Você acaba de ser eleito ou nomeado secretário do comitê do qual é membro. Seguro! Você sabe como criar, preparar e apresentar atas? Seja seguindo as "Regras de Ordem de Robert" da legislatura ou tomando atas em um ambiente menos formal, aqui estão métodos importantes a serem seguidos.
Etapa
Parte 1 de 4: Preparação Inicial
Etapa 1. Compreenda as políticas de reunião da sua organização
Se o secretário deve redigir atas formais, pergunte se o grupo segue as Regras de Ordem de Robert ou outras diretrizes. Em um ambiente mais informal, pergunte o que precisa ser incluído nas atas ou como elas serão usadas.
- Como anotador, você não precisa estar familiarizado com a página inteira das Regras de Ordem. No entanto, obter uma cópia do livro (ou pedir emprestado ao presidente) pode ser útil para responder a perguntas específicas.
- Compreenda bem a sua função. Alguns secretários que lavraram a ata não participaram da reunião, enquanto outros lavraram a ata e também contribuíram com a discussão. Em ambos os casos, o secretário não deve ser alguém com outra função principal, como líder da reunião ou facilitador.
Etapa 2. Prepare o modelo com antecedência
Cada ata de reunião conterá muitas das mesmas informações. Os modelos criam um formato consistente para fácil referência. Inclua espaços para as seguintes informações.
- Nome da organização.
- Tipo de reunião. Esta é uma reunião semanal ou anual, uma reunião de comissão menor ou uma reunião realizada com um propósito especial?
- Data, hora e local. Abra espaço para o início e o fim da reunião (abertura e encerramento).
- Nome do presidente ou presidente da reunião e o nome do secretário (ou seu sucessor).
- Lista de "participantes" e "desculpas por ausências". Este é um termo chique para listas de presença. Observe se o quorum foi alcançado (número suficiente de pessoas para a votação).
- Abra espaço para sua assinatura. Como anotador, você deve sempre assinar suas notas. Assinaturas adicionais podem ser necessárias quando as atas forem aprovadas, de acordo com as políticas da sua organização.
- Um livro de agenda, se disponível. Se o presidente ou facilitador da reunião não solicitar que você faça um esboço de uma agenda, ela deve estar disponível mediante solicitação. Ter uma agenda para referência o ajudará a organizar as atas das reuniões.
Etapa 3. Leve seu notebook ou laptop com você
Certifique-se de que tudo o que você traz é confortável para você. Se você vai fazer anotações com frequência, mantenha um bloco de anotações para essa finalidade ou crie uma pasta em seu computador.
- Se você reservar a ata de uma reunião anterior que não foi aprovada, leve-a com você.
- Embora um gravador de áudio possa ajudá-lo a transcrever os minutos mais tarde, eles não substituem os minutos. Se você estiver gravando uma reunião, certifique-se de que todos os presentes concordem e não ceda à tentação de fazer uma transcrição palavra por palavra.
- Aprender taquigrafia agiliza as anotações, mas você não precisa escrever todas as palavras para fazer anotações. Na verdade, você deve evitá-lo.
- Se você for solicitado a tomar atas publicamente em uma reunião, use um OHP ou quadro de apresentação. Certifique-se de que você pode fazer anotações depois em casa sem desbotar a tinta para que você possa usar a digitação abreviada para digitar suas anotações.
Parte 2 de 4: Fazendo Atas de Reunião
Etapa 1. Compartilhe a lista de presença
Assim que todos estiverem presentes, distribua um pedaço de papel (mais para reuniões maiores) com espaço suficiente para as pessoas escreverem seus nomes e informações de contato. Você pode usar este papel após a reunião para preencher a seção da lista de participantes do seu modelo ou colar esta lista nas atas concluídas.
Se você não está familiarizado com o grande número de pessoas presentes, esboce um gráfico de assentos e preencha-o quando pedir a todos que se apresentem. Tenha esta folha de gráfico à mão enquanto escreve suas atas para que possa nomear as pessoas pelo nome sempre que possível (conforme discutido abaixo)
Etapa 2. Preencha o máximo possível os modelos disponíveis
Enquanto espera o início da reunião, anote o nome da organização, a data e local da reunião e o tipo de reunião (reunião semanal da diretoria, reunião especial da comissão, etc.). Quando a reunião começar, anote a hora de início.
- Se você não tiver um modelo, anote esta informação na parte superior da sua nota.
- Se a reunião for realizada para um propósito ou evento especial, salve as notificações enviadas para que os membros saibam. Você precisará colá-lo na nota depois de copiá-lo.
Etapa 3. Registre os resultados do primeiro movimento
A maioria das reuniões formais começa com uma moção para adotar uma pauta, portanto, esta etapa será usada como exemplo. Se a reunião começar com uma moção diferente, certifique-se de registrar todas as informações relevantes:
- O texto apropriado para o início da moção é "Eu faço uma proposta". Isso geralmente é para frases como "Eu proponho a adoção desta agenda."
- Nome do proponente (a pessoa que apresenta a moção).
- Resultados da votação. Se a votação for bem-sucedida, escreva "moção aceita". Se falhar, escreva "moção rejeitada".
- Você pode ter uma moção longa enviada por escrito, se não puder registrá-la com precisão. Se isto for repetido, pergunte à margem da reunião se a submissão de moções neste documento pode ser feita política oficial para moções com um certo número de palavras.
- Se você redigir a ordem do dia, pode ser o proponente desta moção, bem como secretário da ata. Pode ser feito; contanto que você permaneça objetivo, não deverá haver nenhum problema em registrar suas próprias acrobacias.
Etapa 4. Registre outras moções durante a reunião
Ouça atentamente a discussão inteira, mas (a menos que seja instruído de outra forma!) Não a grave. Quando um novo movimento é feito, registre as informações relevantes.
- Lembre-se de que cada moção deve incluir o texto exato da moção, o nome do proponente e o resultado da votação.
- Algumas moções requerem proponentes de propostas antes de irem à votação. Se alguém disser "Eu apoio esta moção" ou palavras semelhantes, anote o nome dessa pessoa como apoiador.
- Se você não souber o nome do proponente ou precisar que a moção seja repetida, educadamente interrompa a reunião. Registrar as informações com precisão é importante para justificar pequenas interrupções.
- Se uma moção for corrigida, simplesmente mude o texto da moção em suas notas. A menos que a mudança seja controversa e gere uma longa discussão, não há necessidade de observar que a mudança ocorreu na reunião.
Etapa 5. Ouça o relatório e obtenha uma cópia do relatório
Sempre que um relatório, boletim de notícias ou item semelhante for lido em voz alta, anote o título do relatório e a pessoa que o leu (ou o nome do subcomitê que o redigiu). Se uma moção estiver anexada, registre-a como faria com qualquer outra moção.
- É mais prático obter uma cópia do relatório no final da reunião. Faça uma nota para solicitar uma cópia do leitor ou líder da reunião (presidente ou presidente) após a reunião. Você anexará uma cópia de cada relatório até a acta copiada anteriormente.
- Se uma cópia não estiver disponível, anote onde o original está armazenado. Você pode precisar solicitar essas informações após a reunião.
- Se os membros estiverem fazendo um relatório oral (e não lendo um documento), escreva um resumo breve e objetivo do relatório. Não inclua detalhes especiais ou citações do orador literalmente.
Etapa 6. Registre as ações tomadas ou dadas
Isso inclui a "verificação" de tarefas em reuniões anteriores, bem como de novas ações. Alguém foi designado para escrever uma carta? Anote seus nomes e instruções.
- Dependendo do grau de formalidade da sua reunião, muitas dessas ações se enquadram na categoria de "moções". Para reuniões menos formais, você pode precisar ficar de olho nas decisões que não são muito claras.
- Inclua uma breve moção de razões por trás de uma decisão, se houver.
Etapa 7. Registre todas as instruções e pontos de decisão
Sempre que uma objeção for inserida no procedimento, registre-a e seus fundamentos, bem como a decisão completa do Presidente.
Certifique-se de incluir referências às Regras de Ordem de Robert, regras organizacionais internas ou protocolos da empresa
Etapa 8. Somente quando solicitado, grave um resumo da discussão
Oficialmente, as atas são um registro do que foi "feito", não do que foi "dito". No entanto, atenda a todas as solicitações específicas da organização feitas a você.
- Ao gravar discussões, seja o mais objetivo possível. Inclua pontos concretos, não opiniões, e minimize o uso de adjetivos e advérbios. A escrita seca, factual e enfadonha é o seu objetivo!
- Não mencione as pessoas pelo nome no resumo da discussão. Isso é especialmente importante em argumentos quentes que podem causar problemas.
Etapa 9. Encerre no final da reunião
Registre a hora em que a reunião foi encerrada. Lembre-se de pedir uma cópia do relatório ou lembrar alguém de enviá-lo para você.
Analise suas anotações para ver se você esqueceu alguma coisa ou se precisa de esclarecimento. Se você precisar fazer uma pergunta a alguém, faça-o agora, antes que ele saia
Parte 3 de 4: Copiando Minutos
Etapa 1. Inicie este processo o mais rápido possível
É melhor copiar as atas oficiais imediatamente após a reunião, enquanto os eventos ainda estão frescos em sua memória.
Etapa 2. Use um computador para digitar as atas da reunião
Você provavelmente já fez isso se usar seu laptop em uma reunião. Salve suas anotações e crie um novo documento para as atas para que você possa comparar suas anotações e anotações lado a lado.
Etapa 3. Formate suas notas em parágrafos organizados
Cada nova moção, decisão ou ponto de instrução deve ser incluído em um parágrafo separado. Ao criar o formato, verifique se você:
- Use ortografia e gramática corretas. Use um corretor ortográfico, se necessário.
- Use a mesma linguagem em todo o relatório. Use o pretérito ou o presente, mas nunca os altere no mesmo documento.
- Escreva o mais objetivamente possível. A sua opinião não deve ser inferida das atas. Você está tentando criar um registro objetivo para que todos possam usar.
- Use uma linguagem simples e definida. A linguagem vaga deve ser substituída por palavras definidas. A descrição floreada deve ser totalmente omitida.
- Apenas liste a ação realizada, não a discussão. A menos que você seja solicitado a gravar uma discussão, você deve se concentrar no que feito, não o que disse.
- Forneça números de página para fácil referência.
Etapa 4. Compartilhe seu rascunho de atas com os membros
Envie uma cópia para cada membro usando as informações de contato da lista de presença. Se você não tiver suas informações de contato, o líder da reunião deve ser capaz de contatá-los.
Etapa 5. Traga suas atas para aprovação
Você pode ser solicitado a ler a ata em voz alta na próxima reunião e submetê-la para aprovação. Se a moção for bem-sucedida, marque que a ata foi aceita.
- Se a ata for justificada antes de ser aceita, registrar as alterações no documento e indicar ao final que a ata foi corrigida. Não descreva a correção especificamente.
- Se uma moção for feita para corrigir a ata após ela ter sido recebida, inclua o texto exato da moção na ata relevante e se a moção foi aprovada ou não.
Parte 4 de 4: Usando Modelos de Atas de Reunião
Etapa 1. Visite o site do agregador de modelos de reunião
Este modelo pronto o ajudará a economizar tempo na preparação de atas de reunião, evitando erros de anotações.
Etapa 2. Reserve algum tempo para explorar esses sites
Use o recurso de pesquisa e explore as opções disponíveis para encontrar a melhor para você.
Se precisar de um modelo especial, geral ou padrão, por exemplo, navegue no site para encontrar um que se adapte às suas necessidades específicas e baixe-o clicando no botão “download” ou “usar modelo”. Certifique-se de mantê-lo em um lugar fácil de encontrar para não perdê-lo
Etapa 3. Abra o arquivo de modelo
Depois de fazer o download, abra o arquivo zip e, em seguida, abra-o com o Microsoft Word ou Excel. Para obter o modelo da mais alta qualidade e torná-lo mais fácil de usar, use a versão mais recente do Microsoft Word. Usar a versão mais recente tornará seu trabalho mais simples, permitindo que você use novos recursos.
Etapa 4. Adicione o logotipo da empresa e a marca de direitos autorais no cabeçalho do modelo
Remova o logotipo de amostra, mas certifique-se de ler os termos de uso do site de origem do modelo. Você não quer enfrentar problemas legais desnecessários, quer?
Etapa 5. Altere o título
Na seção de título, destaque a palavra “Reunião / Grupo” e digite um título para as atas de sua reunião.
Etapa 6. Altere o tema (opcional)
Para tornar as atas de reunião mais bonitas e profissionais, considere alterar as cores ou escolher um tema predefinido. O truque é simples, pesquise "Layout da página" e abra a seção "Cores e temas". Nesta seção, você pode definir a aparência do modelo. Você pode até personalizar a cor para combinar com a cor do logotipo da empresa.
Etapa 7. Nomeie as partes do modelo
Deve haver várias seções para o modelo. Você pode precisar de mais ou menos, ou simplesmente não gosta muito do nome. Você pode alterá-lo para atender às suas necessidades específicas de reunião.
Etapa 8. Salve este modelo em seu laptop para que possa levá-lo com você nas atas de reunião
Se você ainda estiver usando o Microsoft Office, esse trabalho será fácil e rápido de fazer. Você também deve ser capaz de assistir às reuniões com mais regularidade e precisão do que antes. Como alternativa, você também pode imprimir um modelo e escrever as atas à mão. No entanto, certifique-se de deixar as seções largas o suficiente para que você possa incluir quantas informações forem necessárias.
Etapa 9. Verifique seu modelo
Seguro! Você concluiu a criação do modelo de atas de reunião. Sua produtividade e precisão do trabalho durante as reuniões devem melhorar consideravelmente agora que você tem um modelo de guia para organizar anotações de reuniões. Assim como em qualquer outro trabalho, leia os detalhes no modelo para ver se algo está faltando ou não está claro. Depois de se certificar de que tudo está correto, este modelo pode ser usado e você estará mais bem preparado para sua próxima reunião.
Pontas
- Digite suas atas assim que a reunião terminar. É melhor fazer isso enquanto os eventos ainda estão frescos em sua memória. É importante que os participantes obtenham uma cópia do item de ação o mais rápido possível após a reunião.
- Sente-se o mais próximo possível do líder da reunião. Isso permitirá que você ouça tudo e peça esclarecimentos sem ter que levantar a voz.
- Peça às pessoas que gravem seus movimentos para que você não precise gravar no local.
- Mantenha as atas em um arquivo seguro.
Não tenha medo de interromper e pedir esclarecimentos a qualquer momento.
- As notas são muito importantes. Esses registros são mantidos e podem ser usados para referência futura. Quando se trata de questões jurídicas, por exemplo, a reputação de alguém pode depender de seus minutos.
- Leia as seções das Regras de Ordem de Robert, especialmente a seção sobre a profissão de secretário.
- Escreva as coisas importantes quando eles falarem. Se o mesmo tópico for mencionado duas vezes, não os agrupe.
Aviso
- Não inclua muitos detalhes nos minutos. Mesmo que você seja solicitado a gravar uma discussão, seja o mais curto e direto possível. Limite-se a registrar os pontos importantes feitos ou ficará sobrecarregado ao preencher as atas com detalhes desnecessários.
- As interpretações e sentimentos pessoais do anotador não devem ser incluídos nas notas.
- Se uma parte da reunião se enquadrar na categoria de sigilo advogado-cliente, não grave essa parte. Observe que "O advogado informa que esta discussão inclui a confidencialidade advogado-cliente. Esta discussão não é gravada."
- Se você for solicitado a gravar discussões confidenciais, como entre advogados e clientes, faça atas "diferentes" e mantenha-as separadas das atas regulares. Marque como confidencial e deixe claro quem tem acesso ao documento.
