A decisão sobre o formato correto da carta depende principalmente do tipo de carta que você deseja escrever e para quem está endereçando a carta. O formato da carta que você pode usar ao escrever para um amigo será muito diferente do formato usado para escrever cartas formais. Além do mais, o formato tradicional da carta enviada pelo correio é diferente do formato usado para o e-mail. Continue lendo para aprender mais sobre como formatar corretamente uma carta que você pode usar para escrever sua próxima carta.
Etapa
Método 1 de 4: formatando uma carta comercial ou formal
Etapa 1. Escreva seu nome e endereço no início da carta
Inclua endereços, cidades, províncias e códigos postais em blocos, alinhados à esquerda e com espaçamento simples.
- A cidade, a província e o código postal são escritos em uma linha, enquanto os endereços das ruas são escritos em uma linha separada.
- Se você estiver enviando uma carta em papel timbrado que já inclui essas informações, pule esta etapa. Não inclua o endereço do remetente duas vezes.
Etapa 2. Escreva a data logo abaixo do seu endereço
Escreva a data em que a carta foi escrita ou a data em que a carta foi concluída, você decide.
- A data é escrita à esquerda, o mesmo que escrever o endereço que está logo acima dela.
- Escreva a data no formato “mês-dia-ano”. Escreva o mês com letras, mas use números para escrever o dia e o ano. Por exemplo: 9 de fevereiro de 2013.
Etapa 3. Deixe uma linha em branco entre a data e a próxima parte da carta
Isso separará o endereço da próxima seção, tornando-o mais fácil de ler.
Etapa 4. Anote a linha de referência, se necessário
Se a carta for escrita com uma referência a um ponto específico, pode ajudar o leitor a escrever uma linha de referência que comece com "Re:"
- As linhas de referência são escritas alinhadas à esquerda e tentam consistir em apenas uma linha.
- Anote a linha de referência ao responder a cartas, vagas de emprego ou solicitar informações.
- Se você estiver escrevendo uma linha de referência, deixe uma linha em branco depois dela para separar a linha de referência do resto da carta.
Etapa 5. Anote o endereço do destinatário
Anote o nome e o cargo do destinatário, bem como o nome da empresa, o endereço, a cidade, o estado e o código postal.
- Todas essas informações são alinhadas à esquerda e em espaço simples. O nome do destinatário é escrito em uma linha separada, junto com o cargo do destinatário, o nome da empresa e o endereço. A cidade, a província e o código postal são escritos em uma linha.
- Se for enviar uma carta para outro país, escreva o nome do país em letras maiúsculas em uma linha separada abaixo do endereço do destinatário.
- Dirija a carta a uma pessoa específica, se possível, e escreva o nome da pessoa com um título apropriado, como “Sr.” ou “Mãe”. Se você não sabe o gênero do destinatário, não precisa escrever o título.
- Deixe uma linha em branco abaixo do endereço completo do destinatário.
Etapa 6. Comece o corpo da carta com uma saudação educada
Uma saudação comum geralmente começa com “Prezado Senhor”, seguido pelo título e sobrenome do destinatário. Coloque uma vírgula após o sobrenome do destinatário.
- Saudações são escritas alinhadas à esquerda.
- Se você não souber o sexo do destinatário, pode dirigir-se ao destinatário pelo nome completo ou anotar o cargo do destinatário seguido do sobrenome.
- Deixe uma linha em branco após a saudação.
Etapa 7. Escreva uma linha de assunto, se desejar
Escreva a linha do assunto em letras maiúsculas abaixo da saudação, alinhada à esquerda.
- Mantenha a linha de assunto curta, mas descritiva. Tente consistir em apenas uma linha.
- Deve-se observar que isso não é convencional e não deve ser usado com frequência.
- Não inclua uma linha de assunto se você já incluiu uma linha de referência.
- Deixe uma linha em branco após a linha de assunto se você incluir uma linha de assunto.
Etapa 8. Comece o corpo da carta com uma breve introdução explicando o propósito de sua carta
Os parágrafos da carta são escritos alinhados à esquerda, mas o início de cada parágrafo é escrito com recuo.
Etapa 9. Siga a introdução da carta com o corpo mais longo da carta
Esta seção deve explicar o propósito da carta e também incluir uma conclusão resumindo tudo o que está escrito na carta.
Escreva o corpo da carta brevemente. Cada parágrafo tem espaçamento simples, mas deixe uma linha em branco entre cada parágrafo e após o último parágrafo
Etapa 10. Encerre sua carta com uma saudação de encerramento educada
Exemplos de saudações de encerramento educado incluem "Atenciosamente", "Saudações" ou "Obrigado". Lembre-se de escrever a saudação final alinhada à esquerda e seguida por uma vírgula.
Apenas a primeira letra da primeira palavra da saudação de encerramento é maiúscula
Etapa 11. Siga a saudação de encerramento com seu nome
No entanto, deixe três linhas em branco abaixo da saudação de encerramento antes de escrever seu nome completo, seguido do cargo que ocupa na linha abaixo.
Etapa 12. Liste os anexos no final de sua carta
Se estiver anexando um anexo, escreva “Enclosures” / “Attachment” uma linha abaixo do seu nome e cargo e anote todos os anexos incluídos na carta.
- Observe que isso não é obrigatório se você não incluir nenhum anexo.
- Os anexos são alinhados à esquerda e com espaçamento simples.
Etapa 13. Digite as iniciais do datilógrafo, se desejar
Se outra pessoa estiver digitando a carta e você ditando, liste o nome e o sobrenome do digitador no final da carta, uma linha abaixo do anexo.
Etapa 14. Assine a carta após a impressão
Assine a carta com uma caneta entre a saudação de encerramento e seu nome. Assinar uma carta com uma caneta mostra ao destinatário que você está reservando seu próprio tempo para enviar esta carta e que isso é importante.
Método 2 de 4: formatando uma carta para um amigo ou parente próximo (carta pessoal)
Etapa 1. Anote a data
Inclua a data em que a carta foi escrita ou a data em que a carta foi concluída no canto superior direito da carta.
- Escreva a data no formato “mês-dia-ano”. Escrever o mês em letras geralmente é o formato padrão, mas para esse tipo de letra você pode escrever a data inteira em números.
- A data é escrita alinhada à direita.
Etapa 2. Escreva uma saudação amigável
A saudação “Caro” ainda é a saudação mais comumente usada, mas, dependendo de seu relacionamento com o destinatário, você poderá escrever o nome do destinatário sem qualquer formalidade.
- Saudações são escritas alinhadas à esquerda e seguidas por uma vírgula.
- Ao escrever para um amigo ou colega, geralmente você só pode escrever o primeiro nome. Por exemplo: “Querida Jane”.
- Para uma carta ainda mais pessoal, você pode substituir “Caro” por uma saudação casual, como “Olá”, “Oi” ou “Oi”.
- Se você estiver escrevendo para seus pais ou alguém que você realmente precisa respeitar, inclua o cargo e o sobrenome do destinatário. Por exemplo: “Prezada Sra. Roberts”
- Deixe uma linha em branco entre a saudação e o texto principal da carta.
Etapa 3. Escreva a introdução, o corpo / corpo e a conclusão no texto principal de sua carta
A introdução e a conclusão devem ter apenas um curto parágrafo cada, mas o corpo da carta geralmente é muito mais longo.
- O texto principal da carta é alinhado à esquerda, mas a primeira linha de cada parágrafo é recuada.
- Todo o texto principal da carta está em espaço simples. Normalmente, você não deixa parágrafos entre parágrafos em uma carta pessoal, mas pode deixar, se isso tornar sua carta mais fácil de ler.
- Deixe uma linha em branco após a última frase do texto principal para separar o texto principal da saudação final.
Etapa 4. Encerre com uma saudação de encerramento apropriada
"Atenciosamente" ainda é muito usado, mesmo para cartas pessoais. Se a carta for casual o suficiente, no entanto, você pode incluir uma saudação de encerramento menos convencional. Tente algo como “Vejo você mais tarde!” ou “Te vejo mais tarde!” se você escrever para um amigo próximo.
- Coloque uma vírgula após a saudação de fechamento, mas não digite seu nome depois dela.
- A saudação de encerramento é escrita paralelamente ao timbre.
Etapa 5. Assine sua carta
Assine sua carta sob a saudação de encerramento. Normalmente, seu nome é escrito à mão, em vez de impresso em uma impressora.
Se vocês costumam se chamar pelo primeiro nome com o destinatário da carta, basta escrever seu primeiro nome e pronto. No entanto, se o destinatário não souber quem você é pelo seu primeiro nome, certifique-se de incluir o seu sobrenome também
Método 3 de 4: formatando um e-mail oficial ou comercial
Etapa 1. Comece escrevendo uma descrição curta, mas precisa, da finalidade do seu e-mail
Essa descrição está localizada no assunto do seu e-mail, não no corpo do e-mail.
Se o seu e-mail foi aguardado pelo destinatário do e-mail, esta descrição só pode ser uma referência ao assunto em discussão. Se este e-mail não for aguardado, escrever uma descrição pode ser um pouco difícil. O objetivo de escrever uma descrição é para que os leitores possam adivinhar do que se trata seu e-mail quando o abrirem e lerem. Isso significa que a descrição precisa motivar seus leitores a abrir e ler seu e-mail
Etapa 2. Comece a escrever o e-mail com uma saudação formal
Geralmente começa com “Caro” e é seguido pelo título oficial do destinatário do e-mail ou da empresa para a qual você está enviando.
- Envie a carta a um destinatário específico, se possível. Evite enviar cartas para destinatários anônimos. Use “A quem possa interessar” apenas se não houver outra opção.
- Na verdade, a pontuação mais apropriada para usar após uma saudação ainda é os dois pontos. No entanto, hoje em dia, a maioria das pessoas usa uma vírgula após a saudação ao escrever e-mails oficiais.
- Se você não tiver certeza se deve cumprimentar o destinatário com “mamãe” ou “pai”, basta escrever o nome completo do destinatário.
- Deixe uma linha em branco após a saudação formal.
Passo 3. Escreva o texto principal da carta, mantendo-o curto, mas informativo
Como qualquer tipo de carta, o texto principal deve incluir introdução, corpo e conclusão. Mantenha todas as partes, incluindo partes do corpo, o mais curtas e precisas possível.
- O texto principal é alinhado à esquerda.
- O início de cada parágrafo não precisa ser indentado.
- O texto principal está em espaço simples, mas deixe uma linha em branco entre cada parágrafo e após o último parágrafo.
Etapa 4. Use uma saudação de encerramento educada
Digite “Atenciosamente”, ou outra saudação de encerramento igualmente educada, após o texto principal de sua carta e siga-o com uma vírgula.
- Lembre-se de escrever a saudação final alinhada à esquerda e apenas a primeira letra da primeira palavra da saudação é maiúscula.
- Outras saudações formais de encerramento que podem ser usadas incluem "Obrigado", "Saudações" e "Saudações".
Etapa 5. Digite seu nome logo abaixo da saudação de encerramento
Ao contrário das cartas escritas / impressas em papel, você não poderá assinar seus e-mails com uma caneta.
Seu nome está alinhado à esquerda
Etapa 6. Escreva suas informações de contato na parte inferior
Deixe uma linha em branco após seu nome e digite seu endereço físico, número de telefone, endereço de e-mail e seu site ou blog, se tiver.
Todas as informações são escritas alinhadas à esquerda e em espaço simples. Cada informação de contato é digitada em uma linha separada
Método 4 de 4: formatando e-mails para amigos
Etapa 1. Comece escrevendo uma descrição breve, mas precisa do assunto do e-mail na seção de assunto do e-mail
Essa descrição permite que os destinatários saibam rapidamente o assunto do seu e-mail antes de abri-lo e fornece informações suficientes para que possam adivinhar do que se trata o seu e-mail.
Etapa 2. Comece escrevendo uma saudação educada ou saudação na seção de texto do e-mail
Você pode escrever qualquer saudação educada que quiser, como “Querido”. Em seguida, coloque o nome do destinatário.
- Saudações são escritas alinhadas à esquerda.
- Se estiver escrevendo para um amigo próximo, você pode deixar a saudação completamente fora do caminho e apenas começar com o primeiro nome seguido por uma vírgula.
- Deixe uma linha em branco entre a saudação e o corpo do e-mail.
Etapa 3. Digite o corpo do seu e-mail
Como todos os tipos de cartas, o corpo do e-mail deve incluir uma introdução, corpo e conclusão. No entanto, se você estiver escrevendo um e-mail para um amigo próximo, esse tipo de formato pode não ser necessário.
Etapa 4. Encerre seu e-mail com uma saudação de encerramento
Ao fechar um e-mail para um amigo, a saudação de fechamento não precisa ser formal, mas deve ser um sinal de que seu e-mail está terminando.
Se você está escrevendo para um amigo muito próximo, às vezes não há problema em apenas encerrar o e-mail com seu nome em vez de escrever uma saudação de encerramento
Pontas
- Deve-se notar que existem pequenas diferenças entre as cartas oficiais nos Estados Unidos e as cartas oficiais no Reino Unido (UK). No Reino Unido, o endereço do remetente e a data são alinhados à direita e a linha de assunto, se houver, é centralizada. Além disso, a data é escrita no formato “dia-mês-ano” e uma vírgula é escrita após a saudação, não dois pontos.
- Se você não gostar do formato descrito aqui, que às vezes é chamado de formato de bloco, você também pode usar o formato de bloco modificado e o formato de semibloco. Esses formatos contêm basicamente as mesmas informações e apenas os locais são diferentes.
