Uma fatura é uma lista de preços de mercadorias vendidas ou serviços prestados. O Microsoft Word permite que você crie faturas com modelos existentes ou com seu próprio design. As etapas a seguir orientam você na criação de faturas no Word 2003, 2007 e 2010.
Etapa
Método 1 de 1: baixando modelos prontos
Etapa 1. Crie um novo documento
Mesmo que um modelo pronto não seja um novo documento, inicie o faturamento como se estivesse criando um novo documento.
- No Word 2003, selecione "Novo" no menu Arquivo.
- No Word 2007, clique no botão Office no canto superior esquerdo da janela e selecione "Novo" no menu Arquivo.
- No Word 2010, clique na guia Arquivo e selecione a opção Novo na lista de opções à esquerda da janela.
- Não clique na barra de ferramentas Nova no Word 2003 ou no botão Novo na barra de ferramentas de acesso rápido no Word 2007/2010. O botão permite apenas criar um novo documento com o modelo Normal.dot ou Normal.dotx. Use este método se quiser criar uma fatura a partir de um documento em branco.
Etapa 2. Encontre o modelo desejado
- No Word 2003 e 2007, selecione Faturas na opção "Modelos do Office disponíveis" à esquerda do painel de tarefas Novo documento. Selecione um tipo de modelo na lista da janela do meio e, a seguir, selecione um dos modelos de faturamento que aparecem.
- No Word 2010, selecione Faturas na seção Modelos do Office disponíveis de Modelos do Office.com. Clique duas vezes na pasta de modelos que deseja criar e selecione um dos modelos de faturamento que aparecem.
Etapa 3. Baixe o modelo clicando no botão "Baixar" no meio da tela
Depois, você pode fazer alterações na fatura, com as informações disponíveis no final deste artigo. Depois de fazer as alterações, salve a carga.
Você também pode acessar modelos de cobrança para Word e Excel diretamente do site da Microsoft, em https://office.microsoft.com/en-us/templates/results.aspx?qu=invoices&ex=1.. Certifique-se de selecionar o apropriado fatura com a sua versão do Word
Etapa 4. Segunda forma:
Criação de faturas a partir de documentos em branco
Etapa 5. Crie a cabeça da nota
Anote o nome da sua empresa e inclua a descrição de "Faturamento" apropriada. Por exemplo, você pode listar "Ofertas" se o documento servir apenas como uma cotação, não uma fatura.
- Você pode incluir o cabeçalho na parte superior da página ou usar a função de cabeçalho do Word. Se estiver usando a função de cabeçalho do Word e prever que a conta excederá uma folha, você pode usar a opção Primeira página diferente para listar cabeçalhos completos na primeira página e cabeçalhos de resumo nas páginas subsequentes.
- O nome da empresa deve ter o mesmo tipo de letra que os outros materiais da empresa.
- O extrato deve ser redigido em tamanho grande o suficiente para que o destinatário do documento possa identificá-lo.
Etapa 6. Escreva a data de faturamento próximo ao topo do documento, à direita do extrato de faturamento
No entanto, você não precisa incluir uma data tão grande quanto a descrição.
O Word possui um recurso de data automática que pode inserir a data de hoje para você. Embora bastante útil, não use este recurso para faturas enviadas eletronicamente porque a data continuará mudando quando o documento for aberto. Embora a data de retenção não mude, o faturamento olhará para a data na fatura para ver quando você foi pago
Etapa 7. Numere a conta
Este número também deve aparecer no topo da conta. A numeração das contas facilitará o controle de suas contas se houver várias contas em aberto. Você pode numerar sua fatura das duas maneiras a seguir:
- Numeração global não relacionada ao cliente. Assim, você pode armazenar todos os documentos de faturamento em uma pasta.
- Numeração especial para cada cliente. Use esta numeração se quiser criar uma pasta separada para cada cliente. Você pode querer incluir parte do nome do cliente no número de faturamento, como "Swithin1".
Etapa 8. Exibir o endereço do remetente e do destinatário
Inclua seu endereço e nome, bem como o endereço do cliente na fatura.
Suas informações de contato devem incluir o nome da empresa, nome do beneficiário, endereço do cliente e endereço de telefone, fax e e-mail, se necessário
Etapa 9. Anote as informações de faturamento
O recurso de tabela no Microsoft Word facilita a criação de linhas e colunas para informações de faturamento, como quantidade do item, descrição do item / serviço, preço unitário / taxa de serviço e preço total do item adquirido.
O recurso de tabela do Word também permite realizar cálculos. Em vez de calcular manualmente o preço total de um item comprado, você pode simplesmente multiplicar a quantidade pelo preço. Depois disso, você pode calcular todos os subtotais para encontrar a conta total
Etapa 10. Escreva a fatura total no lado direito da fatura, logo abaixo do preço por item
Você pode negrito no faturamento total para uma visualização mais fácil.
Se você estiver cobrando imposto sobre vendas, mostre um subtotal de todos os bens / serviços, anote o imposto cobrado e inclua a porcentagem do imposto à esquerda do valor do imposto. Depois disso, escreva a conta total abaixo dela
Etapa 11. Incluir regras de pagamento
Você pode exibir as regras de pagamento na parte superior ou inferior das informações de faturamento. Uma regra de pagamento comumente usada é "pague quando a conta chegar". "vencimento em 14 dias", "vencimento em 30 dias" ou "vencimento em 60 dias".
Você pode incluir um memorando no final da fatura explicando como pagar, informações gerais ou um cliente de agradecimento por usar seu serviço
Passo 12. Guarde a fatura com um nome que seja fácil de entender e descreva o tipo de fatura
Você também pode incluir o nome da empresa, número de faturamento e nome do cliente.
Pontas
- Depois de salvar o documento de fatura, você pode usar o documento como um modelo para criar outra fatura usando a função "Novo a partir do existente" ao criar uma nova fatura. Você também pode salvar faturas em formato de modelo.dot ou.dotx para uso futuro.
- Outra forma de visualizar faturas e outras informações é criar uma pasta de trabalho do Microsoft Excel e colar um link para o arquivo da fatura no formato Word. Ao atualizar a pasta de trabalho, clique com o botão direito na planilha colada e selecione "Atualizar Link" para ver as alterações.
