A agenda diária ajuda você a realizar as atividades dentro do cronograma, por exemplo, cumprir compromissos importantes, realizar tarefas, realizar atividades divertidas e cumprir prazos. No entanto, criar o hábito de usar uma agenda todos os dias não é fácil, porque você precisa fazer anotações regularmente e levá-la para todos os lugares. Leia as instruções a seguir para se acostumar a usar a agenda como parte de sua rotina diária de forma fácil e eficiente.
Etapa
Parte 1 de 2: Escolhendo a Agenda Certa
Etapa 1. Considere para que você está usando a agenda
Existem várias agendas de acordo com a profissão e personalidade do usuário. Ao selecionar uma agenda, você pode usar um bloco de notas pautado ou uma agenda impressa que fornece tabelas para registrar várias tarefas. Pense com antecedência por que você deseja usar a agenda e para quê. Se a agenda for o único meio de planejamento das atividades diárias, use apenas uma agenda. Usar mais de uma agenda tende a ser confuso e menos útil. Para determinar a agenda mais apropriada, considere o seguinte:
- Preciso colocar um número de telefone na agenda?
- Vou usar a agenda apenas para registrar a programação da reunião?
- Eu preciso de uma agenda que dure mais de um ano?
- A agenda pode substituir as notas que costumo usar, por exemplo: agenda de tarefas diárias?
- Vou usar um caderno normal ou uma agenda tabular com vários recursos?
- Eu preciso de uma agenda pequena que caiba no meu bolso ou uma agenda grande o suficiente para manter o controle das atas de reuniões?
- Vou anotar a programação todos os dias ou é apenas para atividades de fim de semana?
Etapa 2. Escolha a agenda conforme necessário
Procure uma agenda em uma loja que vende material de escritório, papelaria, calendários ou online. O preço da agenda é muito variado. Além de considerar o aspecto estético, priorize a distribuição de livros e formatos de mesa na pauta. Escolha uma agenda que você goste de acordo com seu estilo de vida e atividades diárias.
Etapa 3. Considere o aspecto estético
Além de priorizar funções, uma agenda atraente e agradável deixa você mais feliz em usar a agenda. Você pode escolher uma agenda simples com uma capa preta lisa ou uma capa colorida com imagens e designs atraentes. O aspecto estético será benéfico se estiver de acordo com a ética de trabalho vigente na empresa.
Também preste atenção aos aspectos estéticos da agenda, não apenas do lado de fora. Muitas pessoas preferem agendas com páginas simples em vez de páginas pautadas. Outros requerem tabelas simétricas ou um layout fácil de ajustar. Você mesmo pode precisar de uma agenda diferente com um determinado visual. Escolha uma agenda com uma capa e interior bonitos para deixá-lo animado para usar sua agenda todos os dias
Etapa 4. Prepare uma caneta e um lápis
A agenda será mais útil se for usada para fazer anotações. Tenha um lápis e uma caneta onde você irá escrever ou colocar sua agenda, por exemplo:
- Em sua pasta ou bolsa de laptop
- Na bolsa
- Na mesa do escritório
- Na escrivaninha em casa
- Perto do telefone
- Se você costuma perder seus utensílios de escrita, mantenha um lápis em sua agenda para o caso ou use uma agenda que tenha um porta-lápis.
Parte 2 de 2: Como usar a agenda de maneira eficaz
Etapa 1. Pretende usar a agenda todos os dias
Pessoas fortemente comprometidas tendem a ser mais capazes de cumprir seus compromissos. Mudar hábitos não é fácil, mas você pode formar novos hábitos dizendo a si mesmo que pretende fazer pequenas coisas de novas maneiras.
Lembre-se de que bons hábitos são mais fáceis de formar se você se concentrar em um hábito específico de cada vez. Não crie novos hábitos que o oprimam. Por enquanto, concentre-se em criar o hábito de usar uma agenda
Etapa 2. Diga a um amigo que você deseja usar a agenda
As pessoas tendem a adotar novos hábitos com mais facilidade em comunidades que conhecem suas resoluções e se apóiam mutuamente. Compartilhe suas intenções com um amigo ou colega de trabalho. Se seus amigos quiserem ter os mesmos bons hábitos, vocês podem lembrar uns aos outros de fazer anotações regularmente.
Etapa 3. Coloque a agenda no mesmo lugar todos os dias
Use a agenda como o único calendário em casa e no trabalho, porque você terá dificuldade em organizar uma agenda se usar duas agendas. No entanto, isso também requer consistência porque você deve registrar todas as atividades em casa e no trabalho. Para não ter que procurar, escolha um local no escritório e outro em casa para colocar a sua agenda. A consistência é o fator determinante para formar esse hábito, portanto, não coloque sua agenda em outro lugar.
- Um ótimo lugar para colocar sua agenda em casa é ao lado do telefone, na pasta, perto do telefone ou das chaves do carro.
- O local certo para colocar a sua agenda no escritório é na sua secretária, na gaveta principal da sua secretária, ao lado do seu telefone ou na sua pasta.
Etapa 4. Faça uma anotação para lembrá-lo de sempre levar uma agenda quando estiver indo e voltando do trabalho
É possível que você tenha deixado sua agenda para trás em casa ou no trabalho quando começou a usá-la. Para evitar isso, anote os lembretes e coloque-os em um local visível em sua casa e no escritório. Com base na pesquisa, uma maneira eficaz de moldar certos comportamentos é usar lembretes escritos em pequenos pedaços de papel. Faça o mesmo para você, definindo um lembrete: “Você trouxe sua agenda?” em um lugar visível, por exemplo:
- No laptop
- Na mesa
- Ao lado do telefone
- Na porta
- Na mesa da cozinha
- No espelho do banheiro
- Libere lembretes se você estiver acostumado a carregar sua agenda com você e para o trabalho.
Etapa 5. Coloque todas as informações na agenda
Depois de ter uma agenda, você deve registrar muitas informações, por exemplo: reuniões agendadas, tarefas não concluídas e outras atividades que foram planejadas com antecedência. Reserve uma ou duas horas para registrar todas essas informações. Este método também faz com que você se acostume a usar a agenda corretamente e a ser capaz de fazer uma boa programação. Coisas a serem anotadas na agenda, por exemplo:
- Informações de contato de familiares, amigos, colegas e clientes
- Agenda de reuniões no escritório
- horário de aula
- Prazos para trabalhos de escritório ou trabalhos escolares
- Horário de trabalho (se o horário de trabalho mudar com frequência)
- Uma consulta com um clínico geral ou dentista
- Aniversários de entes queridos
- Atividades importantes no escritório
- Evento privado especial
- Datas importantes para um hobby ou atividade extracurricular, por exemplo: um recital de piano ou uma programação de prática de ioga
Etapa 6. Leia a agenda todas as manhãs
Todas as manhãs, antes de sair para o trabalho, reserve um tempo para ler a agenda para determinar a programação de reuniões, reuniões e tarefas que você deve concluir. Reserve um tempo para lembrar se há alguma tarefa que você precisa adicionar à sua programação, se ela foi concluída ou se precisa ser reprogramada. Verifique sua programação todas as manhãs para aproveitar ao máximo seu tempo de trabalho assim que chegar ao escritório.
Etapa 7. Leia a programação antes de sair do trabalho
Certifique-se de ter concluído todas as atividades diárias conforme planejado, lendo a agenda mais uma vez antes de sair do trabalho. Pense se há algo que você precise anotar para a próxima semana. Adquira o hábito de atualizar as anotações em sua agenda para facilitar o cumprimento de suas responsabilidades de trabalho.
Etapa 8. Use o reforço positivo para se motivar
Pense na agenda como algo positivo na vida diária, não como um fardo ou obrigação. Use uma agenda para se recompensar depois de terminar uma tarefa. No final, você tentará concluir uma tarefa porque deseja sentir como é bom riscar uma programação de tarefa concluída. Faça o seguinte como reforço positivo:
- Risque tarefas e reuniões concluídas. Se você não estiver se sentindo bem, releia todas as atividades que realizou e sinta-se orgulhoso do que fez.
- Recompense-se por completar algumas tarefas. Por exemplo: desfrute do seu café favorito ou dê um passeio relaxante depois de completar 5 tarefas ou atingir um determinado objetivo. Isso o deixará mais motivado para usar sua agenda e concluir as tarefas da melhor maneira possível.
- Faça algo divertido enquanto lê a agenda. Em vez de se sentir sobrecarregado ao verificar a agenda, use a agenda como uma ferramenta que apóia a produtividade do trabalho. Acostume-se a ler a agenda enquanto realiza atividades divertidas para se sentir mais positivo e eliminar os sentimentos negativos. Por exemplo: toda vez que você ler sua agenda pela manhã ou antes de voltar do trabalho, tome uma xícara de café, chocolate ou ouça sua música favorita. Esse método faz com que o cérebro associe a agenda a algo que estimule sentimentos positivos.
- Dê uma recompensa especial se você conseguir usar a agenda de forma consistente por uma semana. Pessoas que estão apenas começando a usar uma agenda geralmente precisam de motivação extra para se acostumar a carregar uma agenda e fazer anotações todos os dias. Se você puder fazer isso por uma semana, dê a si mesmo um presente especial, por exemplo: tomar um sorvete, assistir a um filme ou tomar café com um amigo. Depois de algumas semanas, você se acostumará a carregar e usar a agenda.
- Escreva coisas positivas, como fazer anotações sobre uma tarefa importante. Para facilitar os novos hábitos, use a agenda para lembrar planos de atividades divertidas (almoço com os amigos, por exemplo) e atividades menos agradáveis (por exemplo: consultar o dentista).
Etapa 9. Adquira o hábito de atualizar as notas de atividades conforme necessário
Ao verificar a agenda pela manhã e à noite, anote todas as novas informações, por exemplo: tarefas a serem concluídas, programações de reuniões, compromissos e prazos. Além disso, faça anotações sempre que houver uma nova tarefa. Atualizar sua agenda regularmente tornará mais fácil para você administrar seu tempo e se sentir mais calmo. Além disso, você não precisa se lembrar das tarefas que foram registradas para ficar livre de preocupações e dúvidas.
Se houver tarefas muito pesadas, faça uma programação separada para que possa concluí-la de acordo com sua capacidade. Não deixe sua motivação se perder porque você pensa em tarefas inacabadas enquanto faz sua rotina diária de trabalho
Etapa 10. Seja paciente
Você levará de 1 a 2 meses para que o novo hábito siga seu curso. Seja paciente e perdoe-se se você deixar sua agenda em casa ou se esquecer de registrar sua agenda porque novos hábitos irão se formar depois de algum tempo. Lembre-se de que pequenas omissões não diminuem sua capacidade de formar novos hábitos.
Prepare um plano de backup para o caso de você se esquecer de trazer sua agenda, por exemplo, escrevendo a programação da reunião em um pequeno pedaço de papel e colando-o na sua mesa no escritório. Para se lembrar de atividades e prazos muito importantes, use um aplicativo de lembrete online em seu telefone ou laptop para se certificar de que está sempre atualizado, mesmo se não cumprir sua agenda
Pontas
- Veja a agenda como uma ferramenta útil, em vez de um fardo. Você achará mais fácil organizar suas atividades diárias se usar uma agenda. No longo prazo, você pode economizar algumas horas economizando alguns minutos por dia.
- A consistência apoiada por reforço positivo desempenha um papel importante na formação de novos hábitos. Para manter a motivação, use a agenda regularmente, concentre-se nas coisas positivas que você obtém ao usá-la e recompense-se, se necessário.
- Escolha uma agenda que você goste e de acordo com suas necessidades. Compre uma agenda que forneça um formato tabular para que você possa anotar todas as informações importantes e programar suas atividades diárias.
