Todos nós queremos ter mais tempo, seja para relaxar, fazer exercícios, sair com amigos e familiares e nós mesmos. Existem centenas de maneiras de economizar seu tempo ao longo do dia. Reserve alguns minutos para ler as dicas e conselhos reunidos aqui e comece a economizar tempo hoje!
Etapa
Método 1 de 3: Método 1 de 3: economize tempo no escritório
Etapa 1. Priorize o foco nas tarefas mais importantes
Primeiro, conclua as grandes tarefas de sua lista de tarefas no início do dia, para que você não tenha pressa para terminá-las mais tarde. Você sentirá uma conquista. Além disso, você não será sobrecarregado por grandes projetos inacabados enquanto realiza tarefas mais triviais no final do dia. Assim, você trabalhará com mais eficiência e economizará mais tempo.
A "tarefa mais importante" não significa necessariamente a "tarefa mais urgente". Se uma papelada de rotina tiver que ser enviada ao chefe durante o dia, talvez você não precise terminá-la até as 11h, comprometendo o cliente e prestando-lhe um serviço ruim. Aprenda a distinguir entre tarefas urgentes e importantes
Etapa 2. Delegar tarefas a outros funcionários
Para delegar uma tarefa corretamente, você deve compreender os seus pontos fortes e os de seus colegas de trabalho. Algumas pessoas são boas com números, outras são boas em escrever. Ao identificar quem possui as habilidades específicas para concluir uma tarefa específica, você pode economizar tempo e melhorar a qualidade do trabalho a ser feito.
- Ao delegar tarefas, você deve ser autoritário, mas não exigente. Faça a pessoa para quem você pedir ajuda se sentir um especialista e elogie seu conhecimento da área.
- Lembre-se de que, se delegar tarefas, você também deve estar disposto a aceitar designações de outras pessoas cujas cargas de trabalho estão se acumulando.
Etapa 3. Colete as mesmas tarefas
A maior parte do trabalho diário de uma pessoa consiste em pequenas tarefas rotineiras que se distribuem pelos projetos maiores do dia. Ao agrupá-los e trabalhar neles todos de uma vez, você pode economizar tempo e trabalhar com mais eficiência.
- Em vez de responder e-mails a cada vinte minutos, reserve dois períodos de tempo suficientes para lidar com todos os e-mails nesse tempo. Dessa forma, você estará mais focado no trabalho sem se preocupar.
- Faça todos os telefonemas de uma vez e cuide de toda a papelada de uma vez.
Etapa 4. Defina um horário consistente para deixar o escritório
Quase todos chegam ao escritório no mesmo horário todos os dias. Mas, quando ocupados, muitas vezes fazem hora extra no escritório e continuam a trabalhar. Quando eles finalmente chegaram em casa, era muito tarde da noite. Designe um horário normal do trabalho em casa, menos tarde. Se as horas extras não forem uma opção, você definitivamente irá maximizar sua produtividade durante suas horas de trabalho.
Informe a todos no escritório que você chegará em casa em um determinado horário, usando um sinal implícito. Conte a eles seus planos para a noite ou peça que entreguem os materiais de trabalho mais cedo, porque você precisa chegar em casa na hora certa
Etapa 5. Evite reuniões e conversas improdutivas
Às vezes, no escritório, as pessoas não trabalham com a eficiência que você gostaria. Não deixe que o problema deles seja o seu. Seja firme e diga aos colegas de trabalho que você deve voltar ao trabalho assim que eles disserem o que precisam.
- Aprenda a dizer não. Se você for convidado para uma reunião e não achar que é importante, diga apenas que está muito ocupado ou tem outra coisa para fazer e não pode comparecer.
- Deixe-os saber que você estará "aparecendo" na reunião, apenas quando estiver interessado ou quando precisar comparecer. Os colegas de trabalho podem não gostar de ouvir isso, mas respeitarão sua ética de trabalho.
- Se você precisa comparecer, defina um horário claro para a reunião, por exemplo, cerca de 20 minutos. Ou faça uma reunião em seu escritório, onde você tem autoridade para interromper a reunião quando ela precisar ser encerrada.
Método 2 de 3: Método 2 de 3: Economize tempo com tecnologia
Etapa 1. Organize sua caixa de entrada de e-mail
Os serviços de e-mail modernos oferecem muitas maneiras de manter uma caixa de entrada limpa e organizada. O uso de ferramentas de filtro de seu provedor de e-mail pode economizar o tempo gasto na classificação de mensagens. Dessa forma, você também não terá que se preocupar com um mar de lixo eletrônico. Gmail, Outlook, Mail.app e a maioria dos outros serviços de e-mail têm filtros semelhantes para ajudar a economizar tempo.
- Evite que lixo eletrônico e mensagens em cadeia entrem em sua caixa de entrada configurando seu provedor de e-mail para identificá-los e excluí-los instantaneamente.
- Configure e-mails relacionados ao trabalho a serem inseridos em um diretório especial automaticamente.
- Organize os grupos ou categorias que você deseja, como amigos e familiares, ou atualizações de mídia social. Dessa forma, você pode encontrar rapidamente o e-mail que está procurando.
Etapa 2. Use os atalhos do teclado
Talvez isso pareça trivial. Mas quando você se acostumar com isso, não importa o quão pouco, você economizará muito tempo. Quer você esteja usando um sistema operacional Windows ou um computador Macintosh, conhecer os atalhos básicos e alguns atalhos específicos para tarefas pode economizar muito tempo de trabalho.
- Alguns dos atalhos mais comumente usados para Windows incluem: Ctrl + C (para copiar o arquivo selecionado), Ctrl + V (para colar o arquivo selecionado) e Ctrl + Z (para desfazer).
- Os usuários do Mac podem usar o mesmo atalho substituindo a tecla Ctrl pela tecla Command.
Etapa 3. Limite seu tempo nas redes sociais
Cair no círculo vicioso da mídia social é fácil, onde uma página leva à próxima e outra. Há muitas coisas na Internet que podem desviar a atenção das coisas importantes da vida. Não deixe isso te incomodar. Defina um limite diário para uso de mídia social. Experimente navegar por uma hora ou 30 minutos por dia. Reserve um período de tempo a cada noite ou brevemente nos dias de semana, como um intervalo.
- Não siga muitas pessoas no Twitter, Instagram e outros fóruns de mídia social. Dessa forma, o tempo gasto nas redes sociais será menor.
- Dê pequenos passos para evitar a mídia social. Não o abra enquanto estiver comendo ou indo para a cama.
- Aconselhe seus amigos a reduzir o uso de mídias sociais juntos. Você ficaria surpreso com a rapidez com que encontrará outras maneiras de manter contato.
Etapa 4. Assistir menos televisão
Ficar sentado no sofá olhando para a televisão é relaxante, especialmente depois de um dia agitado. Mas este não é um uso produtivo do tempo. Reduzir a exposição à TV ajudará a economizar e maximizar o tempo de que você dispõe. Se você quiser ir ainda mais radical, pode cortar sua assinatura de TV a cabo. Além de economizar dinheiro, esse método também deixará o seu tempo mais livre. Ou dê pequenos passos, como apenas assistir a um ou dois programas favoritos por semana.
- Aproveite a tecnologia de gravação e economize tempo pulando anúncios, para programas que você não quer perder.
- Multitarefa enquanto assiste. Às vezes, programas de televisão podem ser assistidos casualmente. Observe enquanto arruma as coisas ou se exercita.
Método 3 de 3: Método 3 de 3: economize tempo em casa
Etapa 1. Cozinhe com mais eficiência
Quando se trata de cozinhar, as pessoas gastam mais tempo do que realmente precisam. Portanto, a forma como você cozinha fará uma grande diferença. Isso certamente afetará o tempo que você pode economizar todos os dias. A primeira coisa a se considerar é ir à loja de departamentos com um plano. Faça uma lista de todos os itens de que você precisa e siga-os. Não faça compras na hora do rush e faça planos para todas as refeições durante a semana, incluindo almoço e jantar. Dessa forma, você não precisa perder tempo comprando itens adicionais separadamente para uma refeição específica posterior.
- Prepare grandes porções de suas comidas favoritas e guarde-as. Você pode aproveitar o resto mais tarde, sem gastar mais tempo cozinhando. Pratos como rendang, frango frito e gudeg geralmente podem ser cozidos em grandes porções.
- Coloque uma tigela na mesa enquanto cozinha e use-a como uma lata de lixo temporária. Você pode economizar muito tempo indo para o lixo coletando tudo primeiro e jogando-o fora quando terminar. Este método de eliminação de resíduos é muito eficaz.
Etapa 2. Economize tempo ao limpar a casa
A limpeza é uma tarefa interminável, porque novas bagunças continuarão surgindo e a poeira continuará se acumulando. Faça todo o trabalho doméstico de forma eficaz para economizar tempo e, ao mesmo tempo, ter uma casa arrumada. A melhor maneira de fazer isso é limpar um pouco rapidamente. Não gaste mais de dez minutos arrumando roupas, pratos, jornais velhos, etc., e coloque tudo no lugar. Faça o trabalho todos os dias para que você não precise perder muito tempo limpando tudo depois. Lembre-se de que a melhor maneira de se manter organizado é sempre colocar tudo em seu devido lugar. Siga essas regras para ficar mais organizado e economizar tempo. Então, da próxima vez, você não precisa mais se confundir procurando chaves no meio de um item bagunçado.
- Ao limpar bem, faça-o de cima para baixo. Quando você limpa os lugares que estão em cima, a poeira vai se depositar no fundo. Finalmente, passe o aspirador.
- Limpe ao passar. Esteja você arrumando a cama ao acordar ou limpando temperos derramados enquanto cozinha, limpar em qualquer lugar economizará seu tempo mais tarde. Este método é muito útil, especialmente na cozinha e no banheiro. Itens ou materiais derramados podem ser mais fáceis e rápidos de limpar antes de secarem e endurecerem.
Etapa 3. Conclua todas as questões financeiras de uma vez
Pagar contas e fazer transações bancárias pode ser complicado e demorado se não for feito de maneira adequada. Ao cuidar de todas as suas contas e questões financeiras de uma só vez, você pode evitar confusão e perda de tempo que pode acontecer mais tarde por ter que consertar erros.
- Combine todas as contas tanto quanto possível. Entre em contato com seu provedor de serviços de cobrança e descubra se eles atendem a todos os tipos de pagamentos de contas. Normalmente, eles podem ajudar a pagar as contas de telefone, luz e água.
- Cadastre-se para poder pagar contas automaticamente (débito automático). Muitas instituições têm essa opção, portanto, você pode economizar muito tempo e reduzir o estresse de prazos perdidos.
- Descubra se a empresa para a qual você trabalha oferece depósito direto e inscreva-se. Portanto, sua necessidade de ir ao banco diminuirá.
Etapa 4. Comece o dia com uma rotina matinal eficiente
Não deixe a falta de sono estragar sua manhã. Tome medidas simples para fazer seu dia correr conforme o planejado, por exemplo, vestindo-se e almoçando antes de ir para a cama à noite. Tome um banho rápido e faça um café da manhã fácil. Fazer uma tigela de cereal certamente não levará muito tempo.
- Aproveite o temporizador da cafeteira para evitar o incômodo de configurá-la pela manhã.
- Ignore a tecnologia enquanto estiver se preparando. Não verifique seu e-mail até chegar ao escritório, pois isso só vai te incomodar. E não ative o recurso de soneca no alarme.
- Abra as cortinas e aproveite a luz natural. A exposição ao sol é boa para seu cérebro e seu ritmo circadiano quando você acorda de manhã.
Pontas
- Coloque um relógio e observe quanto tempo você gasta em certas tarefas. Limite o tempo.
- Estabeleça prazos para não perder muito tempo em uma tarefa específica.
- Não procrastine.
- Uma das piores formas de perder tempo é a repetição. Concentre-se no que você está fazendo e não repita o mesmo processo duas vezes.
- Acompanhe por quanto tempo você faz certas coisas, em seguida, identifique as atividades que demoram e trabalhe para encurtá-las.
