Você deve ter lidado com bancos, seguradoras, agências governamentais, empregadores em empresas ou mesmo escolas. Nesse caso, você deve persuadir alguém a fazer ou ajudá-lo a fazer algo. Como escrever uma carta persuasiva ou persuasiva que produz resultados? Aqui estão algumas idéias-chave para usar em sua carta de persuasão.
Etapa
Parte 1 de 4: preparando-se para escrever uma carta
Etapa 1. Estimule boas idéias
Antes de escrever uma carta, diga o que deseja, por que deseja, os motivos pelos quais ela deve ser aprovada, bem como os argumentos contra. Enfatizar todas as idéias disponíveis pode ajudá-lo a redigir a carta e a compreender totalmente sua posição sobre o assunto.
- Comece com isto: quero persuadir “meus leitores” a ser meu “objetivo”. Troque “meus leitores” pelo que você deseja persuadir e “meu objetivo” pelo que você os persuade a fazer.
- Uma vez que o acima esteja claro e inequívoco, pergunte-se: por que isso? Liste os motivos pelos quais você deseja que seus leitores façam o que você deseja.
- Depois de mapear os motivos, classifique-os de acordo com o nível mais importante. Coloque todos os detalhes importantes em uma coluna e os menos importantes em outra. Isso o ajudará a restringir sua mente aos pontos de ênfase mais relevantes e salientes.
Etapa 2. Conheça seus objetivos
Certifique-se de saber exatamente o que deseja ou precisa. O que você quer alcançar? Como esse escritório deve agir?
Ao definir metas, pense em todas as soluções possíveis que você pode oferecer
Etapa 3. Conheça seus leitores
Analisar e compreender seus leitores o ajudará a decidir como estruturar sua carta. Se possível, decida se o leitor concordará com você, discordará ou será neutro. Isso o ajudará a decidir quanto peso atribuir a cada lado de seu argumento.
- Tente encontrar uma pessoa a quem possa endereçar na carta. Quem são eles, que poder eles têm para te ajudar? Eles simplesmente irão ignorar sua reclamação? Como você deve cumprimentá-los? Eles ocupam cargos seniores ou funcionais? Fale de acordo com a posição deles.
- Tente descobrir as crenças e preconceitos dos leitores sobre o seu tópico. Que tipo de disputa pode surgir entre você e seus leitores? Como você apresenta um contra-argumento de maneira respeitosa?
- Descubra o que os leitores estão preocupados com o seu tópico. Eles têm fundos limitados para gastar? Eles são afetados diretamente pelo seu tópico? Quanto tempo eles têm para considerar seu documento?
- Pense no tipo de evidência de que seus leitores precisarão em um argumento para persuadi-los.
Etapa 4. Pesquise o tópico
Uma carta de persuasão eficaz contém evidências e informações factuais que apóiam a posição. Certifique-se de considerar vários pontos de vista. Não pesquise apenas o seu ponto de vista; Mencione também opiniões opostas e os fatos que as cercam.
- Use fatos, lógica, estatísticas e evidências anedóticas para apoiar suas afirmações.
- Não diga imediatamente que a oposição está errada. Em vez disso, seja respeitoso ao explicar por que sua posição é mais forte e merece atenção.
Parte 2 de 4: Formatando cartas
Etapa 1. Use o formato de bloco
As cartas comerciais têm um formato especial. Se o formato for limpo e correto, não mudará a opinião dos leitores nem um pouco. No entanto, se o formato estiver incorreto e confuso, eles causarão uma má impressão em você e poderão ser jogados fora.
- Comece usando parágrafos de bloco com espaçamento duplo.
- Alinhar à esquerda cada parágrafo; em outras palavras, não indente parágrafos como em prosa ou ensaios.
- Deixe um espaço de linha após cada parágrafo.
- Use uma fonte padrão, geralmente Times New Roman ou Arial, tamanho 12.
Etapa 2. Endereçar o timbre corretamente
Comece digitando seu endereço no canto superior esquerdo. Não coloque o seu nome - escreva apenas o nome da rua, cidade, área e código postal. Você também pode incluir um número de telefone e endereço de e-mail, cada um em uma linha separada. Se você mora no Reino Unido, o endereço deve ser escrito à direita. Complete uma linha.
- Digite a data. Escreva a data completa, o nome do mês e o ano. Complete uma linha.
- “4 de junho de 2013”
- Escreva o nome e o endereço do destinatário. Tente encontrar uma pessoa específica para enviar a carta. Complete uma linha.
Etapa 3. Comece a carta com uma saudação ou saudação
Normalmente, na forma da palavra "Caro", seguida do nome da pessoa a quem se dirige. Verifique se você digitou o nome corretamente ao digitá-lo. O nome aqui deve ser igual ao nome escrito no papel timbrado do endereço.
- Ao cumprimentar alguém, use o título ou posição correta (Pak / Madam / Dr. / etc) seguido do sobrenome. Se você não tem certeza de como uma mulher prefere ser chamada, basta escrever “Senhorita”.
- Sempre siga depois disso com dois pontos.
- Complete uma linha entre a saudação e o primeiro parágrafo.
- "Caro Dr. Marrom:"
Etapa 4. Feche a carta com uma declaração de encerramento
Pense e considere o tom de sua redação ao escolher uma declaração de encerramento. Frases como "Obrigado" são bastante comuns, enquanto outras formas, como "Saudações", são mais íntimas. Decida se você deseja que sua carta de apresentação seja formal ou íntima. Seja qual for a sua escolha, a primeira palavra deve ser maiúscula, enquanto a próxima palavra deve ser simples. Siga o fechamento com uma vírgula.
- Escolha a palavra "Com respeito" se quiser que seja mais formal. “Saudações”, “Saudações”, “Obrigado” ou “Atenciosamente” são observações finais padrão para e-mails comerciais. Enquanto as palavras "Saudações", "Saudações" ou "Até logo" parecem mais relaxadas e íntimas.
- Pule as próximas 4 linhas para deixar espaço para sua assinatura antes de digitar seu nome.
- "Obrigado,"
Parte 3 de 4: Escrevendo cartas
Etapa 1. Conciso e conciso
Uma carta ou persuasão persuasiva deve ser concisa e educada. Pessoas ocupadas raramente leem cartas com mais de uma página ou quando o tom é áspero. Não seja palavras muito floridas. Tente usar frases claras e organizadas. Não apresente informações distorcidas e desnecessárias, incluindo anedotas.
- Evite frases muito longas. Certifique-se de usar sentenças declarativas fortes. Sua redação deve ser concisa, concisa, direta e fácil de ler.
- Não arraste os parágrafos por muito tempo. Não empilhe tantas informações que o leitor perca o interesse, se desvie do ponto principal ou torne seu ponto de vista difícil de entender. Atenha-se a informações relevantes e mude os parágrafos sempre que quiser transmitir uma nova ideia ou ponto.
Etapa 2. Declare seu ponto principal nas primeiras frases
Comece com uma frase inicial amigável e vá direto ao ponto. Declare sua necessidade (o objetivo principal de escrever a carta) nas primeiras duas frases.
Este parágrafo pode consistir apenas em 2-4 sentenças
Etapa 3. Enfatize a importância de sua solicitação no segundo parágrafo
Neste parágrafo, resuma sua preocupação, solicitação ou reclamação. Neste estágio, você não forneceu quaisquer razões específicas, suporte ou pontos principais; nesta fase, você explica totalmente sua posição, os parâmetros da preocupação ou solicitação e as razões pelas quais é importante o suficiente para agir.
Lembre-se de manter o corpo da carta lógico, educado e factual. Evite linguagem excessivamente emocional, não exija ações nem fale duramente contra a pessoa ou empresa a quem a carta é endereçada, ou contra a oposição
Etapa 4. Apoie seu aplicativo no próximo parágrafo
Os próximos parágrafos devem justificar sua posição, fornecendo informações básicas e detalhadas. Certifique-se de que essas informações sejam lógicas, factuais, fundamentadas, práticas e legítimas. Não baseie seu pedido apenas em emoções, crenças ou desejos pessoais. Não aborreça o leitor com longas histórias; vá direto ao ponto com rapidez e precisão. Existem várias estratégias diferentes que você pode empregar para atingir esse objetivo:
- Forneça fragmentos de estatísticas e fatos para atrair a simpatia e a lógica dos leitores. Certifique-se de que as estatísticas e fatos vêm de fontes confiáveis e respeitáveis, e que você também use os dados com sinceridade, não os tirando do contexto.
- Sugira citações de especialistas no assunto, que apóiem sua posição ou refutem a oposição. Esses especialistas devem ser figuras respeitadas em suas áreas e, de fato, ter as habilidades adequadas para ter uma opinião sobre o assunto em discussão.
- Apresente os motivos pelos quais seu pedido deve ser atendido. Forçar as pessoas a fazerem o que você quer não é uma técnica de persuasão eficaz, mas se você explicar por que acredita que algo precisa ser feito, isso pode ajudar a mudar suas mentes. Explique a situação atual e por que ela deve mudar.
- Apresente os detalhes, especificações e limitações de sua posição e aplicação. Discuta os esforços que foram feitos antes, em relação à aplicação, ou mesmo se não houver nenhuma ou falta de ação a respeito.
- Dê exemplos de testemunhos relacionados à sua posição. Pense em outras evidências que poderiam ser apresentadas para explicar por que sua posição é importante.
- Lembre-se de limitar o que você pode e deseja incluir em um parágrafo. Deixe seu ponto e situação claros. Não exagere com muitos detalhes, mas inclua todos os pontos importantes. Escolha apenas as estatísticas, especialistas e testemunhos mais relevantes.
Etapa 5. Chame a oposição
Uma das formas mais eficazes de persuasão ou persuasão é apelar para a oposição. Você deve ser capaz de prever quaisquer objeções, objeções ou perguntas dos leitores, para que possa respondê-las na carta. Encontre um terreno comum com a oposição ou apresente um forte apoio para sua própria posição.
- Certifique-se de reconhecer publicamente as diferenças entre sua posição e a da oposição. Não o esconda, porque enfraquecerá seu argumento. Enfatize seus valores, experiências e problemas compartilhados com a oposição.
- Evite declarações acusatórias. Isso tornará a carta excessivamente emocional e enfraquecerá seu apelo lógico. Uma atitude excessivamente negativa e acusatória também evitará que a oposição concorde com o seu ponto.
Etapa 6. Feche a carta reafirmando sua inscrição
Reitere seu pedido ou opinião no final da carta. Este é o parágrafo onde você apresenta uma solução ou pleiteia uma ação. Diga ao leitor que você fará o acompanhamento desta correspondência por telefone, e-mail ou pessoalmente.
- Encerre a carta com uma frase forte que ajude a persuadir o leitor a ficar do seu lado, ou pelo menos ver com mais clareza do seu ponto de vista.
- Ofereça suas próprias soluções ou ajuda. Concorde em se comprometer ou se encontrar no meio. Mostre que você fez ou está pronto para lidar com a situação.
Parte 4 de 4: dando os toques finais
Etapa 1. Verifique se há erros
Erros de gramática, pronúncia e grafia das palavras darão uma má impressão. Você deseja que o leitor se concentre em sua ideia e solicitação, não no erro de digitação. Releia sua carta várias vezes antes de enviá-la. Leia em voz alta para ouvir o que parece.
Se necessário, peça a alguém que verifique se há erros de ortografia em sua escrita (ou use o recurso de verificação ortográfica do software)
Etapa 2. Coloque sua própria assinatura
Se preferir enviar cartas pelo correio para o e-mail, você precisará assinar. Personaliza e certifica sua carta.
Etapa 3. Forneça cópias de sua carta formal para outras partes importantes, se necessário
Se outra pessoa na empresa ou organização-alvo também quiser ler sua carta, forneça uma cópia a ela. Isso significa imprimir e enviar mais de uma carta, com as assinaturas originais.
Etapa 4. Guarde uma cópia para você
Sempre mantenha uma cópia de suas cartas e faça anotações pessoais, com notas sobre quando a carta foi enviada e para quem. Anote o acompanhamento que você fez até que o problema fosse resolvido.
Pontas
- Fique no tópico. Tenha cuidado para não adicionar informações aleatórias que não estejam relacionadas ao assunto que você está discutindo. Atenha-se a fatos relevantes e mantenha-os simples. Use esses fatos para ser mais descritivo.
- Use marcadores no meio do parágrafo somente se você estiver absolutamente certo e claro sobre as etapas, ações ou recomendações.
- Adapte seus marcadores ao tipo de empresa ou organização-alvo. As instituições sem fins lucrativos têm uma forma de pensar diferente das grandes empresas.
- Escreva na forma escrita padrão da Indonésia. Isso não é mensagem de texto ou mídia social; mas uma carta formal. O uso de abreviações, gírias e emoticons pode fazer com que você seja ignorado.
- Não trate seus leitores como se eles lhe devessem algo e então você se sente no direito de entrar com um processo. Tranquilize-os, mantendo o tom da carta amigável e profissional.
