Se você tiver que deixar o escritório por um tempo, ou se estiver planejando sair de férias, pode permitir que as pessoas lhe enviem um e-mail avisando que você está fora. Se você tiver uma conta do Exchange, o Outlook vem com funções integradas. Se você não tem uma conta do Exchange, ainda pode responder e-mails automaticamente criando algumas regras. Siga este guia para configurar suas respostas automáticas, quer você tenha uma conta do Exchange ou não.
Etapa
Método 1 de 4: Outlook 2010/2013
Etapa 1. Habilite as respostas automáticas
Selecione uma pasta do Exchange. Selecione a pasta em seu armazenamento de mensagens. Você deve selecionar uma pasta do Exchange para ver a opção Respostas automáticas. Abra o menu Respostas Automáticas (Fora do Escritório). Você pode encontrar esse menu clicando na guia Arquivo e, em seguida, selecionando a guia Informações.
Etapa 2. Configure sua resposta
No menu Respostas automáticas, marque a caixa que diz Enviar respostas automáticas. Você pode definir a hora ativa do assistente marcando a caixa e definindo a hora e o intervalo de datas.
Etapa 3. Escreva sua resposta
Para emails enviados de dentro do servidor Exchange, use a guia Por Dentro da Minha Organização. Para responder aos e-mails recebidos de outras pessoas, use a guia Fora de minha organização. Quando estiver satisfeito com sua resposta, clique em OK.
Etapa 4. Desative as respostas automáticas
Se você definir um intervalo de datas para sua resposta automática, o assistente será encerrado automaticamente quando o intervalo de datas terminar. Se você não definir um intervalo de datas, ele continuará até que você abra o menu Respostas automáticas e selecione “Não enviar respostas automáticas”.
Método 2 de 4: Outlook 2007
Etapa 1. Ative o Assistente do Office
Clique na guia Ferramentas. No menu Ferramentas, selecione Assistente de ausência temporária. Marque a caixa que diz “Enviar respostas automáticas de ausência temporária”. Você pode definir a hora ativa do assistente marcando a caixa e definindo a hora e o intervalo de datas.
Etapa 2. Escreva sua resposta
Para emails enviados de dentro do servidor Exchange, use a guia Por Dentro da Minha Organização. Para responder aos e-mails recebidos de outras pessoas, use a guia Fora de minha organização. Quando estiver satisfeito com sua resposta, clique em OK.
Etapa 3. Desative o Assistente de ausência temporária
Se você definir um intervalo de datas para sua resposta automática, o assistente será encerrado automaticamente quando o intervalo de datas terminar. Se você não definir um intervalo de datas, ele continuará até que você abra o menu Respostas automáticas e selecione “Não enviar respostas automáticas”.
Método 3 de 4: Outlook 2003
Etapa 1. Ative o Assistente do Office
No menu Ferramentas, selecione Assistente de ausência temporária. Marque a caixa que diz “Atualmente estou fora do escritório”.
Etapa 2. Escreva sua resposta
Na caixa intitulada “Resposta automática apenas uma vez para cada remetente com o seguinte texto:” digite a resposta que deseja usar como resposta de e-mail.
Etapa 3. Adicionar regras
Você pode adicionar regras ao seu Assistente, como encaminhar mensagens de certos remetentes para outros destinatários. Clique no botão Adicionar regra… para configurar a regra que você definiu. Por exemplo, você pode criar uma regra que encaminhe e-mail de um cliente específico para seus colegas de modo que e-mails importantes não sejam perdidos quando você estiver ausente.
Etapa 4. Desative o Assistente de ausência temporária
O Assistente de ausência temporária continuará até que você abra o menu Respostas automáticas e selecione “Não enviar respostas automáticas de ausência temporária”.
Método 4 de 4: Envio de respostas automáticas sem uma conta Exchange
Etapa 1. Crie um modelo
Sem uma conta do Exchange, a opção Resposta automática não está disponível. Mas ainda é possível configurar respostas automáticas usando um modelo e algumas regras. Comece criando um novo e-mail. Este será o modelo para sua resposta automática.
- Escolha um assunto que descreva resumidamente a situação. Por exemplo, “Fora do escritório até”. Você também pode escrever as palavras "resposta automática" no Assunto para que os destinatários saibam imediatamente que o que eles recebem é uma resposta automática.
- Escreva uma mensagem curta. No corpo do e-mail, escreva uma mensagem geral que possa ser aplicada a qualquer pessoa que a receber. Diga ao destinatário como entrar em contato com você ou com outra pessoa com quem ele possa entrar em contato.
Etapa 2. Salve seu modelo
Quando estiver satisfeito com a mensagem, clique em Salvar como… No menu suspenso "Salvar como tipo", selecione Modelo do Outlook. Isso salvará o arquivo como um modelo carregado no Outlook.
Etapa 3. Crie uma regra
Para que a resposta automática funcione corretamente, você precisará definir algumas regras para automatizar o processo. No Office 2003/2007, clique no menu Ferramentas e selecione Regras e Alertas. No Office 2010/2013, clique na guia Arquivo, selecione Informações e clique em Regras e Alertas. Isso abrirá o menu Regras de e-mail.
- Clique no botão Nova regra. Você será solicitado a selecionar um modelo. Na seção “Começar com uma regra em branco”, selecione “Verificar as mensagens quando chegarem”. Clique em Avançar.
- Decida qual mensagem responder. Se você quiser responder a todas as mensagens que receber em sua caixa de entrada, marque a caixa “onde meu nome está na caixa Para”. Você pode restringir designando uma entrega ou e-mail específico com certas palavras no assunto ou corpo do e-mail. Clique em Avançar depois de fazer sua seleção.
- Carregue seu modelo. Selecione a caixa “responder usando um modelo específico” na próxima janela para carregar a mensagem que você criou anteriormente. Clique no link na caixa de descrição para "um modelo específico". Isso abrirá uma caixa de diálogo perguntando onde salvar o modelo. Selecione "Modelos de usuário no sistema de arquivos". Abra a mensagem que você criou anteriormente.
- Defina suas exceções. Depois que o modelo é carregado, você pode especificar instâncias se não quiser que a resposta seja enviada, como para destinatários específicos ou para certos tipos de mensagens. Clique em Avançar depois de fazer sua seleção.
- Dê um nome à sua regra. Antes de terminar, você deve atribuir um nome à sua regra. Use algo fácil de lembrar para que possa desativar a regra rapidamente no futuro. Marque a caixa "Ativar esta regra" para ativar a regra e clique em Concluir.
Etapa 4. Desative a regra
Quando estiver de volta ao trabalho, você pode desativar a regra reabrindo o menu Regras e Alertas. Selecione a regra de ausência temporária que você criou na lista de regras ativas e clique no botão Excluir.
Pontas
- Uma organização geralmente é definida como sua empresa e contém pessoas que têm contas do Exchange Server em seu sistema de e-mail.
- O menu Ferramentas aparece na janela principal do Outlook. A janela principal é a mesma que aparece quando você inicia o Outlook e contém os menus Arquivo, Editar, Exibir, Ir, Ferramentas, Ações e Ajuda. Não há menu Ferramentas na janela que você usa para criar ou visualizar itens como mensagens de e-mail, contatos ou tarefas.
- Se você marcar a caixa Reproduzir automaticamente para pessoas fora da minha organização, a guia Fora da minha organização será exibida (Ativado) ao lado do nome da guia.
- O contato deve estar na pasta Contatos do Exchange Server. Se o contato estiver apenas em uma pasta que faz parte de um arquivo de pastas pessoais (.pst), a mensagem de resposta automática não será enviada.
