Solicitado ou não, escrever um relatório de status pode ser uma ótima maneira de comunicar as realizações. Um bom relatório de status ajudará o chefe, assim como você, a controlar as tarefas e os resultados do trabalho. A seguir, um guia para escrever relatórios de status fáceis de ler.
Etapa
Método 1 de 1: escrever um relatório de status
Etapa 1. Dê um título e uma data ao relatório
Um título contendo uma data (por exemplo, "Resultados da primeira semana de dezembro") é uma opção de título eficiente. Certifique-se de escrever a data no relatório.
- Se o relatório for enviado por e-mail, você pode usar o nome e a data como cabeçalho.
- Se o relatório for um documento, coloque o título e a data como cabeçalho do documento.
Etapa 2. Anote informações detalhadas sobre o projeto, como nome do projeto, data de início / término e nomes de pessoal
Etapa 3. Descreva as conquistas com os títulos "Conquistas", "Tarefa concluída" e assim por diante
- Certifique-se de mencionar o período do relatório, por exemplo, semana, mês, trimestre, etc.
- Use verbos ativos para iniciar o relatório, como "terminar", "explicar", "projetar", "melhorar", "refinar" etc.
- Para relatórios semanais, você pode simplesmente incluir 3-6 pontos, cada um com uma frase longa.
Etapa 4. Anote o que precisa ser realizado no próximo período de relatório, título "Próximo Plano", "Próxima Tarefa", "PR", etc
- Calcule o tempo que leva para completar uma tarefa, se possível, por exemplo "Documentar uma mudança de projeto (Tempo estimado: 2 dias)."
- Combine a próxima tarefa com o cronograma do seu projeto.
- Para relatórios semanais, você pode simplesmente incluir 3-6 pontos, cada um com uma frase longa.
Etapa 5. Anote também os problemas que você está enfrentando ou experimentará com os títulos "Problemas" ou "Problemas e comentários"
Para esta seção, você pode escrever 1-2 parágrafos curtos.
- Por exemplo, se você está tendo problemas para entrar em contato com seu fornecedor porque não há ninguém no escritório esta semana, ou tem sugestões para melhorar a maneira como sua empresa trabalha, anote-as na seção "Problemas e comentários".
- Se você está apenas relatando um problema, mas não precisa de ajuda quando estiver escrito, não se esqueça de mencioná-lo. Comentários como "Problema resolvido em 2 dias" dirão ao seu supervisor para não interferir, mas fique de olho no problema que você está tendo.
- Se o seu problema de trabalho não for resolvido, o supervisor não pode dizer que você não contou a ele.
Etapa 6. Leia o relatório novamente e envie-o às partes relevantes
Exemplo
Aqui está um exemplo de relatório de status do editor do wikiHow. Combine o estilo, o formato e a lista de realizações neste exemplo com os dados do seu trabalho, mas esteja ciente de que cada etapa começa com um verbo ativo.
Relatório de status de 26 de setembro de 2011.
Finalizado
- 3 artigos iniciados: 1 artigo de sua própria ideia, 2 artigos para atender a solicitações.
- Desenvolva 2 artigos
- Reescrever 1 artigo
- Patrulha cerca de 400 alterações e verifica as solicitações de edição em busca de erros ortográficos / duplicações.
O próximo plano
- Adicionando uma imagem a 1 artigo.
- Releia e edite 1 artigo.
- Peça a um editor com formação médica ou primeiros socorros para revisar artigos sobre fraturas. O autor não tem formação médica, por isso duvida dos resultados de sua pesquisa.
- Rever 1 artigo que já é bom, mas requer melhorias estilísticas e informações adicionais.
Problemas / comentários
- Obrigado aos programadores, porque garantiram que a atualização do software desta semana ocorresse sem problemas. Os problemas que ocorrerem serão relatados posteriormente.
- Um voluntário está triste porque seu gato morreu. Os voluntários foram convidados a descansar primeiro.
Pontas
- Se possível, escreva um relatório positivo. Os relatórios não são o lugar para reclamar, ficar com raiva ou dar desculpas. Uma maneira de escrever um relatório positivo é dar sugestões, ou pelo menos instruções para resolver um problema, se você relatar um problema. Sua sugestão é a prova de que você tomou a iniciativa de resolver o problema.
- Agradeça no lugar certo, por exemplo, a um colega de trabalho que o ajudou. Se você ajudar outro colega de trabalho, mencione isso no relatório também.
- Seja honesto ao relatar. Não relate coisas que você não faz.
- Escreva um breve relatório. Seu gerente é uma pessoa ocupada, ele não tem muito tempo para ler seu relatório. Se o gerente precisar de mais informações, ele perguntará.
- Se você escrever um relatório em uma sexta-feira à tarde, saberá o quanto seu trabalho está progredindo quando retornar ao trabalho na segunda-feira de manhã.
- Se você tem muitas coisas para monitorar (solicitações de compra, solicitações de mudança, solicitações de trabalho, notas, etc.), criar uma tabela ou banco de dados pode ser uma boa maneira de controlá-los.
- Escreva relatórios específicos.
- Faça uma cópia do relatório para você. A cópia pode ajudá-lo a escrever um currículo ou a escrever conquistas na hora de um aumento.
- Se você deseja escrever um relatório de status, escreva um relatório regularmente ou, pelo menos, escreva uma conquista, para não perder horas rastreando o que fez. Todos os dias, anote as conquistas ao preencher o cartão de presença.
- Este método de escrever um relatório de status também pode ser usado quando você relata o status de um projeto em uma reunião.
- Relatar sobre algo que você acabou de começar, um livro que acabou de ler ou algo que você está pesquisando, tudo bem. Nem tudo pode ser feito em uma semana, e a preparação que você faz pode ser demorada e agregar valor ao projeto.
Aviso
- Escreva relatórios profissionalmente. Seu relatório pode ser lido por mais pessoas do que você pensa, especialmente se for enviado por e-mail.
- Se você enviar a seu chefe um relatório não solicitado, esteja preparado para escrever o mesmo relatório na próxima semana!
- Geralmente, não faça muitas promessas. Apenas me diga o que você pode fazer.
