Arquivar em ordem alfabética é uma forma de organizar documentos importantes para a vida pessoal e profissional. O arquivamento alfabético permite que você encontre e restaure arquivos individuais rapidamente. Isso garante que todos os documentos estejam protegidos e sempre disponíveis. Existem muitas regras para o arquivamento em ordem alfabética em indonésio para manter um sistema de arquivamento razoável.
Etapa
Parte 1 de 2: Arquivando em ordem alfabética
Etapa 1. Decida qual sistema alfabético usar
Embora possa parecer simples, o sistema de arquivamento em ordem alfabética tem várias opções de escolha. Você deve escolher um sistema e aplicá-lo de forma consistente.
- O arquivamento letra por letra é baseado em cada letra de cada palavra na ordem em que ocorre e ignora os espaços entre as palavras.
- O arquivamento palavra por palavra é feito classificando cada arquivo com base na primeira letra de cada palavra em uma linha.
- O arquivamento unidade por unidade leva em consideração cada palavra, abreviatura e inicial e as classifica. Este é o sistema normalmente recomendado para implementação.
Etapa 2. Agrupe os arquivos
Depois de ter todos os arquivos que você precisa para arquivar, decida como agrupá-los todos juntos. Você pode usar um formato de dicionário, onde tudo é classificado em ordem alfabética, independentemente do tipo de arquivo ou arquivos nele. Você também pode usar o formato de enciclopédia, onde agrupa os arquivos por tipo ou assunto e, a seguir, classifica-os em ordem alfabética.
Se você tiver vários tipos de arquivos para arquivar (recibos, notas fiscais, cartas, etc.), recomendamos o uso do formato de enciclopédia. Agrupe os arquivos por tipo primeiro e, em seguida, classifique-os em ordem alfabética. Use uma borda ou código de cor para separar os documentos
Etapa 3. Indexar os arquivos arquivados
A indexação é o agrupamento de cada seção do título do arquivo em unidades apropriadas. Para indexar arquivos antes de serem arquivados, você precisa dividir os elementos de cada nome de arquivo e criar um novo nome que seja ajustado alfabeticamente e diferente do nome padrão. Como um exemplo:
- Digamos que você precise indexar e arquivar os seguintes arquivos: um artigo sobre anoa intitulado “Anoa Eating Behavior”, uma biografia do principal especialista em anoa, Jasmin A. Dahlia, e um folheto promocional para uma exposição anoa no Zoológico de Jacarta.
- A biografia de Jasmin A. Dahlia está indexada como “Dahlia, Jasmin A.", pois no arquivamento o sobrenome deve vir primeiro. Assim, os arquivos ficam arquivados no grupo de letras “D”.
- Se você escolher um método de classificação, como um dicionário, o artigo “Anoa Eating Behavior” deve ser indexado de acordo. Consequentemente, arquive-o no grupo de letras “P” (para “Comportamento”).
- Caso contrário, você pode indexar “Anoa Eating Behaviors” como “Anoa, Eating Behaviors” se você usar um agrupamento formatado de enciclopédia, em vez de simplesmente arquivar arquivos relacionados a anoa. Este arquivo é então arquivado no grupo de letras “A”.
- Um folheto promocional pode ser indexado como “Anoa, exposição (Zoológico de Jacarta)" se você prevê que haverá muito material na exposição anoa. Por exemplo, você pode indexar outro arquivo como “Anoa, exposição (Zoológico de Bandung).
- Caso contrário, o folheto promocional pode ser indexado como “Jakarta Zoo, (Anoa Exhibition)" se você espera receber vários arquivos relacionados ao Jakarta Zoo, ou se deseja usar o agrupamento em formato de enciclopédia em arquivos por localização geográfica.
Etapa 4. Classifique os arquivos em ordem alfabética de acordo com o nome do índice
A regra geral de arquivamento em ordem alfabética é organizar os arquivos de A (primeiro) a Z (último). Use as informações especiais para definir a distinção e a ordem para que você possa separar os arquivos. Como um exemplo:
- A ordem indexada na etapa anterior pode ser algo assim (dependendo do sistema usado): “Dahlia, Jasmin A.”, “Jakarta Zoo (Anoa Exhibition)” e “Anoa Eating Behavior” OU “Anoa, Exhibition (Jakarta Zoo))”,“Anoa, Eating Behavior”e“Dahlia, Jasmin A.”.
- Os arquivos para “Canguru” são classificados após os arquivos para “Elefante”. Os arquivos para “Girafa” estarão no meio, e os arquivos para “Anoa” são ordenados antes de “Urso” e “Ovelha”. Assim, a ordem é: “Anoa”, “Urso”, “Ovelha”, “Elefante”, “Girafa”, “Canguru”.
- Se você adicionar posteriormente os arquivos “Armadillo”, eles estarão após “Anoa”. Como ambos começam com a letra “A”, você terá que olhar a letra após o A (“N” para anoa e “R” para “tatu”) para determinar a ordem. Assim, a nova ordem é: "Anoa", "Tatu", "Urso", "Ovelha", "Elefante", "Girafa", "Canguru".
Etapa 5. Rotule sua pasta de arquivos
Para facilitar a localização, rotule cada pasta de arquivo com o nome do índice correspondente ao arquivo nela. Este método também torna mais fácil arquivar novos arquivos em ordem.
- Coloque o arquivo em sua pasta.
- Seria mais fácil se você codificasse com cores a pasta para aumentar sua usabilidade. Por exemplo, se você usar o agrupamento em formato de enciclopédia, cada grupo receberá sua própria cor e cada arquivo em cada grupo será rotulado de acordo com sua cor.
Etapa 6. Documentar o sistema de indexação e arquivo
Seu sistema de indexação e arquivamento deve ser implementado de forma consistente. Certifique-se de que todos que têm acesso ao arquivo saibam em que sistema ele está sendo executado. Por exemplo, você pode criar ou compartilhar um documento que contenha detalhes das regras do sistema de arquivamento. Isso ajudará a todos a usarem o sistema de arquivamento de maneira eficiente.
Etapa 7. Arquive o novo arquivo corretamente
Coloque os arquivos no armário por nome de índice e ordem alfabética, de acordo com seu sistema. Se necessário, mova o arquivo atual para incluir o novo arquivo em seu lugar correto.
Parte 2 de 2: Tratamento de casos especiais
Etapa 1. Arquive os arquivos de acordo com termos significativos
Às vezes, é mais fácil arquivar arquivos por palavra-chave, em vez do título ou nome listado ali. Isso garante que os arquivos possam ser indexados e pesquisados usando os termos mais lógicos. Como um exemplo:
“The First Bank in Jakarta” pode ser indexado e arquivado como “Jakarta, First Bank”. “Jakarta” é o termo-chave nesta entrada, em vez de “Primeiro” ou “Banco”, especialmente se você tiver outros arquivos com um nome semelhante, como “Primeiro Banco em Bandung” ou “Primeiro Banco em Medan”
Etapa 2. Classifique os nomes pelo sobrenome
O arquivo padrão recomenda que os sobrenomes das pessoas sejam indexados primeiro, pois são considerados termos significativos.
- Portanto, “Jasmin A. Dahlia” foi indexado e arquivado como “Dahlia, Jasmin A.”.
- Inclua o título (Dr., Ir, etc.) no final. Por exemplo, “Dr. Jasmin A. Dahlia”foi indexado e arquivado como“Dahlia, Jasmin A., Dr.”.
- Normalmente, os nomes são classificados de acordo com a grafia, letra por letra. Por exemplo, "MacDonald" será antes de "McDonald". Portanto, “D '”, “L'”, “Le”, “de”, etc. considerado como parte do nome e não uma unidade separada. Isso geralmente é aplicado a nomes estrangeiros. Por exemplo, os arquivos “Heinlein”, “Le Guin” “L'Engle” e “Wolfe” foram classificados corretamente (NÃO “L'Engle,“Le Guin”,“Heinlein”,“Wolfe”).
- Uma exceção a essa regra geralmente se aplica quando o nome de uma pessoa faz parte do nome de uma empresa ou organização. Nesse caso, trate o nome da pessoa como uma unidade do nome da empresa. Por exemplo, “Jasmin A. Dahlia Pest Control Services” está arquivado no grupo de letras “J” e NÃO está indexado como “Dahlia, Jasmin A. Pest Control Services”.
Etapa 3. Ignore artigos, conjunções e preposições
Artigos (por exemplo, "um", "uma" e "o" em inglês), conjunções (por exemplo, "e", "mas" e "ou") e preposições (por exemplo, "com", "de" e " para”) geralmente é ignorado na indexação e no arquivamento em ordem alfabética porque não é considerado um termo significativo. Isso é verdadeiro mesmo se artigos, conjunções ou preposições compõem o nome do arquivo. Como um exemplo:
- O arquivo intitulado "Uma Investigação de Práticas de Alimentação de Emu" está arquivado no grupo da letra "E", para "Emu" (uma palavra significativa no título do arquivo), em vez da letra "A" de "uma", pois esta é uma Artigo em inglês.
- “Dahlia e Soetono, Serviços de Controle de Pragas” estão listados após “Dahlia, Jasmin A.” Os nomes dos índices começam com as letras “Dahlia” para que a determinação do pedido seja deslocada para o próximo termo significativo (neste caso, “Soetono” e “Jasmin”) para determinar o pedido de arquivamento. Ignore a palavra "e" porque não é significativa.
Etapa 4. Manuseie as abreviações como se fossem pronunciadas
No depósito, você pode encontrar abreviações como “Tbk.” (abreviação de “Aberto”). Normalmente, você indexa e arquiva arquivos como uma palavra, em vez de apenas uma sequência de letras.
Por exemplo, “Jasmin A. Dahlia Mining Company” foi arquivado após “Jasmin A. Dahlia Tbk.”
Etapa 5. Arquive os números normalmente
Ao arquivar arquivos em ordem alfabética, você verá arquivos com números. Normalmente, esses arquivos são arquivados como de costume, em vez de como se estivessem escritos por extenso. Os números também são arquivados antes das letras.
- Por exemplo, “3 dias para sempre” será arquivado antes de “100 dicas de negócios” (porque “3” vem antes de “100”).
- “Dicas de negociação” e “Dicas de negociação de ações” serão arquivadas após “100 Dicas de negócios” porque os números são ordenados antes das letras.
- Os números escritos são tratados como palavras em vez de números. Por exemplo, os arquivos “100 grandes líderes no mundo dos negócios”, “Duzentas dicas poderosas para fazer negócios” e “Dicas para fazer negócios” estão em ordem.
- No entanto, se isso facilitar o arquivamento, fique à vontade para abrir uma exceção e sempre classificar os números como se estivessem escritos.
Etapa 6. Lidar com caracteres especiais
Todos os caracteres não alfabéticos ou não numéricos encontrados durante a indexação devem ser levados em consideração. No entanto, o tratamento de caracteres relacionados depende do tipo:
- Os sinais de pontuação (como apóstrofos, pontos e vírgulas) geralmente são ignorados. Por exemplo, os arquivos “Washington’s Best Coffee” e “Washington State Fair” são arquivados em ordem.
- Normalmente, os diacríticos são ignorados e considerados letras relacionadas. Por exemplo, “clair” é arquivado como “Eclair” e “ber” como “Uber”. No entanto, o método não se aplica se você arquivar o arquivo em ordem alfabética em um idioma que usa diacríticos, de forma que a ordem alfabética normal desse idioma seja obedecida.
Etapa 7. Use a regra “nada antes de algo”, se necessário
Normalmente, os espaços (incluindo pontuação e outros elementos que são ignorados) são ignorados ao arquivar em ordem alfabética. No entanto, se você encontrar arquivos que começam de maneira semelhante, use um espaço ou a regra "nada antes de algo" para especificar a ordem no arquivo.
- Por exemplo, os arquivos “Bank Jakarta”, “Bank Bandung” e “Bank Medan” são arquivados nesta ordem.
- Assim, o arquivo "Dahlia, Jasmin A." era antes de "Dahlia, Jasmin A., Dr.".
Etapa 8. Distinguir o arquivo com informações mais detalhadas, se necessário
Em casos raros, as informações alfabéticas não são suficientes para determinar a ordem dos arquivos. Se então. Use mais informações para indexar e arquivar arquivos. Marque informações adicionais em cada arquivo para que possam ser distinguidos. Como um exemplo:
- Se você tiver arquivos de duas pessoas chamadas Jasmin A. Dahlia, classifique-os pela data de nascimento. O arquivo “Dahlia, Jasmin A. (nascido em 1853)” vem antes de “Dahlia, Jasmin A. (nascido em 1967).
- Você também pode classificar os arquivos por localização geográfica. Se você tiver arquivos de três bancos diferentes de três locais diferentes, e cada banco tiver o nome “Banco Mandiri”, classifique-o como o seguinte exemplo: “Banco Mandiri (Bandung)”, “Banco Mandiri (Jacarta)” e “Banco Mandiri (Medan) ".
- Portanto, se você tiver dois arquivos sobre ursos ou tipos de ursos, diferencie-os ainda mais por espécie, localização geográfica e assim por diante. Por exemplo, os arquivos para “Bear, Chocolate” e “Bear, Polar” (em ordem) ou arquivos para “Bear (Europa)” e “Bear (América do Norte)” (em ordem).
Etapa 9. Notifique todas as exceções e regras especiais
Certifique-se de que todos que usam seus arquivos estejam cientes de quaisquer exceções às diretrizes do sistema de arquivamento padrão. Isso ajudará a garantir que todos usem o sistema de arquivamento de maneira correta e eficiente.
