o fax
Alguns instantes depois, o fax enviará o documento e os papéis começarão a entrar na máquina.
O botão a ser pressionado na máquina de fax pode dizer "ir" ou "enviar fax" em vez de "enviar"
Etapa 7. Procure a mensagem de confirmação
Alguns aparelhos de fax exibem uma mensagem na tela informando que o fax foi enviado com sucesso. Se você configurar o aparelho de fax para imprimir uma confirmação, ele imprimirá os detalhes do status do fax que você enviou.
Método 2 de 3: usando um computador
Etapa 1. Selecione o programa que deseja usar
Ao enviar um fax através de um computador, você pode usar o software instalado no computador ou aproveitar as vantagens de um serviço online.
- Alguns sistemas operacionais são equipados com aplicativos que podem ser usados para enviar fax. Por exemplo, o Windows 7 fornece uma ferramenta chamada Fax e Scan para enviar fax sem usar um aparelho de fax.
- Para usar um programa de computador, primeiro conecte o computador a um telefone fixo. Se isso não for possível, basta usar um serviço online.
- Alguns dos serviços online que podem ser usados incluem eFax, MyFax e FaxZero. Alguns serviços são gratuitos e outros exigem que você pague por uma assinatura ou associação. Também existem serviços que cobram uma taxa por cada fax enviado.
Etapa 2. Abra o programa desejado e crie um novo fax
Nem todo software é igual, mas você terá a opção de criar um novo fax ("criar novo fax") ou algo semelhante.
Etapa 3. Anexe o documento
Para enviar um fax via computador, você deve carregar o documento em uma mensagem. Você encontrará um botão que diz "fazer upload de documentos" ou algo semelhante.
- Se você tiver um documento eletrônico, localize-o em seu computador e anexe-o à mensagem.
- Se o documento ainda for papel, use um scanner para convertê-lo em um arquivo digital. Se você não tiver um scanner, pode tirar uma foto do documento e enviá-lo por e-mail para você mesmo ou transferi-lo diretamente para o seu computador.
Etapa 4. Digite o número do fax e o corpo da mensagem
Digite uma mensagem curta para o destinatário no espaço fornecido na tela, como quando você enviou um e-mail. Ele funciona como uma folha de rosto para que você não precise anexar uma folha de rosto separada. Você também deve inserir o número de fax do destinatário no campo PARA.
Também pode ser necessário inserir um código de confirmação para provar que você não é um robô
Etapa 5. Pressione o botão "Enviar"
Após anexar o documento, escrever a mensagem e inserir o número de fax do destinatário, pressione o botão Enviar para finalizar seu trabalho.
Método 3 de 3: usando um telefone ou tablet
Etapa 1. Baixe o aplicativo
Existem muitos aplicativos para tablets e telefones que você pode usar para enviar fax da mesma forma que faria por meio de um computador. Alguns aplicativos podem ser obtidos gratuitamente, enquanto outros são pagos. Alguns dos aplicativos populares incluem Fax Burner, Files Anywhere e JotNot Fax.
Alguns aplicativos atribuem a você um número de fax temporário. Isso não é ideal se você envia e recebe fax com freqüência
Etapa 2. Execute o aplicativo e selecione o documento a ser enviado
Assim que o aplicativo for aberto em seu dispositivo móvel, você será solicitado a criar um novo fax. A primeira coisa a fazer é selecionar o documento que deseja enviar por fax.
- Se o documento estiver armazenado em seu dispositivo, por e-mail ou em um serviço de armazenamento em nuvem, como o DropBox, localize e carregue o documento desse aplicativo.
- Se o documento ainda for papel, use um tablet ou telefone para tirar uma foto do documento e anexá-lo à mensagem.
Etapa 3. Insira o número do fax e o corpo da mensagem
Digite a mensagem no destinatário do fax, da mesma forma que faria em um computador. Certifique-se de inserir o número de fax do destinatário no campo PARA da mensagem.
Etapa 4. Toque no botão "Enviar"
Após anexar o documento, digitar a mensagem e inserir o número de fax do destinatário, pressione o botão Enviar para enviar o fax.
Pontas
- Adquira uma impressora multifuncional para enviar fax do trabalho ou de casa sem ter que fazer download de programas, carregar documentos na Internet ou comprar um aparelho de fax separado. No entanto, você ainda precisará de um telefone fixo.
- Se você tiver uma conta que fornece um serviço de fax online, como RingCentral ou eFax, use essa conta para enviar fax diretamente do Gmail. Tudo que você precisa fazer é inserir o número de fax do destinatário seguido por @ nomedodomínio.com no campo PARA. Por exemplo, se você usa eFax, escreva [email protected].
- Os aparelhos de fax podem obstruir e os documentos em papel ficarem grudados. Nesse caso, o documento deve ser reenviado.
