A gestão de eventos é uma grande experiência, seja uma festa privada, um evento corporativo, para a família e amigos, ou um casamento e outros eventos formais. Este trabalho é muito difícil de fazer, mas também muito gratificante. Você pode realmente fazer a diferença para as pessoas envolvidas, que apreciarão sua hospitalidade e esforço para organizar uma festa de aniversário, aniversários, o próprio casamento ou qualquer outra comemoração. As etapas a seguir irão ensiná-lo a ser um bom gerente de eventos, fornecer sugestões para a solução de problemas e evitar todos os problemas por meio de um planejamento cuidadoso.
Etapa
Parte 1 de 5: Dominando o básico
Etapa 1. Determine os objetivos e metas que deseja alcançar
Tudo isso parece muito lógico, mas você tem que anotar para descobrir o tamanho do local que funcionará melhor, o orçamento certo, a finalidade do evento, o número (ou tipo) de convidados e quais estratégias seguir. seu evento específico. Qual é o resultado final ideal? O que você quer alcançar?
- Depois de decidir o evento que vai realizar (celebração, arrecadação de fundos, educação, vendas, proposta, etc.), pense por que está fazendo isso. Saber sua motivação pode ajudá-lo a permanecer focado e com energia.
- Definir algumas metas também pode ajudá-lo a chegar à meta certa. Você não pode continuar tentando atingir uma meta indeterminada! Quando você tem apenas IDR 40.000.000,00 e deseja atingir o IDR 50.000.000,00, estabeleça essa quantia e você será ajudado a alcançar a linha de chegada.
Etapa 2. Selecione a data e a hora
Esses dois são os fatores mais importantes no planejamento de eventos. Não escolha uma data e hora que impeça muitas pessoas de comparecer, ou todos os seus esforços de planejamento de eventos serão em vão. Além disso, evite definir esses dois elementos muito distantes do presente - ou mesmo muito próximos - ou seus convidados se esquecerão do evento e farão outros planos. Não seja atingido pela síndrome de Cachinhos Dourados enquanto gerencia eventos!
O ideal é avisar os hóspedes com duas semanas de antecedência. Dessa forma, eles têm tempo para fazer planos e você pode lembrá-los mais uma ou duas vezes antes que chegue a hora. Envie convites para eventos com algumas semanas de antecedência, se possível
Etapa 3. Escolha um lugar
Depois de determinar o tipo e a hora do evento, pense no local. Aborde locais potenciais preparando datas e o que você vai precisar. Que tipo de edifício você gostaria de usar e como o espaço seria organizado? Os convidados se sentarão em bancos em fileiras, bancos regulares, com mesa de jantar ou tapetes de piquenique ao ar livre? As condições meteorológicas terão algum efeito? Haverá espaço para dança, pódio de palestrante ou palco? Em caso afirmativo, faça um plano para garantir que o local que você deseja seja grande o suficiente.
- Sempre visite locais potenciais com antecedência e desenhe um mapa. Este mapa pode ser usado como um "plano de guerra" e permite que você desenhe e aloque espaço de mesa, rotas de serviço para comida, acesso para deficientes (se necessário) e rotas de saída de construção, bem como você vai carregar os vários equipamentos necessários. Você também deve marcar a localização de geradores de energia, equipamentos externos, como geladeiras, máquinas de gelo, churrasqueiras ou fogões, etc. Além disso, estude a localização das tomadas de energia e dos cabos (você pode cobri-los sob um tapete) e qualquer outra coisa que possa representar um risco à segurança.
- Você vai precisar legalmente de uma licença do governo local? Na maioria dos casos, essa licença é necessária para abrir bares, mas às vezes também para ruído, acesso de veículos e estacionamento, grandes construções como pavilhões, multidões e outros fins.
Etapa 4. Determine o número de pessoas a serem convidadas
Quantas pessoas você pode convidar com base no orçamento e local? Alguns eventos são estritamente limitados para permitir a participação apenas de convidados, tornando o planejamento mais fácil, mas muitos outros podem permitir outras pessoas, como filhos, cônjuges ou amigos. Saiba também que quanto mais convidados você tiver, mais membros da tripulação precisará.
- Para evitar problemas logísticos, certifique-se de que sempre haja espaço suficiente para as pessoas se movimentarem no convidado.
- Em estabelecimentos mais antigos, costumam se referir ao número de hóspedes como "pax", portanto, se você vir as palavras "150 Pax" em um edifício polivalente, significa que a capacidade é de 150 convidados.
Etapa 5. Determine o orçamento
O ideal é que você tenha várias pessoas com quem pode contar para calcular quanto dinheiro você precisará para este evento. Você vai pagar a equipe? Alugando equipamentos e locais de reunião? Fornecendo comida e bebida? Imprimir panfletos ou cartões postais? Determine um valor razoável e ajuste o plano com base nesse valor. Não deixe você exceder seu orçamento se não for necessário.
Você pode estar em uma situação em que é possível conseguir patrocinadores ou doações, mas a maioria de nós geralmente não tem tanta sorte. Se você não pode prever o dinheiro extra que virá, economize o máximo que puder. Em vez de contratar serviços de bufê, forme um evento de sorte (os convidados trazem sua própria comida). Você ainda pode preparar alguma comida, mas geralmente tudo o que você precisa fazer é fornecer uma mesa de jantar, utensílios de cozinha e uma geladeira. Em vez de contratar um fotógrafo, faça seu próprio evento. Seja criativo quando necessário
Etapa 6. Reúna uma equipe
Monte uma equipe de serviço (mesmo que esta equipe inclua amigos e parentes ou outros voluntários) para lidar com as diferentes seções relevantes, mesmo se você não estiver administrando o evento profissionalmente e apenas organizando pequenos eventos familiares. A essência do bom gerenciamento de eventos em grande escala é fazer com que as pessoas liderem áreas específicas e garantir que todos os membros da equipe conheçam o grande plano.
Sua tripulação deve ser informada sobre os assuntos importantes o mais cedo possível, assim como qualquer outra equipe pela qual você paga e quaisquer convidados que você convidar. Informe cada membro da tripulação sobre a tarefa o mais rápido possível e dê-lhes opções sempre que possível. Tente também colocar algumas pessoas em espera - pois sempre haverá alguns pequenos soluços em todos os aspectos do evento
Etapa 7. Crie uma agenda de eventos
Decida o que acontecerá em seu evento. Quando os palestrantes começarão a falar? Haverá jogos, atividades ou apresentações para agendar? Quanto tempo leva para os convidados comerem? Defina uma programação detalhada para as atividades ao longo do dia.
Sempre deixe alguma margem para erros; não haverá um único evento neste mundo que possa ocorrer exatamente como planejado até o minuto. As pessoas chegarão atrasadas, os discursos demorarão mais, as filas de comida não correrão bem ou um milhão de outros problemas podem surgir em seu caminho. Portanto, embora você precise saber o que está acontecendo, entenda que é apenas para ajudar na organização e nada é certo
Parte 2 de 5: Eventos em execução
Etapa 1. Envie o convite
Se não, de que outra forma as pessoas saberão que você está hospedando um evento? Envie um convite! Não ignore isso. Os convites são a cara principal do seu evento. As primeiras impressões sobre o que as pessoas podem esperar e fazer com que decidam se devem vir. Esse convite deve ser bom.
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Considere os convites típicos - na forma de cartões postais, brochuras, etc. Mas também tente não usar papel: envie e-mails, boletins informativos ou use sites como Facebook, Twitter e Eventbrite para enviar convites, contagem de convidados e calendários.
Correção: se você quiser trazer o maior número de pessoas possível, use o Facebook e o Twitter. Se você tentar limitá-lo apenas a convidados VIP, evite esses dois serviços ou terá problemas
Etapa 2. Observe aqueles que confirmaram sua presença
Você precisará fazer uma contagem antecipada para descobrir quanto e do que você precisa, portanto, tome notas! Podem não ser os números que aparecerão, mas você ainda terá uma visão geral. Sites projetados para gerenciar eventos podem ajudar com isso - embora você também possa usar planilhas do Facebook e Excel.
Etapa 3. Lide com o que você tem para alugar
Você precisa encontrar, contratar, reservar ou delegar tarefas a fotógrafos, construtores, designers e decoradores, palestrantes convidados, patrocinadores, artistas ou bandas, líderes religiosos ou oficiais, dançarinos ou eventos de demonstração? Leve todos esses aspectos em consideração para assentos e serviços de bufê, de modo que você possa preparar refeições e mesas para eles, se necessário.
- Você vai preparar comida e bebida? Em caso afirmativo, quais membros da equipe supervisionarão o preparo, o serviço e a higiene dos alimentos? Que tipo de comida você deve servir? É possível que os hóspedes tenham alergias, necessidades vegetarianas, diabetes, necessidades religiosas, como halal ou kosher, sem glúten, etc.? Haverá bebês, crianças pequenas ou idosos / feridos que não podem comer alimentos sólidos?
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Os aspectos de entretenimento e logística foram atendidos? Esta seção pode falar sobre equipamentos musicais, pavilhões ou tendas, bem como efeitos decorativos de gerenciamento de palco de que você precisará, como microfones e amplificadores, iluminação, linhas de energia, projetores e telas para apresentações de slides, máquinas de fumaça ou outros efeitos mágicos de palco., como espelhos, banners e placas da empresa, etc.
Se você contratar uma empresa terceirizada para executar o entretenimento, consulte-os para garantir que eles mesmos possam fornecer e preparar o equipamento, além do local, estágio e programação do serviço. Dessa forma, você saberá o que fazer para ajudá-los
- Provedores de serviços de catering, floristas, entretenimento e outras pessoas importantes precisam de muito tempo para se preparar. Os pedidos repentinos geralmente custam mais. Além disso, se eles não cumprirem a palavra, você ainda terá tempo para procurar alternativas.
Etapa 4. Encontre alguém que será o anfitrião (MC)
O MC nem sempre tem que organizar todo o evento, mas ele ou ela irá guiá-lo. O MC geralmente é um membro da festa, que irá compor um discurso, anunciar uma série de eventos, como uma refeição, dança, convidados importantes ou entretenimento. Comunique-se com essa pessoa com frequência e mantenha-a atualizada.
Às vezes, você pode ter que ser o MC. Nesse caso, sua tarefa será muito mais difícil porque você terá que trabalhar até que todo o evento seja concluído. Configure líderes de grupo para sua equipe de serviço, de modo que a maioria das tarefas normais possam ser delegadas a eles
Etapa 5. Reúna o equipamento
Ao contratar uma equipe, verifique novamente e certifique-se de que eles tenham os itens necessários com eles. Em alguns casos, eles podem apenas preparar a si próprios ou certos itens; Você pode precisar adquirir o equipamento de que eles precisam separadamente. Você pode alugar, comprar ou até mesmo pedir emprestado essas ferramentas de suas redes sociais. Verifique a lista de necessidades, de guardanapos a um sistema de alto-falantes e cabos de conexão.
A decoração é uma parte importante de qualquer evento. Toalhas de mesa, flores, presentes, velas, balões, banners ou cenários de fotos, tapetes vermelhos, etc. deve sempre ser bem planejado com antecedência
Etapa 6. Atenda às necessidades básicas
Uma das coisas que muitos iniciantes esquecem é a superioridade das instalações do local do evento. O local tem instalações suficientes? Exemplos são banheiros e chuveiros, vagas de estacionamento, fácil acesso para pessoas com deficiência, vestiários, depósitos e cozinhas, ralos de água, refrigeradores de vinho, acesso à eletricidade, etc. Assim, você pode antecipar os obstáculos que podem ocorrer.
Pense fora do evento também: você precisará de transporte e acomodação para convidados de fora da cidade / estrangeiros ou delegados de hotéis? Você tem que reservar um lugar para seu transporte de e para o evento?
Etapa 7. Saiba quem você vai encontrar
Compreender a hierarquia social de um evento - mesmo que não seja o seu evento - é essencial para saber como lidar com qualquer situação. Já que os clientes precisam acreditar em você, descubra estas coisas:
- Quem são os principais convidados - geralmente é fácil identificar quando o evento é uma celebração - por exemplo, a noiva e o noivo em um casamento. No entanto, o cliente nem sempre é o convidado principal, embora ainda possa ser classificado como uma das partes do grupo. Ou seu cliente pode nem mesmo comparecer.
- Quem são os convidados que são o tipo de convidado anfitrião - são pessoas que geralmente atuam como anfitriões em suas respectivas mesas e tendem a ser bons em socializar e motivar outros convidados. Eles são úteis para manter uma atmosfera agradável e conversar quando as coisas ficam calmas, encorajar as pessoas a dançar ou apresentar outras pessoas para novas amizades. Eles também são geralmente confiáveis e úteis para se manter atualizado com os eventos, pois podem ajudar ou mesmo servir como palestrante / MC em uma emergência. Pessoas assim são o que mantêm um evento em execução sem problemas na vanguarda.
- Quem são os convidados do tipo pacificadores? Você deve manter essas pessoas em mente o tempo todo, pois são elas que você procurará consultar sobre os problemas. Você também os envolverá no manuseio e debate, se necessário. Os convidados desse grupo geralmente são o chefe da família, o responsável ou o chefe da segurança.
- Quem é o tomador de decisões. Na maioria dos casos, o tomador de decisões é você mesmo como o gerente, mas quando você precisar consultar os hóspedes sem envolver um grupo-chave (já que eles geralmente se concentram em serem bons anfitriões), descubra quem você deve consultar em uma emergência. Simplificando, essa pessoa vai pagar a conta pelos seus serviços, ou quem quer que você chame de "cliente".
Parte 3 de 5: Aproximando-se da linha de chegada
Etapa 1. Conheça o local
Antes do início do evento, verifique o local e decida como você vai montar as coisas. Você pode precisar especificar arranjos adicionais para acomodar a planta baixa - por exemplo, em termos de fiação, iluminação, etc. E se essas coisas são difíceis para você encontrar, os hóspedes também podem experimentar o mesmo, então considere o aspecto prático!
Elabore um plano de implantação e cronogramas sempre que possível. Se algo não couber, livre-se dele. Fale com o gerente do local e descubra o que ele pode fazer para ajudar e se houver regras de zoneamento que você deve seguir, especialmente em uma emergência
Etapa 2. Considere preparar presentes para sua equipe
Os membros da tripulação trabalharão duro. Para mostrar apreciação e manter o desempenho, prepare um pequeno presente para dar após o término do evento. Bebidas engarrafadas, barras de granola, chocolates e outros itens pequenos, o que mais lhe convier, ajudarão a mantê-los moralmente.
Considere também dar a eles um broche ou um pequeno marcador de festa para que se sintam parte do evento e se lembrem dele. Certifique-se também de que são mantidos alimentados e regados! A equipe é um recurso que você deve continuar a usar no futuro
Etapa 3. Verifique todas as equipes e estranhos
Antes do evento, certifique-se de que todos concordam. Dê à tripulação instruções claras sobre como chegar ao local e forneça seu número de contato ou cartão de visita para que possam ligar para obter instruções. Conclua certificando-se de que tudo não contém perguntas.
Certifique-se de que todos estejam confortáveis com a tarefa. Algumas pessoas podem não querer dizer isso, então tente lê-los. Eles parecem confiantes e confiantes? Se não, tranquilize-os, analise as atribuições e faça algumas perguntas básicas. Em caso de dúvida, coloque o duvidoso em um parceiro mais capaz
Etapa 4. Prepare sua lista de contatos e outros arquivos, se necessário
As configurações pessoais são tão importantes quanto a organização do evento. Se você estiver sempre arrumado, mesmo que bagunce algumas coisas, vai dar tudo certo. Mas, caso contrário, o estado do evento estaria completamente arruinado. Aqui estão algumas maneiras de se preparar:
- Crie uma folha de contato com números de telefone e endereços. A confeitaria achou que era você quem viria anotar o pedido? Não importa. Ligue para um membro de sua equipe que more perto da loja e peça-lhe que o pegue no caminho para o local do evento.
- Crie uma lista de verificação. Você saberá quais itens, equipamentos e itens ainda estão faltando com base nos relatórios da equipe.
- Prepare o comprovante de pagamento e as necessidades de faturamento de acordo. Quanto mais completo você for, menos problemas terá no futuro.
Etapa 5. Evite alterações de última hora
Haverá mudanças artísticas regulares? Os casamentos são geralmente assim, com o cliente querendo uma mudança de design de última hora, então certifique-se de dizer a ele a data final da mudança. Normalmente, esse prazo é de 1 semana antes do evento, para manter os clientes livres, mas você também está protegido de mudanças de última hora que são complicadas e caras de fazer.
Se as alterações forem simples, pequenas ou básicas e puderem aproveitar as decorações já instaladas, procure não recusar ao máximo o pedido do cliente. Certifique-se de acomodar as necessidades do cliente da melhor maneira possível em um evento que pode ser muito emocional
Parte 4 de 5: Lidando com o evento real
Etapa 1. Prepare tudo
Seja o primeiro a entrar no local para supervisionar os preparativos. Certifique-se de que todos relatem corretamente e comece a ligar se não o fizerem. Ajude aqueles que precisam de ajuda, indique aqueles que precisam ser orientados e afaste-se quando necessário. Evite se machucar até o término do evento.
Você se sentirá um pouco mais calmo se tiver uma lista de verificação. Prepare esta lista para a equipe, equipe externa, decoração e instalação e equipamento. Depois de verificar tudo, você pode dar um suspiro de alívio
Etapa 2. Delegar tarefas
Não tenha medo de fazer isso. O principal fator que causa estresse em um evento é o tempo. Para economizar dinheiro, esteja preparado para dividir o trabalho. Se alguém não trabalhar da melhor maneira, dê outra tarefa que seja mais adequada para ele. Você não está sendo um consertador ou ultrapassando limites; Você está apenas fazendo o trabalho que é sua obrigação.
Ao delegar tarefas, seja firme, mas educado. Diga: "John, preciso de você aqui agora para ajudar com o bufê. Obrigado." Sua equipe deve ser apaixonada por gerenciar o evento. Certifique-se de que tudo corra bem sendo a figura do líder necessária
Etapa 3. Seja flexível
Isso significa que você precisa se certificar de que tudo corra de acordo com o planejado e ajudar ou executar um plano de backup caso algo dê errado - e ser capaz de aceitá-lo. Se você começar a ficar estressado, não conseguirá pensar direito. Quando a mente não está clara, você nunca obterá bons resultados. Portanto, quando o interlocutor demorar dez minutos a mais e ignorar seus sinais ou tentar distraí-lo, relaxe. Basta ajustar a sessão de sobremesa, ninguém vai notar. O evento também continuará ocorrendo sem problemas.
Os problemas sempre acontecerão. Você não pode prever tudo, e quanto mais cedo aceitar isso, melhor. Um gerenciador de eventos calmo e estável pode ser muito útil para qualquer evento; mas se você estiver tenso e não calmo, os eventos podem ir mal. Então relaxe e siga o fluxo - seu show está chegando ao fim
Etapa 4. Conte a todos os últimos desenvolvimentos
Certifique-se de que o número e as necessidades dos convidados ainda estão corretos no dia do evento e notifique a equipe de serviço sobre quaisquer alterações o mais cedo possível. Você tem que ser o primeiro par de olhos a perceber se algo está errado.
Consulte o cliente para ver como ele se sente; ele pode estar excitado, nervoso, preocupado, entediado ou exausto e com problemas. Você pode ajudá-lo sendo compreensivo, dizendo palavras amáveis e ajudando-o na prática. Aproveite o tempo para gerar entusiasmo para os hóspedes e a equipe quando necessário
Etapa 5. Faça seu trabalho
Confie e respeite a equipe de serviço para fazer seu próprio trabalho - assim que você lhes der uma base sólida, eles ficarão bem. Ofereça ajuda se necessário, mas esse membro da equipe deve ser experiente o suficiente para não precisar de ajuda alguma. Aqui estão algumas coisas que você deve ter em mente:
- Aja primeiro como recepcionista ou recepcionista. Conheça e cumprimente (se necessário) cada convidado assim que eles chegarem. Transfira funções para o MC quando o evento começar. Aqui, sua função como gerente será mais ativa, resolvendo problemas e garantindo que todo o trabalho nos bastidores, como preparação e atendimento de alimentos, corra de acordo com o planejado.
- Fique atento aos convidados e mantenha contato com o MC. Faça isso em segredo para o caso de precisar mudar seus planos.
- Mantenha distância dos principais convidados - este show é sobre eles - mas certifique-se de ficar por perto fazendo check-in em determinados momentos. Pergunte a eles como se sentem sobre o programa, bem como quaisquer possíveis problemas, pedidos ou sugestões que eles tenham.
Etapa 6. Para eventos de marketing, prepare souvenirs
Certifique-se de que todos os convidados se lembrem dos bons momentos que tiveram. Você pode até querer mais do que memórias felizes: como visitas a sites, futuras doações, aspectos do boca a boca, etc. Para garantir que seu evento seja perfeito, compartilhe lembranças. Seja uma foto, um pôster ou uma caneta esferográfica, dar aos convidados algo para lembrá-los do evento é uma ótima maneira de garantir que você seja lembrado por eles.
Etapa 7. Parabéns após o término do evento
A maioria dos eventos são independentes quando começam, mas o trabalho árduo está no período de preparação, que ninguém percebe. Portanto, parabenize-se porque você merece ser feliz!
Após o evento, reserve um tempo para atender e agradecer o cliente. É recomendável que você ofereça um presente adequado e sincero para lembrar o tempo que passou com eles, pois são pequenos toques como esses que enriquecem a experiência e permitem que eles sugiram seus serviços no futuro. Se você estiver dando presentes em um evento, presentes após o evento, como flores, fotos dos momentos favoritos do evento (por exemplo, corte de fita, clímax do show, cerimônia de premiação, beijo de casamento, velas de aniversário sopradas, etc.) ou outros presentes pode ser apropriado
Etapa 8. Limpe o local e vá para casa
Como dizem as mães: "Deixe nas mesmas condições em que chegou", o mesmo ocorre com os princípios que se aplicam aos locais de encontro. As coisas devem ser deixadas no mesmo estado em que estavam antes de você chegar até elas - o negócio de gerenciamento de eventos é um negócio delicado que não tem muito espaço para erros. Portanto, avise aos membros da equipe que é hora de limpar o local e não os deixe voltar para casa até que tudo esteja resolvido. Você também deve intervir!
Além de ser uma coisa boa, também evita que você receba contas mais caras. Muitos lugares cobrarão uma taxa extra pela limpeza se tiverem a oportunidade de fazê-lo. Portanto, faça o possível para evitar taxas ocultas
Etapa 9. Conclua os negócios de mudança, pagamento e agradecimento a todas as partes envolvidas
Você pode ter que providenciar a devolução do equipamento alugado ou emprestado e consultar o cliente sobre sua experiência. Mesmo que você não seja pago, reserve um tempo para agradecê-los e dizer que gostou de organizar o evento com eles. Vocês podem trocar cartões de visita entre si?
Obrigado também aos membros da tripulação! Certifique-se de que todas as partes recebam (e tenham pago), salve as faturas e conclua as tarefas. Você tem que ser uma das últimas pessoas a deixar o local - certifique-se de que tudo esteja em ordem
Parte 5 de 5: Solução de problemas
Passo 1. Saiba como lidar com clientes que chegam atrasados e têm outros problemas
Este é um problema comum, então é melhor você se preparar. O atraso é inevitável (por exemplo, devido a problemas de tráfego imprevistos) e geralmente pode ser tolerado por outros hóspedes que chegam a tempo. Portanto, há várias coisas que você pode fazer para evitá-lo:
- Certifique-se de que a hora do evento esteja claramente escrita no convite. Se você estiver executando um sistema RSVP, certifique-se também de que a hora esteja confirmada. Comunique-se com (por meio de sua folha de contato) o MC, os convidados relevantes (geralmente o membro principal do grupo), os artistas e a equipe da cozinha assim que encontrar um obstáculo que não possa ser facilmente resolvido. Se os convidados atrasados forem o foco do evento (por exemplo, o noivo e a noiva), normalmente:
- Você deve entrar em contato diretamente com o hóspede pendente para verificar o tempo estimado de chegada. Entre em contato com a cozinha imediatamente sobre os últimos desenvolvimentos para que eles possam ajustar a velocidade de cozimento para coincidir com o tempo.
- Evite anunciar que o evento foi adiado por causa de alguns convidados (porque a festa vai resolver por conta própria), mas deixe os convidados principais saberem que você está ciente da situação. Diga a eles o que você está planejando, mas também dê sugestões, pois geralmente conhecem o convidado e sabem o que fazer nesse contexto.
- Preste atenção ao momento do discurso. Se os principais convidados chegarem tarde, sirva aperitivos adicionais e / ou bebidas mais cedo para evitar que outros hóspedes que cheguem a tempo fiquem entediados e garantam que continuem ocupados.
- Se os convidados chegarem muito atrasados (por exemplo, ao servir comida que não pode ser atrasada, como suflês), comece o evento conforme planejado. Quando eles vierem, sirva a próxima porção (mesmo que seja sobremesa).
- Prepare-se para dançar, jogos, comédia ou algum outro tipo de entretenimento (especialmente música) e certifique-se de que haja distrações extras, como fotos em grupo. Essa estratégia de backup deveria ter sido iniciada no dia anterior.
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Para os hóspedes que chegarem atrasados intencionalmente, não considere isso como culpa do gerente. Portanto, é seu trabalho colocar os outros convidados em primeiro lugar e garantir que suas necessidades sejam atendidas. Em essência, aja como se nada estivesse errado e siga em frente com o evento.
Etapa 2. Saiba como lidar com problemas alimentares
Problemas nessa área são raros, especialmente se você planejou cuidadosamente seus planos, mas acidentes acontecem ocasionalmente (como um convidado ou uma criança bagunçando a mesa de jantar ou um incidente na cozinha). Você deve primeiro estar ciente dos tipos de convidados que estarão presentes, para que possa considerar quando e onde a comida será exibida (por exemplo, para pratos do tipo buffet) e a posição dos convidados.
- Todos os derramamentos devem ser limpos imediatamente por razões de segurança, mesmo que isso signifique se livrar do tapete vermelho ou das decorações e móveis elegantes para fazer isso. Ocultar uma mancha sem afetar a aparência ou integridade de um item (como um móvel antigo) é impossível, portanto, livre-se dela primeiro. Se você tiver um backup, use-o; caso contrário, mova o objeto discretamente para que os convidados não percebam.
- É recomendável que você use cordas, cortinas ou telas para esconder áreas de comida (por exemplo, uma mesa bagunçada ou enquanto você está preparando seu próximo prato), pois alguns convidados podem perceber a comida visível como algo que pode ser consumido livremente a qualquer momento - embora possa não ser necessariamente o caso, de acordo com sua intenção.
- Misture menus. Se um prato não puder ser servido (por exemplo, porque está queimado), livre-se de tudo ou encontre uma nova alternativa. Reduza as porções para economizar comida, mas aumente as porções de outros alimentos para mantê-los equilibrados. Informe os convidados conforme necessário.
- Vegetarianos, comedores exigentes, pessoas que sofrem de alergias ou pessoas com dietas especiais / religiosas devem ter suas necessidades atendidas - você deve ser capaz de fazer isso com um bom planejamento. No entanto, às vezes os convidados trazem um membro da família, cônjuge ou amigo próximo sem avisar você, especialmente se o convite for gratuito. Quando isso acontece, a solução é fácil. Conte os hóspedes recentes e, quando eles chegarem à porta, pergunte sobre necessidades dietéticas especiais e avise imediatamente ao serviço e ao pessoal da cozinha.
- Para grupos grandes que não comparecerem ao evento como convidados escuros, mande um membro da equipe para a cozinha e peça-lhe que conte o estoque. Se necessário, compre alimentos adicionais. A seção da cozinha geralmente exagera nas porções para garantir, portanto, os cancelamentos são mais comuns do que a escassez de alimentos. Porções limitadas também podem ser salvas se você fornecer recheios adicionais, como pães, saladas ou pratos de vegetais, ingredientes que podem ser facilmente obtidos no supermercado local.
Etapa 3. Saiba como lidar com crianças pequenas
Lembre-se de que muitos gerentes geralmente esquecem ou subestimam a inteligência, as necessidades e os desejos das crianças em um evento. Eles são iguais aos adultos - querem se divertir e não ficar entediados. Lembre-se de que os pais também ficarão ofendidos se um evento não atender às necessidades de seus filhos. É uma boa ideia pedir confirmação de presença (RSVP) para qualquer criança que possa estar presente.
- As crianças mais novas (com menos de 10 anos) são melhor servidas com comida ou lanches com antecedência, pois o jantar não pode ser servido até às 20:00. Essa hora de servir geralmente é tarde demais para a hora das refeições da maioria das crianças. A comida que você dá aos seus filhos também deve ser divertida e saudável, mas ainda assim especial com um toque especial para eles - isso ajuda os pais a serem ajudados e podem aproveitar o evento como convidados.
- Crianças com mais de 10 anos geralmente podem receber comida e porções de adultos, mesmo que não terminem, mas também lhes oferecer um menu infantil (com permissão dos pais, é claro) se elas parecerem não gostar. Normalmente, os adolescentes com idades entre 13 e 18 anos costumam pedir os mesmos alimentos que as crianças mais novas, como hambúrgueres e batatas fritas, em vez de refeições mais formais em restaurantes. A comida para crianças é geralmente escrita com o termo "Menu Alternativo". Jogue pelo seguro e discuta com seus principais convidados seus planos para continuar satisfazendo jovens e idosos há muito tempo.
- Providencie uma área para mães com filhos pequenos. Atenda às suas necessidades, como intervalos no banheiro, necessidades de amamentação, etc., e prepare um local de descanso para as crianças muito pequenas para que possam dormir se estiverem cansadas.
Etapa 4. Saiba como lidar com convidados bêbados ou rudes, intrusos e muito mais
Esses convidados às vezes causam problemas, tanto em eventos familiares quanto corporativos. Eles carregam tanto política quanto drama e, como um estranho, você pode não perceber isso. Portanto, esteja sempre alerta.
- Verifique com o cliente ou convidados-chave antes do evento para saber sobre possíveis problemas como este, ou com um grupo seleto, se os convidados-chave não devem ser incomodados. Dessa forma, você pode ter certeza de que as pessoas estão sentadas no lugar certo e que isso não causará problemas. Prepare a equipe de serviço ou os principais convidados para atuarem como supervisores informais, estar alerta e ajudar quando necessário. Seu trabalho é garantir que o evento corra bem e ficar longe de assuntos pessoais, a menos que seja absolutamente necessário. Portanto, certifique-se de saber quem no evento é classificado como um convidado do tipo "pacificadores" (aqueles que podem ajudar a manter o evento funcionando sem problemas).
- Como pode ser difícil recusar-se a dar álcool a convidados bêbados ou lidar com convidados rudes e raivosos, é melhor envolver um convidado pacificador. Entre em contato com o departamento jurídico apenas quando necessário e depois de consultar os principais hóspedes. Você ainda precisa estar atento, mesmo quando estiver realizando pequenos eventos ou no quintal.
- Convidados indesejados são um assunto difícil. Se eles vierem e fizerem barulho, jogue-os fora se necessário - consulte os principais convidados para verificar se essas pessoas não são desejadas. Se houver muitos desordeiros violentos, seu trabalho é proteger outros convidados e entrar em contato com a segurança ou a polícia se esses desordeiros se recusarem a deixar as instalações após serem solicitados por você como gerente e / ou convidados importantes.
- Os hóspedes geralmente gostam de mover os cartões de visita pela mesa, para que possam sentar-se ao lado da pessoa que desejam ou à mesa que desejam. Consulte os principais convidados sobre como isso é permitido. Normalmente, você deve organizar os planos das mesas com antecedência e ter a aprovação dos principais convidados. Se a posição da mesa parece estar correta, é melhor manter os convidados longe da sala de jantar antes que chegue a hora. Normalmente, a área do bar, o saguão ou a sala de espera podem ser usados para acomodar os hóspedes. Se certos grupos forem particularmente importantes devido a questões familiares, reúna as pessoas e oriente-as por grupo para separar as mesas e colocá-las na ordem adequada.
Etapa 5. Saiba como lidar com o clima inclemente
Em todo o mundo, às vezes haverá mau tempo inesperado, como chuva ou neve. Ventos frios ou ar quente também podem causar problemas. Embora o clima geralmente não tenha muito impacto quando o evento é realizado em ambientes fechados, você deve estar preparado para os desafios de estar ao ar livre. Se você pode prever o tempo inclemente, considere alterar o local do evento. Se não puder, alugue uma barraca ou pavilhão grande (o preço pode ser caro, principalmente se for feito por capricho). Manter o controle do tempo é importante; se o evento já ficou bagunçado por causa disso, é quase impossível consertar o evento, então aproveite ao máximo o que você já conhece e possui.
Muitas partes do mundo agora têm apólices de seguro contra mau tempo ou outros problemas. Se você estiver em uma área conhecida por mudanças repentinas no clima, busque a confirmação se o evento pode ser reprogramado, para que os clientes possam pelo menos economizar no custo do aluguel de equipamentos, local e equipe de serviço
Pontas
- Prepare um pequeno espaço cheio de itens como guardanapos extras para limpar derramamentos, extintores de incêndio, kits de primeiros socorros e outros kits incidentais. Você não vai precisar se as coisas estiverem indo bem, mas é melhor estar atento a um grande evento.
- Convidados e palestrantes que estão cansados ou com jet lag devem ter seu condicionamento físico assegurado. Se necessário, consulte diretamente com eles ou seus assistentes para solicitar tratamentos de spa e massagens ou outras formas de refresco corporal. Você também pode enviar-lhes comida, se não comerem há algum tempo, ou remédios, se não estiverem se sentindo bem (como dor de cabeça por voar ou nervosismo, ou dor de estômago). Consulte um médico se necessário. Convidados e palestrantes cansados podem arruinar um evento, embora você possa superar todos os outros desafios.
- Certifique-se de que todos possam ver e ouvir o palco, a música ou a fala.
- Lembre-se também de que lidar com os eventos de outras pessoas é uma honra. Embora isso possa parecer muito estressante e difícil, sua contribuição pode deixar muitas pessoas felizes, de modo que elas se lembrarão do evento para o resto de suas vidas. Além disso, você também está acostumado a ter habilidades que são úteis na vida cotidiana.
- Como gerente, você pode ter que agir como um anfitrião improvisado ou até mesmo um parceiro de dança para garantir que o evento corra bem. Desenvolva habilidades de fala e dança, mas, ao mesmo tempo, delegue funções de gerenciamento a outros membros da equipe que podem ocupar seu lugar temporariamente. O objetivo aqui é garantir que ninguém fique parado à mesa.
