Agendar suas atividades diárias o ajudará a administrar seu tempo com mais eficiência. Você pode fazer mais, esquecer as atribuições com menos frequência ou ser tentado a fazer coisas que realmente não importam. Embora você possa inicialmente pensar que pode concluir a tarefa em questão, pode acabar se sentindo oprimido, confuso e esquecendo tudo. Fazer e seguir um cronograma leva algum tempo para se acostumar, mas em nenhum momento você ficará grato por isso. Uma programação ajudará a reduzir o estresse, bem como fará com que você se sinta mais no controle de sua vida. O agendamento de atividades diárias também permite que você controle e monitore seu próprio comportamento, acompanhando o que você tem que fazer e o que fez.
Etapa
Parte 1 de 2: Fazendo um cronograma
Etapa 1. Compre um calendário ou agenda
Certifique-se de que haja um espaço no calendário que possa ser preenchido com sua lista de tarefas pendentes. Alguns calendários vêm com agendas semanais, diárias ou mesmo de hora em hora. Você também pode usar um notebook. Escolha aquele que melhor se adapta às suas necessidades e desejos. O que quer que você escolha, aproveite ao máximo. Não use 1 livro de agenda para o trabalho, 1 para atividades escolares, etc. Grave todas as suas atividades em um só lugar.
- Um calendário digital também está disponível para uso em um laptop ou telefone celular. Este calendário também pode ser sincronizado com todos os dispositivos eletrônicos que você possui para que seu calendário de eventos possa ser acessado de qualquer lugar. Existem também vários aplicativos que podem ajudá-lo a programar atividades que vêm com lembretes e cronômetros
- Calendários de papel ou calendários digitais que permitem que você encaixe anotações em sua programação podem funcionar ainda melhor. Um calendário como este pode rastrear não apenas o que você fez, mas também como você fez e / ou como está se sentindo. Por exemplo, talvez além de marcar a programação "ir à academia" em seu calendário, abaixo você poderia adicionar uma nota "correr 1,5 km mais hoje e foi divertido!" para que seu comportamento seja melhor monitorado.
- Se você estiver mudando de um calendário de papel para um calendário digital, os primeiros 1 ou 2 dias podem parecer um pouco agitados, desde que você ainda esteja se acostumando com o novo sistema. Traga os dois calendários com você nos primeiros dias e verifique se nenhuma atividade programada foi perdida ou anotada repetidamente.
Etapa 2. Organize suas tarefas
Os calendários eletrônicos também permitem que você marque tarefas diferentes com cores diferentes. Por exemplo, você pode marcar trabalhos de escritório em vermelho, trabalhos escolares em azul, trabalhos de casa em verde, férias em laranja e esportes em rosa. Você também pode fazer isso facilmente com um calendário de papel ou agenda, basta usar uma caneta colorida ou marcador de texto para marcá-lo. Depois de marcar várias tarefas com cores diferentes, você pode determinar a ordem de prioridade.
Organizar e marcar tarefas com cores diferentes também o ajudará a visualizar e entender quanto do seu tempo está sendo usado. Por exemplo, você pode notar que há muito vermelho (trabalho) e verde (lição de casa), mas muito pouco rosa (esportes) em sua programação. Reconhecer a falta de exercícios pode ajudar a motivá-lo a aumentar sua programação de exercícios
Etapa 3. Defina as prioridades
Determinar as tarefas mais importantes e devem ser feitas primeiro e quais tarefas podem ser adiadas é muito importante. A seguir está um exemplo para ajudá-lo a entender a configuração de prioridade. Digamos que haja 2 exames, 1 relatório de estágio e 1 ensaio e trabalho de apresentação a serem concluídos em 1 semana. Ai!
- Pergunte a si mesmo para determinar o que precisa ser feito primeiro e quanto tempo levará para ser concluído: quais tarefas devem ser enviadas primeiro? quais tarefas são mais importantes em relação às suas notas? Por exemplo, quanto os exames, relatórios de laboratório, ensaios e apresentações têm na sua nota final? Qual tarefa é a mais difícil de concluir?
- Em última análise, cabe a você determinar o prazo de conclusão, o tempo de que você precisa ou o valor relativo das tarefas agendadas em suas prioridades. Para isso, você deve conhecer a si mesmo e suas melhores habilidades. Crie um sistema de prioridade que se adapte a você.
Etapa 4. Marque as tarefas que você prioriza
Depois de determinar como priorizar as tarefas, marque-as na programação. Você pode abrir sua programação diária e escrever a letra "A" ao lado das tarefas que são importantes e devem ser concluídas primeiro, a letra "B" ao lado das tarefas que devem ser concluídas antes de amanhã, e a letra "C" ao lado das tarefas que deve ser concluído até sexta-feira, etc.
Etapa 5. Agende um tempo para cada tarefa
Anote quanto tempo você planeja levar para concluir cada tarefa. Por exemplo, você pode agendar um horário no dia para estudar (2 horas), fazer exercícios (1 hora), escrever 2 e-mails (30 minutos) e passear com o cachorro (30 minutos). Esta é a etapa principal para dividir o tempo que leva para completar cada tarefa. Você se sentirá estressado se fizer um cronograma muito apertado e não alocar o tempo de maneira realista.
Lembre-se de incluir os tempos de viagem no itinerário. Por exemplo, você tem que dirigir da biblioteca onde estuda para a academia?
Etapa 6. Reserve um tempo extra na programação
A maioria das pessoas geralmente subestima o tempo que leva para completar uma tarefa. Levar em consideração todo o tempo que leva para se preparar para uma tarefa específica, bem como relaxar um pouco depois, o ajudará a programar suas atividades diárias com mais precisão.
- Sempre tente aumentar o tempo de conclusão da tarefa em alguns minutos. Tente adicionar 25% do tempo que você agendou para completar uma tarefa. Por exemplo, agende uma tarefa que pode ser tecnicamente concluída em 4 minutos a 5 minutos e agende uma tarefa que pode ser tecnicamente concluída em 8 minutos a 10 minutos e assim por diante. Esses poucos minutos extras se acumularão e darão a você tempo extra para evitar atrasos ou atrasos.
- Pergunte a si mesmo: existem pequenas tarefas dentro de uma grande tarefa que devem ser consideradas ao se fazer um cronograma? Por exemplo, você precisa tomar banho depois de se exercitar? Você costuma conversar com amigos por 15 minutos no vestiário? A maioria das pessoas percebe que uma programação de exercícios de 1 hora acaba sendo gasta em 2 horas.
Etapa 7. Faça uma pausa na programação
Reserve algum tempo livre no final da programação para tarefas de baixa prioridade. Se você tem tempo hoje ou em qualquer dia da semana, pode começar a trabalhar nessas tarefas e começar cedo. Essas tarefas adicionais, por exemplo, organizam armários ou arquivam recibos de impostos em casa. Essas tarefas de baixa prioridade acabarão sendo concluídas mesmo que não sejam urgentes ou tenham um determinado limite de tempo.
Parte 2 de 2: aderindo a um cronograma
Etapa 1. Verifique seu calendário / tarefas
Adquira o hábito de verificar sua agenda todas as manhãs e noites para se preparar para amanhã. Você também deve agendar alguns minutos por dia, talvez depois do seu café da manhã ou durante seu trajeto para o trabalho, revisando o que precisa ser feito durante o dia e adicionando novas tarefas ou riscando as antigas.
- Verificar e revisar sua programação por alguns minutos antes de fazer qualquer coisa pode ser uma maneira poderosa de começar o dia com bom humor!
- Use alarmes em seu telefone ou computador como lembretes de certas tarefas ou compromissos. Por exemplo, muitas agendas de médicos e dentistas são feitas com bastante antecedência. Portanto, usar um lembrete que dispara com cerca de uma semana de antecedência pode ajudar. Assim, seu plano pode ser customizado.
Etapa 2. Conclua as tarefas em ordem de prioridade
Depois de atribuir uma ordem de prioridade à programação, mantenha essa ordem.
Etapa 3. Ajuste a programação conforme necessário
Embora você deva tentar cumprir sua programação o máximo possível, às vezes podem acontecer coisas que o forçam a se ajustar. Mude as tarefas mais flexíveis ou menos urgentes para o dia seguinte em caso de emergência, problema ou distração.
Evite empilhar tarefas e delegá-las com muita frequência para o dia seguinte. Se você sentir isso com muita frequência, tente reservar mais tempo para cada tarefa que precisa ser concluída em um dia, em vez de ter que alterar sua programação nos próximos dias
Etapa 4. Risque as tarefas concluídas
Essa atividade foi um alívio para muitos! Lembre-se de mover as tarefas inacabadas de hoje para a programação de amanhã.
Etapa 5. Recompense-se
É importante encorajar-se positivamente após concluir as tarefas e seguir um cronograma. Depois de cumprir as responsabilidades de um dia, recompense-se mergulhando na banheira, assistindo ao seu programa de TV favorito ou saboreando um doce lanche. Você se sentirá bem-sucedido e merecerá a recompensa pela qual trabalhou.
Etapa 6. Verifique e ajuste a programação conforme necessário
Você deve verificar a programação de vez em quando e verificar os benefícios da programação para suas atividades. Uma maneira de fazer isso é examinar sua agenda enquanto monitora seus sentimentos e humores. Você vê que a maior parte de sua programação foi riscada e se sente positiva e produtiva? Se a resposta for "sim", é provável que sua programação seja útil.
- No entanto, se você sentir que muito de sua programação foi mudada para o dia seguinte (e outro dia e assim por diante) e você está apenas enlouquecendo, você deve fazer alguns ajustes em sua programação.
- Identifique os problemas verificando a agenda e procurando o que foi deixado para trás. Você pode precisar reavaliar e reorganizar suas prioridades se o que você perdeu é importante para você (por exemplo, exercício). Você também pode precisar alterar o tempo alocado para cada tarefa. Por exemplo, reduza o tempo de preparação pela manhã de 2 horas para 1 hora, 3 dias por semana, e programe uma corrida de 30 minutos usando o tempo restante.
- Saiba que a reprogramação é comum e normal. Até você se acostumar com a programação mais adequada, é claro que isso leva tempo.
Pontas
- Seu tempo é muito valioso. Criar uma programação ajudará você a aproveitá-la ao máximo.
- Seguir um cronograma pode torná-lo ciente de padrões não detectados anteriormente. Por exemplo, talvez você esteja constantemente cansado quando acorda todas as quintas-feiras porque passa um tempo no café depois do trabalho todas as quartas-feiras à noite. Dessa forma, ele pode ser alterado assim que você perceber. Talvez, em vez de passar um tempo no café uma vez por semana, você possa reduzir a frequência para uma vez a cada 2 semanas. Assim, você ainda pode se divertir com seus colegas de trabalho, mas não precisa se sentir exausto todas as quintas-feiras.
- Criar e cumprir um cronograma pode ajudá-lo a trabalhar de forma mais eficiente e produtiva, pois você aloca tempo para cada tarefa. Isso significa que você pode evitar "tempo insuficiente!"
