3 maneiras de ser mais eficiente no trabalho

2024 Autor: Jason Gerald | [email protected]. Última modificação: 2024-01-19 22:13

Atualmente, a pressão do trabalho está ficando mais forte. Qualquer pessoa com um emprego de tempo integral sabe que a jornada média de trabalho nem sempre é suficiente para fazer tudo. No entanto, sua produtividade pode ser bastante aumentada com a adoção de hábitos criados para tornar o trabalho mais eficiente. O trabalhador eficiente usa todo o tempo disponível, dando atenção total às tarefas mais importantes primeiro. Ser eficiente no trabalho não só aumentará sua produtividade e mostrará isso ao seu chefe, mas também o deixará mais satisfeito porque você teve um dia produtivo.

Etapa

Método 1 de 3: Criando Foco

Etapa 1. Mantenha um local de trabalho limpo e organizado

Alcançar a eficiência no trabalho às vezes pode ser tão fácil quanto limpar seu local de trabalho. Um local de trabalho desarrumado e limpo prejudicará sua produtividade. Se você está sempre tendo problemas para encontrar ferramentas ou documentos por causa dessa bagunça, seu tempo foi perdido. Mantenha apenas os itens que você usa diariamente - outros itens devem ser mantidos longe de sua mesa, mas ainda podem ser recuperados rapidamente.

• Se você trabalha em um escritório, organize o espaço e a mesa de trabalho de modo que possa encontrar rápida e facilmente o que precisa para o trabalho. Se você não trabalha em um escritório, os mesmos princípios ainda se aplicam. Por exemplo, se você trabalha em uma oficina de bicicletas, mantenha suas ferramentas limpas e organizadas para que possa encontrá-las quando precisar. Quase todos os locais de trabalho se beneficiam de mantê-los limpos.

  

• Os funcionários de escritório e outras pessoas que lidam com grandes quantidades de papelada devem estabelecer um sistema de arquivamento lógico e organizado. Mantenha os documentos que você usa com frequência à mão. Salve outros documentos em ordem alfabética ou outra ordem.

Etapa 2. Verifique se o seu local de trabalho está bem abastecido

Certifique-se de ter os itens e ferramentas necessários para o seu trabalho. No escritório, isso significa que você deve ter ferramentas como furador, grampeador, calculadora, etc. Fora do escritório, as ferramentas são diferentes, mas o princípio ainda é o mesmo - tenha as ferramentas de que precisa para trabalhar com eficiência antes de começar a trabalhar.

• Também significa ter certeza de ter um estoque de todas as ferramentas necessárias para seu trabalho. Os professores precisam de giz, os carpinteiros precisam de pregos, etc.
• Certifique-se de que seu equipamento esteja bem conservado. Uma ferramenta importante que interrompe pode atrapalhar o fluxo de trabalho de todo o dia se você não puder trabalhar sem ela! Economize tempo a longo prazo, reservando um pouco para limpar e manter seu equipamento periodicamente.

Etapa 3. Mantenha o cronograma consolidado

Se você tem um plano, é claro que acho que seu trabalho será mais eficiente. Para realmente fazer um cronograma eficaz, limite-se a apenas um livro de planejamento (e um calendário extra no trabalho a longo prazo). Não complique seu trabalho mantendo mais de um bloco de notas. Você precisa ser capaz de ver em um só lugar o que você precisa fazer.

• Organize cada dia fazendo uma lista de “coisas a fazer”. Comece com a prioridade mais alta para que possam ser concluídas primeiro. Coloque as tarefas menos importantes no final. Comece no topo da lista. Se você não completar a lista de tarefas em um dia, conclua a tarefa inacabada no dia seguinte.

  

• Estabeleça prazos para os projetos mais importantes e seja realista com os prazos necessários. Você não quer se preparar para o fracasso - é melhor pedir um tempo extra no início do projeto do que solicitá-lo quando o prazo estiver próximo.

Etapa 4. Elimine suas distrações pessoais

Locais de trabalho diferentes terão distrações diferentes - alguns trabalhos serão agitados por colegas de trabalho barulhentos. Outros podem estar muito quietos, o que o distrairá ao menor som. Faça o que for preciso para manter o foco. Se você tem permissão para ouvir música no trabalho, leve um mp3 player para o trabalho. Você pode até considerar postar notas em seu local de trabalho para que seus colegas de trabalho não o incomodem. Pode parecer duro, mas não é assim. Esta é uma forma razoável e eficaz de fazer com que as pessoas o deixem no trabalho. Lembre-se de que você pode socializar durante os intervalos e na hora do almoço.

• Um dos aborrecimentos mais comuns são os sites da Internet. Estudos mostram que dois terços dos trabalhadores passam pelo menos algum tempo em sites não relacionados ao trabalho todos os dias. “Felizmente, a maioria dos navegadores de internet permite que você baixe recursos de produtividade gratuitos para ajudá-lo a bloquear sites problemáticos. Pesquise adições na loja do seu navegador com as palavras-chave "bloqueador de sites" ou "auxiliar de produtividade". Você obterá alguns resultados gratuitos e eficazes.

  

• Outra ótima maneira de evitar distrações é limitar suas ligações (para evitar conversas telefônicas desnecessárias) e minimizar encontros repentinos.

  

Etapa 5. Use os intervalos para cuidar de assuntos pessoais

Surpreendentemente, essas pausas podem aumentar a eficiência do seu local de trabalho, em vez de atrapalhar. Em primeiro lugar, o descanso torna-o mais revigorado e menos cansado. Em segundo lugar, o descanso lhe dá tempo para lidar com suas distrações. Faça pausas para fazer qualquer coisa que possa distraí-lo no trabalho. Você costuma sonhar com seu irmão no trabalho? Ligue para eles durante os intervalos e elimine essa distração!

Método 2 de 3: Fazendo as estratégias funcionarem com eficácia

Etapa 1. Divida suas responsabilidades em partes gerenciáveis

Grandes projetos podem ser intimidantes - se eles forem muito grandes, é muito fácil se livrar deles primeiro, gastando tempo em trabalhos menos importantes até que você acabe tendo que trabalhar neles conforme o prazo se aproxima. Como um trabalhador eficiente, você tem que fazer o que é importante primeiro, mesmo quando isso significa que você está fazendo uma pequena parte de um grande trabalho. Não é muito gratificante concluir uma pequena parte de um grande trabalho, mas é uma maneira inteligente de aproveitar ao máximo o seu tempo. No longo prazo, você completará as tarefas mais importantes com mais rapidez se concluí-las aos poucos a cada dia.

Por exemplo, se você tiver que fazer uma grande apresentação em um mês, estabeleça uma meta para delinear hoje. Não consome muito tempo, por isso não o distrai do trabalho, mas é uma primeira etapa importante que torna o resto do processo mais rápido e fácil

Etapa 2. Ilumine seu trabalho com delegação

A menos que você esteja no fundo do seu trabalho, você tem a oportunidade de dividir algumas tarefas repetitivas entre seus subordinados para economizar tempo. Não dê um projeto a seus subordinados se você puder concluí-lo bem. Dê-lhes um trabalho monótono e demorado para que você possa se concentrar em coisas mais importantes. Se você estiver delegando trabalho, lembre-se de seguir um prazo. Sempre seja grato quando seus subordinados o ajudarem - se eles virem que você o aprecia, é mais provável que trabalhem em seu próximo projeto.

• Se você é um estagiário, um funcionário de nível inferior, ainda pode compartilhar esse trabalho monótono com funcionários do mesmo nível que você (com a permissão deles e com a permissão de seu supervisor, é claro). Se você usar a ajuda de seu parceiro, esteja preparado para ser recompensado na próxima vez!

  

• Se você tem um bom relacionamento com seu chefe, pode até perceber que ele está delegando parte do trabalho para outra pessoa em seu nome!

  

Etapa 3. Mantenha as meias magras

Há uma razão pela qual todo mundo odeia reuniões - de acordo com uma pesquisa de 2012, quase metade dos participantes achava que as reuniões eram uma perda de tempo de trabalho - mais do que o tempo que gastavam em locais pessoais e recreativos. As reuniões podem ser vitais para discutir metas e definir uma visão para o futuro. Mas muitas vezes isso se torna uma reunião ineficaz por horas, até dias, sem produzir nada. Aqui estão algumas dicas para tornar suas reuniões mais eficazes:

• Crie uma agenda antes de cada reunião para que o tempo alocado seja maximizado. Insira o período de tempo em que cada tópico deve ser coberto. Siga sua agenda tanto quanto possível. Se outro tópico surgir, recomende-o para discussão mais tarde.
• Convide o mínimo de pessoas possível. Manter o comparecimento ao mínimo nas reuniões diminuirá as chances de a conversa sair do assunto. Também mantém as pessoas que não precisam estar presentes para continuar trabalhando em suas mesas.
• Mantenha os slides da apresentação no mínimo. Há pouco debate sobre se os slides da apresentação (PowerPoint, etc.) ajudam ou atrapalham a eficiência da reunião. É bastante óbvio: se você estiver usando slides de apresentação, certifique-se de que eles sejam tão concisos e informativos quanto possível. Use slides para mostrar imagens e dados que não podem ser transmitidos por meio de suas palavras, não todo o conteúdo de sua apresentação.
• Finalmente, o princípio principal, sabe o que você quer decidir antes de iniciar a reunião e tome essa decisão o mais rápido possível.

Etapa 4. Pare com a dramatização no escritório em primeiro lugar

O local de trabalho pode ser estressante. Se houver um temperamento crescente, enfrente-o imediatamente. Pode ser você, a pessoa com quem está lidando ou ambas as partes precisam se desculpar. Faça isso o mais rápido possível. Se você permitir que a luta se arraste, sua eficiência será atingida e custará tempo a longo prazo, pois você tenderá a evitar essa pessoa. Mais importante, não deixe que o drama no trabalho destrua sua eficiência e seu humor!

• Não tenha medo de envolver um mediador. Todos nós sabemos que o drama e a mágoa podem atrapalhar o fluxo de trabalho, por isso muitos contratam pessoas designadas especificamente para resolver conflitos no local de trabalho. Entre em contato com o pessoal de recursos humanos em seu escritório se estiver se sentindo frustrado, triste ou com medo por causa de outras pessoas em seu local de trabalho.
• Quando tudo acabar, você não precisa ser amigo do colega com quem discutiu, mas deve poder trabalhar com ele. Seja educado e discreto no seu local de trabalho, mesmo com pessoas que você odeia.

Método 3 de 3: Fazendo mudanças no estilo de vida

Etapa 1. Descanse bem

O cansaço nunca melhora a qualidade do trabalho de ninguém. O cansaço tornará seu desempenho mais lento e, se você adormecer facilmente, poderá ser constrangedor em uma reunião importante. Mais do que isso, a falta de sono criará muitos problemas de saúde. Não adormeça ou falte ao trabalho porque está doente - durma de 7 a 8 horas por dia para ter a melhor qualidade.

A fadiga no trabalho pode ser apenas uma pequena distração. Mas, na pior das hipóteses, pode ser um sério problema de segurança. Se você tem um emprego no qual está em jogo a vida de outras pessoas (por exemplo: balconista de aeroporto ou motorista de caminhão), é muito importante administrar seus horários de sono

Etapa 2. Exercício

A ciência mostrou que o exercício melhora o humor no trabalho e a produtividade. Isso é muito importante, especialmente para funcionários de escritório que passam muito tempo apenas em frente ao computador. Com exercícios, você não só fica mais saudável, mas também mais feliz, mais concentrado e motivado.

Se você está começando uma rotina de exercícios pela primeira vez, experimente uma combinação de cardio e musculação

Etapa 3. Mantenha o bom humor

Se você está tentando melhorar a eficiência do trabalho, precisa trabalhar com seriedade. Muitas vezes isso não é uma boa ideia - você pode aumentar sua eficiência no curto prazo, mas isso não te deixa feliz no trabalho, é muito fácil ficar farto, levando ao esgotamento e à falta de motivação. Tente permanecer motivado - se você se sentir feliz no trabalho, ficará mais motivado e ambicioso. Faça pequenas coisas para elevar o seu humor que não atrapalhem a produtividade, como ouvir música, alongar-se um pouco ou levar seu laptop para a sala de descanso para um ambiente mais silencioso e tranquilo.

• Aproveite ao máximo o seu almoço - aproveite esta oportunidade para desfrutar de uma boa refeição e brincar com seus amigos.
• Use o café com cuidado. O café pode ser um estimulante fantástico se você estiver se sentindo muito letárgico, mas se você usá-lo todos os dias, pode se tornar dependente dele e não fará nenhum bem a longo prazo.

Etapa 4. Motive-se

É mais fácil trabalhar com mais eficiência se você tiver um bom motivo para trabalhar. Se você costuma achar difícil se manter motivado, pense nos motivos que o levaram a procurar esse emprego - seus objetivos na vida, seus sonhos ou sua própria visão. Tente pensar que seu trabalho é o caminho para seu objetivo final. Se você gosta do seu trabalho, pense em como ele afeta o modo como você se sente - você se sente satisfeito depois de fazê-lo?

• Pense nas coisas boas que resultam do seu trabalho. Talvez você possa ter seu próprio carro ou casa, ou pode mandar seus filhos para a escola. Pense também nos benefícios que você obtém com seu trabalho, como seguro saúde e um dentista para você e sua família.

  

• Pense nas consequências se você não trabalhar. O que você tem que abrir mão porque perdeu sua fonte de renda? Como isso afetou sua família e as pessoas próximas a você?

Etapa 5. Recompense-se

Se você aumentar a eficiência do seu trabalho com sucesso, comemore. Não é fácil quebrar velhos hábitos e adotar novos; portanto, recompense seu trabalho árduo. Pegue uma cerveja depois do trabalho na sexta-feira, ou uma festa com seus amigos, ou apenas deitado na cama lendo um livro - o que te deixa feliz depois de uma longa semana. Isso é muito importante para mantê-lo motivado.

Seu presente não precisa ser muito grande e não deve ser um fardo financeiro. Guarde seus presentes de luxo para ocasiões especiais