Antes de assumir uma nova posição no trabalho, seu gerente ou supervisor geralmente pedirá que você acompanhe o funcionário que dará continuidade ao seu trabalho. Sua disposição de ajudar durante o período de transição, fazendo preparações e transferências detalhadas de maneira proativa, é uma forma de garantir atividades tranquilas da empresa e construir uma excelente reputação quando você muda de emprego ou assume uma nova posição.
Etapa
Parte 1 de 3: Preparação para uma transferência de trabalho
Etapa 1. Convide seu chefe para discutir o plano de transferência
Reúna-se com seu chefe para discutir em detalhes o que você precisa fazer durante a transição. Dependendo do seu trabalho e do estilo de liderança do seu chefe, ele pode pedir que você contribua muito durante a transferência, por exemplo, se você for solicitado a ensinar ou treinar um funcionário substituto por alguns dias ou semanas.
- Normalmente, você deve preparar documentos como prova de transferência formal.
- Discuta esse plano com seu chefe. Pergunte com quanto ele espera contribuir e o que você deve priorizar durante a transição.
Etapa 2. Rascunhe o documento de transferência
Depois de conhecer em detalhes as expectativas do chefe, prepare um rascunho de documento de transferência. Além de ajudá-lo a se preparar, este documento contém tarefas e informações que devem ser entregues durante a transição. O seguinte deve ser incluído no documento de transferência:
- Informações detalhadas sobre atividades diárias, trabalho e prioridades de trabalho.
- Uma descrição das coisas importantes a fazer e das responsabilidades que devem ser cumpridas em seu cargo atual.
- O que se espera da pessoa que o substituirá.
- A lista contém arquivos importantes que devem ser apresentados, como um contrato ou programa de trabalho.
Etapa 3. Conclua as tarefas não concluídas
Se você tiver que mudar de trabalho imediatamente, tente concluir qualquer trabalho em andamento. Além de proporcionar satisfação com essa conquista, você também está ajudando outras pessoas a iniciarem seu trabalho do zero. Dessa forma, você poderá deixar uma impressão positiva e construir uma boa reputação.
- Por mais difícil que seja, trabalhe mais se houver uma tarefa que está se aproximando do prazo.
- Concluir uma nova tarefa que está se aproximando do prazo pode ser muito difícil para pessoas que ainda não entendem os meandros.
Etapa 4. Fale com os colegas de trabalho
Antes do início do período de transição, reserve um tempo para discutir com seus colegas de trabalho o plano de transferência e pergunte quais são suas prioridades. Se houver um novo problema do qual você não está ciente, aproveite esta oportunidade para buscar informações e determinar uma solução.
- Novos problemas geralmente não causam muito impacto antes de uma mudança, mas podem ser repassados para a pessoa que o substituirá, se você já souber disso.
- Aproveite esta oportunidade para compartilhar seus planos e datas de mudança com os colegas de trabalho. Informe também sobre o período de transição para que se preparem.
- Você precisa informar seus colegas de trabalho sobre seus planos de mudança, pois a produtividade do trabalho tende a diminuir durante o período de transição.
Etapa 5. Prepare um documento formal de transferência por escrito
A etapa final na preparação para o período de transição é produzir um documento formal de transferência. Ao preparar um rascunho, liste e explique todas as informações importantes e, em seguida, discuta-as com os superiores e a gerência que serão afetados por este plano. Preencha a papelada de transferência e envie-a ao seu sucessor alguns dias antes de ele começar a trabalhar. O conteúdo pode variar de acordo com o trabalho, mas o documento de transferência deve incluir pelo menos o seguinte:
- Lista de tarefas e cronograma de trabalho.
- Informações sobre o trabalho em andamento.
- O calendário contém as atividades planejadas e os prazos.
- Informações de palavras-chave e procedimentos de login.
- Lista de contatos relacionados ao trabalho.
- Guia para acessar arquivos e diretórios em um computador.
Parte 2 de 3: Fazendo a transição
Etapa 1. Demore o máximo possível
Depois que o funcionário que o substituiu começar a trabalhar, você pode não ter se mudado e ter sido solicitado a acompanhá-lo até que ele compreenda seu trabalho. A duração do período de transição é incerta, pode ser de dias ou semanas. No entanto, quanto mais tempo você se dedica, mais informações você pode transmitir.
Para garantir que você forneça informações completas e que nada seja esquecido, envolva seu substituto em uma variedade de atividades diárias
Etapa 2. Envie documentos importantes diretamente
Durante o período de transição, você terá que entregar dados e documentos importantes pessoalmente. Dessa forma, você pode garantir que coisas importantes sejam feitas da maneira certa e que as prioridades sejam claramente definidas. Além disso, vocês dois ainda têm tempo para discutir as informações que precisam ser discutidas antes de partir.
- Aproveite esta oportunidade para lhe explicar informações importantes e ele pode pedir coisas muito úteis para fazer uma boa transferência.
- Ao discutir, reserve um tempo para fornecer uma visão geral da situação de trabalho e explicar o contexto da conversa para que nenhuma informação seja perdida.
Etapa 3. Faça um esforço para fornecer assistência
Se vocês dois ainda trabalham no mesmo escritório, sejam solidários e proativos. Se houver um problema, forneça ajuda identificando a causa e encontrando uma solução juntos. Os novos funcionários geralmente se sentem desconfortáveis ou desconfortáveis nos primeiros dias e não o incomodam com perguntas.
- Deixe claro que você está disponível para fornecer suporte e assistência, se necessário.
- Dessa forma, vocês dois podem apoiar um ao outro para cumprir responsabilidades durante a transição.
Etapa 4. Faça uma reunião final para discutir a transferência
Antes de prosseguir e fazer uma transferência completa, converse com a pessoa que o substituirá. Peça-lhe que prepare perguntas e faça anotações sobre coisas com as quais tem lidado. Esta reunião é uma boa oportunidade para garantir que ele entende seu papel e responsabilidades.
- Todos os assuntos que necessitem de maiores esclarecimentos podem ser discutidos na reunião.
- Dependendo de onde você trabalha, considere se deve ou não convidar seu chefe para uma reunião.
- Você deve informar ao seu chefe quando e onde será realizada a reunião. Pergunte se ele tem alguma sugestão ou informação que gostaria de compartilhar.
Parte 3 de 3: Preparando um Plano de Desenvolvimento de Longo Prazo
Etapa 1. Descreva o suporte e o treinamento fornecidos pela empresa
Ao transferir, mostre disposição para contribuir, abrindo a melhor chance de sucesso para os outros. Em vez de apenas abrir mão das funções e do trabalho, dê conselhos ao seu substituto para que ele possa se desenvolver profissionalmente e dê suporte ao ex-chefe para que ele tenha sempre saúde e sucesso no trabalho.
- Fornece informações do programa de treinamento relevantes para o trabalho.
- Ao começar a trabalhar, você pode ter participado de um treinamento para ajustar e aumentar seus conhecimentos.
- Não se esqueça de passar essas informações para a pessoa que está dando continuidade ao seu trabalho e incentivá-la a aproveitar ao máximo a oportunidade.
Etapa 2. Não ignore a cultura de trabalho
Se por algum tempo você ainda tem tempo para trabalhar com quem vai substituí-lo, não se concentre apenas nos aspectos técnicos do trabalho. Cada escritório tem um ambiente de trabalho e uma cultura únicos que podem ser opressores ou confusos para os recém-chegados. Reserve um tempo para explicar as coisas e as situações reais do escritório.
- Leve-o ao redor do escritório e apresente-o a todos os funcionários.
- Explique as funções e responsabilidades de funcionários novos e existentes.
- Se, como novo funcionário, ele recebe tarefas diferentes ou se suas responsabilidades e prioridades de trabalho estão focadas em coisas diferentes, certifique-se de que o antigo funcionário entende isso.
Etapa 3. Forneça informações de contato detalhadas
Se quiser ajudar um novo funcionário, diga-lhe como entrar em contato com você e diga-lhe que ele pode entrar em contato com você se tiver um problema sério ou precisar de informações. No entanto, nem todos estão dispostos a ajudar depois de mudarem de emprego ou ocuparem um novo cargo. Isso geralmente é influenciado por relacionamentos com ex-superiores.
- Muitas vezes, os problemas podem ser resolvidos simplesmente comunicando-se por e-mail.
- Mesmo que você tenha se mudado, estar disposto a ajudar causará uma boa impressão e aumentará sua reputação.
