O Procedimento Operacional Padrão (POP) é um documento que consiste em informações sobre as etapas para a execução de uma tarefa. Um SOP existente pode apenas precisar ser modificado e atualizado, ou você pode estar em um cenário em que terá que escrever do zero. Pode parecer muito trabalhoso, mas na verdade é apenas uma lista muito, muito "muito" exaustiva. Veja a Etapa 1 para começar.
Etapa
Parte 1 de 3: Criando seu formato SOP
Etapa 1. Escolha seu formato
Não há certo ou errado em escrever SOPs. No entanto, sua empresa pode ter vários SOPs aos quais você pode se referir como um guia de formatação, descrevendo a maneira preferida de realizar uma tarefa. Se este for o seu caso, use um SOP existente como modelo. Se não for esse o caso, você tem várias opções:
- Formato de etapas simples. Trata-se de um procedimento de rotina curto, com vários resultados possíveis e direto ao ponto. Além da documentação necessária e das diretrizes de segurança, este documento é simplesmente uma lista de frases simples contendo ordens de execução para o leitor.
- Formato passo a passo. Isso geralmente é para procedimentos longos - procedimentos que têm mais de dez etapas, envolvendo alguma tomada de decisão, esclarecimento e terminologia. Essa lista geralmente contém as etapas principais com as subetapas em uma ordem específica.
- Formato de fluxograma. Se o procedimento for mais parecido com um mapa com resultados infinitos possíveis, um fluxograma pode ser sua melhor aposta. Este é o formato que você deve escolher se os resultados nem sempre forem previsíveis.
Etapa 2. Considere seus leitores
Existem três fatores principais a serem considerados antes de escrever seu SOP:
- Conhecimento prévio dos seus leitores. Eles estão familiarizados com sua organização e seus procedimentos? Eles conhecem a terminologia? Seu idioma precisa corresponder ao conhecimento e ao investimento do leitor.
- Habilidades de linguagem do seu leitor. Existe uma chance de que pessoas que não entendem sua língua "leiam" seu SOP? Se isso for possível, é uma boa ideia incluir imagens e diagramas com legendas.
- Seus leitores. Se muitas pessoas estiverem lendo seu SOP de uma vez (cada uma com uma função diferente), você precisará formatar o documento como uma conversa em uma peça: o usuário 1 executa a ação, seguido pelo usuário 2 e assim por diante. Dessa forma, cada leitor pode ver como eles se tornam parte integrante de um mecanismo de negócios em funcionamento.
Etapa 3. Considere seu conhecimento
O ponto principal é: você é a pessoa certa para escrever isso? Você sabe o que esse processo envolve? Existe a possibilidade de erro? Como torná-lo seguro? Se não, talvez seja melhor dá-lo a outra pessoa. SOPs mal escritos - ou mesmo imprecisos - não só reduzem a produtividade e podem levar ao fracasso organizacional, mas também podem ser inseguros e ter um impacto negativo em tudo, desde sua equipe até o meio ambiente. Resumindo, este não é um risco que você deva correr.
Se este é um projeto dado a você e você sente que tem que (ou é obrigado) a concluí-lo, não tenha vergonha de pedir ajuda àqueles que completam os procedimentos do dia-a-dia. A realização de entrevistas é uma parte comum do processo de criação do SOP
Etapa 4. Decida entre SOPs curtos ou longos
Se você estiver escrevendo ou atualizando um SOP para um grupo de indivíduos familiarizados com protocolos, terminologia, etc., e se beneficiaria de um SOP curto e conciso que é mais uma lista de verificação, você pode escrevê-lo de forma abreviada.
Além dos objetivos básicos e das informações relevantes (data, autor, número de identificação, etc.), esta é apenas uma pequena lista de etapas. Se os detalhes ou esclarecimentos não forem necessários, veja como você deve fazer isso
Etapa 5. Lembre-se do propósito do seu SOP
O que está claro é que você tem procedimentos em sua organização que se repetem continuamente. Mas há uma razão específica pela qual este SOP é útil? Deve haver ênfase na segurança? Medidas de conformidade? Este SOP é usado para treinamento ou em atividades diárias? Aqui estão alguns motivos pelos quais seus SOPs são importantes para o sucesso de sua equipe:
- Para garantir que os padrões de conformidade sejam atendidos
- Para maximizar os requisitos de produção
- Para garantir que o procedimento não tenha uma influência negativa sobre o meio ambiente
- Para garantir a segurança
- Para garantir que tudo corra de acordo com o cronograma
- Para evitar falha na fabricação
-
Para ser usado como um documento de treinamento
Se você sabe o que seu SOP precisa enfatizar, será mais fácil construir sua redação em torno desses pontos. Também será mais fácil ver o quão importante é o seu SOP
Parte 2 de 3: Escrevendo seu SOP
Etapa 1. Cubra o material necessário
Em geral, os SOPs técnicos consistem em quatro elementos que são "separados" do próprio procedimento:
- Folha de rosto. Isso inclui 1) o título do procedimento, 2) o número de identificação do SOP, 3) a data em que foi emitido ou revisado, 4) o nome da agência / divisão / filial onde o SOP foi aplicado, e 5) o assinatura de quem preparou e aprovou o SOP. Esta seção pode usar qualquer formato, desde que as informações transmitidas sejam claras.
- lista de conteúdos. Isso só é necessário se o seu SOP for longo o suficiente para facilitar a consulta. O que você encontrará aqui é uma estrutura padrão simples.
- Segurança de qualidade / Controle de qualidade. Um procedimento não é um bom procedimento se não puder ser examinado. Prepare os materiais e detalhes necessários para que os leitores possam garantir que estão obtendo os resultados que desejam. Este material pode incluir outros documentos, como amostras de avaliação de desempenho.
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Referência. Certifique-se de anotar todas as referências usadas ou importantes. Se você usar outras referências de SOP, certifique-se de anexar as informações necessárias no apêndice.
Sua organização pode ter um protocolo diferente deste SOP. Se houver um SOP anterior que você possa usar, ignore esta estrutura e siga o procedimento que foi executado
Etapa 2. Para o procedimento em si, certifique-se de incluir o seguinte:
- Escopo e aplicação. Em outras palavras, descreve o propósito do processo, suas limitações e como o processo é usado. Abrange padrões, requisitos regulamentares, funções e responsabilidades, bem como entradas e saídas.
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Metodologia e procedimentos.
O cerne da questão - liste as etapas em detalhes que são importantes, incluindo o equipamento necessário. Inclui procedimentos sequenciais e fatores de tomada de decisão. Declare a "pressuposição" e possíveis interferências ou considerações de segurança.
- Esclarecimento de terminologia. Explique acrônimos, abreviações e todas as frases que não são termos comuns.
- Aviso de saúde e segurança. Para ser escrito em uma seção separada e junto com as etapas quando ocorrer um problema. Não pule esta seção.
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Equipamentos e suprimentos.
Lista completa de coisas necessárias e quando e onde encontrar equipamentos, padrões de equipamentos, etc.
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Avisos e interrupções. Basicamente, a parte de solução de problemas. Liste os possíveis problemas que podem ocorrer, o que observar e o que pode afetar o produto final ideal.
- Dê a cada um desses tópicos sua própria seção (geralmente indicada por números ou letras) para que seu SOP não contenha frases longas e confusas e para fácil referência.
- Esta não é uma lista completa, mas apenas uma pequena parte das etapas do procedimento. Sua organização pode mencionar outros aspectos que precisam de atenção.
Etapa 3. Mantenha sua escrita concisa e fácil de ler
Provavelmente, seus leitores não escolheram ler este SOP por diversão. Você deve manter este documento curto e claro - caso contrário, a atenção deles mudará e eles acharão o documento assustador e difícil de entender. Em geral, mantenha suas frases o mais curtas possível.
- Aqui está um mau exemplo: Certifique-se de limpar toda a poeira da saída de ar antes de começar a usá-lo.
- Um bom exemplo é o seguinte: Remova toda a poeira da saída de ar antes de usar.
- Em geral, não use a palavra "você". Esta palavra deve estar implícita. Fale com uma voz ativa e comece suas frases com verbos de comando.
Etapa 4. Se necessário, entreviste os oficiais envolvidos no processo de conclusão de uma tarefa
A última coisa que você deseja fazer é escrever um SOP completamente impreciso. Você está colocando em risco a segurança, a eficácia e o tempo da equipe e está explicando o processo sem a devida consideração - algo que seus colegas de equipe podem achar ofensivo. Se necessário, faça perguntas! Você vai querer escrever o procedimento exato, é claro.
Você pode perguntar a várias fontes, se não souber, a fim de cobrir todas as funções e responsabilidades. Um membro da equipe não pode seguir os procedimentos operacionais padrão ou outro membro pode estar envolvido apenas em parte do procedimento
Etapa 5. Divida o texto longo em diagramas e fluxogramas
Se você incluir uma ou duas etapas específicas que o assustam, crie um gráfico ou diagrama para torná-lo mais fácil para os leitores. Isso tornará o documento mais fácil de ler e dará uma pausa à mente depois de tentar entender tudo. Além disso, seus documentos ficarão mais completos e bem escritos.
Não inclua gráficos ou diagramas apenas para reforçar seu SOP; faça isso apenas quando necessário ou se estiver tentando superar a barreira do idioma
Etapa 6. Certifique-se de que cada página tenha uma notação de documento de controle
Seu SOP é provavelmente um entre muitos - portanto, sua organização provavelmente tem algum tipo de grande banco de dados que cataloga tudo com um sistema de referência específico. Seu SOP faz parte deste sistema de referência e, portanto, requer que um determinado tipo de código seja encontrado. É aqui que você encontrará a notação útil.
Cada página deve ter um título curto ou número de ID, número de revisão, data e "página # de #" no canto superior direito (na maioria dos formatos). Você pode precisar de uma nota de rodapé (ou escreva a notação acima em uma nota de rodapé), dependendo das preferências de sua organização
Parte 3 de 3: garantindo o sucesso e a precisão
Etapa 1. Teste o procedimento
Se você não quiser testar seu procedimento, provavelmente não o escreveu bem. Faça com que alguém com conhecimento limitado do processo (ou um representante do leitor geral) use seu SOP para orientá-los. Que problemas eles encontraram? Nesse caso, resolva o problema e faça os reparos necessários.
- É melhor ter várias pessoas testando seu SOP. Diferentes indivíduos terão diferentes problemas, permitindo diferentes tipos de respostas (que se espera que sejam úteis)
- Certifique-se de testar o procedimento em alguém que nunca fez o procedimento antes. Todos que possuem conhecimento prévio contarão com seu conhecimento para realizar as etapas da tarefa e não por meio de seu SOP, portanto, seu objetivo não será alcançado.
Etapa 2. Faça com que seu POP seja revisado pelas pessoas que executam o procedimento
No final das contas, a opinião de seu chefe sobre o SOP realmente não importa. Este SOP é importante para aqueles que realmente fazem o trabalho relacionado. Portanto, antes de enviar o SOP ao chefe, mostre o trabalho às pessoas que farão (ou já fizeram) o trabalho relacionado. O que eles acham?
Envolvê-los e fazer com que se sintam parte do processo os tornará mais propensos a aceitar seus SOPs. E podem até ter ótimas ideias
Etapa 3. Peça ao seu consultor e à equipe de garantia de qualidade para revisar o SOP
Assim que a equipe lhe der sinal verde, envie-o ao seu consultor. A entrada que eles fornecem para o conteúdo real pode ser menor, mas eles dirão se o seu SOP atende aos requisitos de formato, se você esqueceu alguma coisa, bem como o protocolo para formalizar o SOP e inseri-lo no sistema.
- Direcione os SOPs para aprovação usando um sistema de gerenciamento de documentos para garantir uma trilha de auditoria dessas aprovações. Este processo pode variar de uma organização para outra. Basicamente, você deseja que as coisas atendam às diretrizes e regras.
- As assinaturas autorizadas são necessárias, embora a maioria das organizações agora não se importe em aceitar assinaturas eletrônicas.
Etapa 4. Depois de aprovado, comece a executar seu SOP
Isso pode ser um treinamento formal para o funcionário em questão (treinamento em sala de aula, treinamento baseado em computador, etc.) ou pode significar que seu papel SOP fica pendurado no banheiro. Seja o que for, divulgue o seu trabalho! Você trabalhou duro para fazer isso. É hora de receber elogios!
Certifique-se de que seus SOPs estejam atualizados. Se este SOP estiver desatualizado, atualize-o, obtenha atualizações reaprovadas e documentadas e redistribua o SOP conforme necessário. A segurança, a produtividade e o sucesso de sua equipe dependem desses SOPs
Pontas
- Lembre-se de envolver as partes interessadas em todos os momentos, para que o processo documentado seja o processo real.
- Verifique a clareza. Certifique-se de que não haja interpretações duplas. Mostre o procedimento a alguém que não esteja familiarizado com o processo e peça-lhe que diga o que pensa sobre o procedimento; Você pode se surpreender.
- Use fluxogramas e representações de imagem para que os leitores possam ver claramente o processo.
- Use indonésio simples para explicar as etapas.
- Peça às pessoas que revisem seu documento antes de obter aprovação.
- Certifique-se de que o histórico do documento seja registrado para cada alteração de versão.
