Várias coisas às vezes o obrigam a cancelar um compromisso, por exemplo, porque você está enfrentando uma emergência, preso em engarrafamentos ou administrando mal sua programação. Você pode ficar preocupado ao pensar em como notificar o cancelamento, mas as pessoas que não puderam ser encontradas podem entender se você avisar o mais rápido possível. Defina uma nova programação de reunião quando entrar em contato com ele ou quando surgir a oportunidade. Para que ele se sinta confortável, ofereça-se para encontrá-lo em um local próximo a sua casa ou escritório.
Etapa
Parte 1 de 2: Cancelamento de compromissos educadamente
Etapa 1. Contate a pessoa desaparecida o mais rápido possível
Você está irritando outras pessoas se adiar o cancelamento do seu compromisso até o último minuto. Contar a ele com antecedência mostra que você o respeita e aprecia o tempo que ele preparou para você.
Etapa 2. Notificá-lo pessoalmente por telefone se cancelar um compromisso que está muito próximo
Você deve ligar para avisar pessoalmente se cancelar o compromisso no mesmo dia. Cancelar um compromisso repentinamente para que a outra pessoa se sinta irritada pode parecer rude se você avisá-la por e-mail, mensagem de texto ou outra pessoa.
Etapa 3. Ofereça desculpas sinceras
Mesmo se você avisar com antecedência, certifique-se de que eles saibam que você lamenta ter cancelado seu compromisso. Talvez ele esteja desapontado por você ter cancelado sua consulta, embora ele já tenha cancelado outros planos para vê-la.
- Ofereça um pedido de desculpas curto e direto, por exemplo, "Desculpe, não posso ir amanhã."
- Não use palavras ambíguas ou diga que você "pode" não cumprir sua promessa. Conte as notícias de maneira honesta e direta.
Etapa 4. Forneça uma breve explicação do motivo pelo qual cancelou o compromisso
Se o motivo for lógico, por exemplo, porque o veículo quebrou ou você está doente, informe o que é. Se o motivo for difícil de aceitar, por exemplo, porque você se esqueceu de marcar uma consulta ou acidentalmente agendou duas vezes, forneça um motivo geral, por exemplo, "Desculpe, tenho uma necessidade urgente".
- Você não precisa fornecer razões detalhadas, mesmo se estiver dizendo a verdade. Explicar longamente faz parecer que você quer encobrir algo.
- Não diga: "Tenho coisas mais importantes a fazer" ou alguma outra desculpa semelhante.
- Não minta porque o relacionamento terá problemas se for revelado que você não está sendo honesto.
Etapa 5. Certifique-se de que ele sabe que você valoriza seu tempo
Deixe claro que você aprecia a disposição dele em reservar um tempo para você e que realmente lamenta que ele tenha cancelado o compromisso porque você entende que ele está ocupado e arranjou tempo para encontrá-lo.
Isso é especialmente importante se você estiver marcando reuniões com pessoas com as quais precisa de ajuda, como professores ou clientes
Parte 2 de 2: Definindo um cronograma substituto
Passo 1. Pergunte se ele está disposto a mudar a programação da reunião quando você der a notícia
Além de reduzir o incômodo de ter que entrar em contato com ele novamente para marcar uma consulta, esta etapa mostra que você realmente deseja vê-lo. Ao ligar ou enviar um e-mail, termine dizendo que gostaria de marcar outro encontro, caso ele não se importe.
Passo 2. Verifique sua programação e anote o tempo disponível para encontrá-lo
Você pode sugerir uma programação de reuniões, mas tente encaixar sua programação na programação dele. Ofereça várias opções de cronograma alternativo e peça feedback.
Por exemplo, diga a ele: "Minha programação não está preenchida nas segundas-feiras de manhã à noite, nas quintas-feiras da 1 às 5 e nas sextas depois das 2, mas se você não puder, ajustarei a programação."
Etapa 3. Sugira que a reunião seja realizada em um local perto de sua casa ou escritório
Como compensação pelo cancelamento de um compromisso, é uma boa ideia marcar um encontro em um local de fácil acesso, como em seu escritório ou um determinado lugar por onde passe a caminho de casa.
Como alternativa, sugira uma reunião usando o Skype ou Google Hangouts se ele estiver muito ocupado ou fora da cidade
Etapa 4. Determine um cronograma de substituição que você possa cumprir
Depois de cancelar o primeiro compromisso, não deixe que o segundo seja cancelado novamente. Além de ser mais irritante e desconfortável, pode prejudicar sua reputação. Antes de chegar a um acordo sobre um cronograma de substituição, verifique sua programação cuidadosamente e certifique-se de que você pode cumprir seus compromissos de acordo com o novo cronograma.
Por exemplo, você não tem compromissos durante o mês de dezembro, mas normalmente tem muitas atividades antes do ano novo. Portanto, não preencha esse tempo com um cronograma de substituição
Etapa 5. Registre o novo cronograma de reunião acordado
Se houver um cronograma de substituição, anote-o na agenda. Além disso, anote sua programação em um pedaço de papel e coloque-a em um local facilmente visível como um lembrete.
Passo 6. Agradeça-lhes por sua compreensão e paciência ao conhecê-los
Abra a conversa agradecendo a ele (ou a eles) por concordar em cancelar o compromisso. Você não precisa se desculpar novamente. Em vez disso, mostre que você valoriza o tempo dele, apreciando a oportunidade de mudar a programação.
Pontas
- Tanto quanto possível, não cancele reuniões agendadas porque isso pode prejudicar a reputação e o relacionamento com outras pessoas.
- Antes de firmar um contrato com alguém que fornece um serviço pago, como um consultor, descubra se você cancelou seu compromisso com ele.
