O feedback é um dos principais aspectos que podem ajudar funcionários e alunos a se aprimorarem. Além de ser considerado importante, o feedback também é um componente obrigatório na maioria dos escritórios e salas de aula. Isso pode ser visto especialmente se você tiver funcionários ou se for responsável por ensinar outras pessoas. Escrever feedback por e-mail está se tornando cada vez mais importante à medida que mais funcionários se comunicam e trabalham remotamente. Se você for o supervisor de desempenho de um funcionário, escreva um feedback sobre o desempenho dele. Se você é um professor, escreva um feedback para seus alunos.
Etapa
Método 1 de 3: Escrever feedback para funcionários por e-mail
Etapa 1. Informe o motivo pelo qual você está enviando um e-mail ao funcionário (e-mail)
Você pode dizer a ele no assunto do e-mail ou no corpo do e-mail. No entanto, é uma boa ideia colocar no assunto do e-mail para que ele saiba o que o e-mail está prestes a ler.
Por exemplo, escreva “Feedback da proposta do projeto - ótimo começo!” sobre o assunto do e-mail
Etapa 2. Inicie o e-mail com uma frase amigável
Isso mostrará aos funcionários que você está fornecendo um feedback amigável, não crítico. Além disso, isso aumenta a probabilidade de que os leitores de e-mail leiam e recebam feedback construtivo.
Escreva algo como “Tenha um bom dia!”
Etapa 3. Aprecie o trabalho que o funcionário realizou
Normalmente, a pessoa que recebe o feedback realiza uma tarefa que você avaliaria com muita dificuldade, portanto, elogie-a no início do e-mail para que saiba que você aprecia seus esforços.
Você poderia dizer: “Obrigado por trabalhar tanto nesta proposta. A proposta é muito boa.”
Etapa 4. Em primeiro lugar, dê feedback positivo aos funcionários
O feedback positivo fará com que as críticas severas pareçam mais brandas. Seja honesto, mas não se esqueça de cumprimentá-lo também. Você deve se concentrar em seu trabalho atual ou em uma tarefa concluída anteriormente.
Diga: “Esta proposta é muito boa. Você escreveu um objetivo muito impressionante e também posso ver que houve muito desenvolvimento na metodologia usada.”
Etapa 5. Escreva o feedback negativo como sugestões
Na verdade, escrever sugestões sobre quais pontos precisam ser substituídos é mais eficiente, mas o leitor não será capaz de aceitar esse tipo de conselho muito bem. No final, ele poderia ter se sentido desanimado. Portanto, anote o feedback do seu ponto de vista e como você o mudaria se redigisse a proposta.
Você pode escrever: “Vou trocar a parte um pela parte dois e, em seguida, explicar a parte três novamente para que a parte do orçamento também possa ser escrita lá. Além disso, você pode dizer "Vou deletar o segundo parágrafo, mas vou acrescentar uma revisão do projeto em andamento no fechamento"
Etapa 6. Explique o feedback negativo dado
Explique o problema que ele tem e onde está o problema, se necessário. Se sua crítica se referir a uma mudança de expectativas ou direção, informe-o. Inclua também motivos detalhados pelos quais deve haver uma alteração nessa seção.
- Diga: “Estamos fazendo grandes mudanças na empresa, então precisamos escrever uma proposta mais detalhada desenvolvendo-a em várias partes. Já dei uma visão geral de quais partes precisam ser mais desenvolvidas.
- Se você quiser escrever um feedback relacionado à atitude da pessoa, não se esqueça de fornecer um exemplo concreto do que você quer dizer. Por exemplo, se você quiser fazer uma crítica sobre o uso de roupas inadequadas ao participar de uma reunião com um cliente, deve fornecer um exemplo de um erro que ele cometeu. Por exemplo, “A última vez que vimos um cliente, você estava usando chinelos e, antes disso, estava vestindo uma camiseta. Roupas como essa não refletem o profissionalismo da empresa que sempre mostramos.”
Passo 7. Dê-lhe sugestões sobre como ele pode melhorar
Seu feedback será inútil se você não fornecer uma saída para ele. Essas sugestões podem ser qualquer coisa, desde uma lista específica de entradas a uma lista geral de sugestões de conquistas.
- Você pode dar um exemplo para que ele possa resolver o problema. Esta é uma excelente opção se você tem uma sugestão concreta em mente. Por exemplo, diga “Para sua próxima apresentação, use cores neutras e não use transições entre os slides. Além disso, há clientes participando da reunião, então não use o jargão da empresa.”
- Como alternativa, você pode perguntar a ele quais soluções ele gostaria de fazer para resolver o problema. Essa opção é uma excelente opção se você deseja falar sobre um problema que pode ter várias opções de solução. Por exemplo, “Quais são algumas maneiras de melhorar sua próxima apresentação?” ou “Que mudanças você gostaria de fazer na sua próxima apresentação?”.
Etapa 8. Lembre-o das possíveis consequências
Alguns problemas no local de trabalho podem prejudicar o nome da empresa, portanto, os funcionários devem estar cientes disso. Em algumas situações, não há muitas consequências se um funcionário cometer um erro. No entanto, também há momentos em que você perdeu um cliente ou não pode fornecer um serviço eficaz devido à falta de funcionários. Às vezes, também há consequências para os trabalhadores se eles não melhorarem a situação. Notifique seus funcionários imediatamente se ocorrer algum problema.
- Por exemplo, diga a ele que você está preocupado com a saída do cliente por causa de um erro na papelada.
- Como alternativa, diga ao funcionário que ele não pode ser incluído no próximo projeto se não houver melhoria em sua capacidade de redigir documentos.
Etapa 9. Encerre o e-mail com uma oferta para esclarecer e explicar o feedback
Essa é uma boa maneira de encerrar o e-mail e mostrar a ele que você o apoia. Além disso, isso também o deixará confortável quando quiser pedir esclarecimentos sobre coisas que não entende.
Por exemplo, escreva uma frase como: “Informe-nos se tiver outras perguntas ou se precisar de esclarecimento sobre este assunto”
Método 2 de 3: Escrevendo Feedback sobre as Avaliações
Etapa 1. Defina os objetivos da avaliação de desempenho
Esta é a razão pela qual existe avaliação. O funcionário saberá o que vai ler se souber quais são seus objetivos e se ajudar a projetar feedback para ele.
- Por exemplo, você se concentra em melhorar o desempenho dos funcionários? Você está conduzindo uma avaliação em toda a empresa para determinar qual treinamento profissional é necessário? Você faz revisões trimestrais?
- Informe o funcionário sobre esse objetivo quando você fornecer feedback para ele. Você pode dizer: “A empresa está planejando oferecer sessões de treinamento profissional com base nas necessidades dos funcionários. Portanto, eu forneço análises de desempenho para cada funcionário.
Etapa 2. Revise o feedback anterior
Isso pode ser feito com base em análises fornecidas anteriormente, bem como em feedback informal fornecido durante o período de avaliação. Você também deve verificar o que o funcionário fez após o feedback ter sido dado. Ele usou isso para melhorar a si mesmo? O feedback só entra no ouvido direito e sai pelo esquerdo?
- Se ele fizer alterações com base no feedback anterior, incorpore esse ponto em uma avaliação positiva sobre ele.
- Se ele ignorar o feedback antigo, discuta problemas anteriores com ele e a falta de iniciativa para seguir as sugestões.
Etapa 3. Descreva o feedback positivo e inclua exemplos concretos
Sempre comece uma sessão de feedback deixando um comentário positivo. Elogie o funcionário pelo que ele fez bem e forneça comentários específicos sobre as realizações. Seja honesto e tente dar a mesma quantidade de feedback que o número de comentários negativos que você dá.
- Dê um exemplo como: “Você mostrou iniciativa quando se ofereceu para liderar um projeto. Além disso, você também demonstra boas habilidades de liderança ao coordenar membros da equipe, ouvir sugestões de outras pessoas e designar pessoas para suas respectivas tarefas.”
- Elogie a boa atitude e preciso continuá-la.
Etapa 4. Faça críticas construtivas e dê exemplos específicos
Concentre-se na crítica que pode trazer mais benefícios para a empresa ou para o funcionário-alvo. Informe ao funcionário quais áreas ele acha difíceis e por que isso é um problema para ele.
Dê exemplos específicos. Por exemplo, “Nas últimas três apresentações, você se esqueceu de apresentar seu orçamento estimado e desaceleração do projeto” ou “O número médio de projetos concluídos no último trimestre foi de 6, mas desta vez você só pode concluir 2. Acho que seu desempenho está abaixo da média”
Etapa 5. Defina os objetivos de desempenho para o próximo período de avaliação
Isso ajudará os funcionários a saber quais áreas precisam ser melhoradas. Além disso, você também entenderá o que a empresa precisa de seus funcionários. O trabalhador também achará este feedback mais útil porque com base na avaliação, ele sabe o que a empresa quer dele.
- Os objetivos devem ser curtos e específicos. Por exemplo, “Os funcionários devem vender 4 itens por dia”, “Os funcionários devem melhorar a comunicação com os clientes” ou “Os funcionários devem fazer treinamento de liderança”.
- Certifique-se de que cumprirá esses objetivos na próxima avaliação, pois é isso que os funcionários esperam.
Etapa 6. Ofereça oportunidades para treinamento de desenvolvimento profissional
Faça recomendações com base nas críticas construtivas que você fez. Essas recomendações podem ser baseadas em fontes existentes, como workshops, cursos de treinamento, treinamento interno ou mentoria entre funcionários. Além disso, você também pode sugerir cursos gratuitos disponíveis online se você tiver poucos recursos.
- Esteja aberto se precisar alterar uma sugestão depois de falar com um funcionário. Por exemplo, os funcionários podem solicitar treinamento profissional em que você nunca pensou antes.
- Considere as metas de trabalho do funcionário. Por exemplo, se seus funcionários desejam passar para cargos de gestão, você pode escolher o treinamento de liderança como uma opção de treinamento profissional. Alternativamente, se ele tiver interesse em design gráfico, permita que ele faça um curso para que ele possa usar suas habilidades na sua empresa.
Etapa 7. Incentive o funcionário a concluir a sessão de feedback
Não importa o quão brilhante seja a avaliação de desempenho de um funcionário, ninguém gosta de ouvir o que falta ou o que precisa ser melhorado, então encerre a sessão encorajando o funcionário a se sentir mais confortável e menos desanimado ou oprimido.
Diga algo como: “No último trimestre, tivemos algumas dificuldades imprevisíveis, mas você fez um excelente trabalho ajustando a carga de trabalho. Amamos o seu trabalho e esperamos ver mais trabalhos desse tipo no trimestre atual.”
Etapa 8. Incentive uma resposta do ouvinte
Esta resposta pode ser verbal após você ter discutido com ele, ou você pode fornecer um formulário de feedback para preencher. Você obterá uma resposta melhor se os funcionários tiverem tempo para pensar sobre suas avaliações de desempenho e escrever suas respostas em sua ausência.
Peça feedback à pessoa sobre o comentário que você deixou para ela. Por exemplo, “Você tem alguma sugestão para mim, o que preciso melhorar ao dar feedback? E "Meu feedback foi claro e útil o suficiente?"
Método 3 de 3: dando feedback aos alunos
Etapa 1. Concentre-se no desempenho de aprendizagem do aluno
O objetivo de fornecer feedback é ajudar os alunos a aprender. Portanto, dê comentários positivos que o direcionem a melhorar seus esforços, ao invés de criticar seus erros. Use esta sessão para dar instruções e não para criticá-los.
Você pode fornecer feedback por escrito sobre as tarefas dos alunos, incluindo tarefas escritas, apresentações e projetos
Etapa 2. Forneça feedback sobre o conteúdo e o mecanismo de entrega da tarefa
Ambos são importantes para o aluno porque ele ou ela deve saber como melhorar esses dois componentes. Além disso, há muitos alunos com melhor desempenho em uma área do que em outra. Por exemplo, um aluno pode ter uma ideia brilhante com o desenvolvimento de uma boa ideia, mas ele não consegue soletrar corretamente, não consegue usar a pontuação corretamente e tem muitas frases incompletas e imprecisas.
- Se você estiver fornecendo feedback para um projeto ou apresentação oral, certifique-se de fornecer feedback sobre cada seção da tarefa.
- Por exemplo, apresentações orais precisam de feedback sobre o conteúdo e as habilidades para falar em público. Enquanto isso, os projetos exigem feedback em termos de conteúdo, criatividade e métodos de entrega.
Etapa 3. Dê feedback positivo e negativo específico
Comentários como “bom trabalho”, “melhoria” ou “melhoria” não são considerados específicos o suficiente; os alunos não sabem quais partes melhorar e quais coisas são boas o suficiente. Diga aos alunos quais áreas precisam ser melhoradas e quais são boas o suficiente.
- Escreva algo como: “A tese é clara, bem escrita e usa o formato que estudamos. Porém, a frase de abertura deve ser corrigida, pois não está relacionada à sua tese”.
- Sugira, “Sua ideia está bem desenvolvida, mas eu recomendo que você faça sessões adicionais para melhorar o uso de vírgulas e praticar escrever frases perfeitas”.
- Faça uma combinação de comentários positivos e críticas construtivas.
Etapa 4. Sugira como melhorar a habilidade em vez de corrigir o erro
Você pode sinalizar alguns erros, mas não edite muito do trabalho do aluno. Anote todos os problemas que você encontrar no trabalho dos alunos, como o uso excessivo de vírgulas. Depois disso, sugira o que pode ser melhorado.
Por exemplo, “Você usou muitas vírgulas em seu ensaio. Por favor, verifique as regras para usar vírgulas e como combinar frases com vírgulas. Se você vier para uma sessão extra, podemos praticar como escrever um bom parágrafo juntos
Etapa 5. Priorize seu próximo rascunho ou tarefa
Definir prioridades como essa ajudará os alunos a se concentrarem em outras coisas que devem ser alcançadas. Você pode priorizar seus objetivos de aprendizagem ou necessidades dos alunos, dependendo do seu trabalho.
Diga: "Agora, você deve se concentrar em usar frases ativas e não usar frases incompletas."
Etapa 6. Limite o feedback a uma área ou habilidade se este for o problema principal
Concentre-se nos objetivos de aprendizagem atuais ou nas necessidades dos alunos que você está avaliando. Certifique-se de que o aluno saiba que você está corrigindo apenas algumas partes de sua redação, para que ele não presuma que o restante da redação é perfeito.
- Marque as áreas que serão o foco de seu feedback.
- Antes de devolver o trabalho do aluno, informe-o de que você está apenas fornecendo feedback sobre certas partes da tarefa.
- Você pode permitir que os alunos escolham quais habilidades ou seções desejam comentar.
Etapa 7. Não sobrecarregue os alunos
Se houver muitos erros, não corrija todos em uma sessão de feedback. Se você deixar muitos comentários em uma sessão, os alunos podem se sentir oprimidos e, eventualmente, desanimar. Portanto, deixe um comentário sobre o que é mais fácil e básico de corrigir.
- Por exemplo, você pode começar com maneiras de evitar escrever frases imperfeitas e procurar palavras no dicionário, se ele não souber como soletrá-las.
- Além disso, você também pode se concentrar nos objetivos de aprendizagem da tarefa.
Etapa 8. Motive os alunos a continuar aprendendo
Encerre a sessão de feedback com palavras positivas e incentive-o a continuar tentando. Você também pode lembrá-lo de suas realizações em outras atribuições, para que ele continue se esforçando ainda mais.
