A capacidade de ser profissional desempenha um papel importante para alcançar o sucesso na carreira. Quase todos os funcionários precisam atender ligações, independentemente de sua posição na empresa. Para que os chamadores se sintam à vontade, aprenda a atender boas chamadas para causar uma impressão positiva e esteja preparado para responder às perguntas feitas.
Etapa
Parte 1 de 2: Recebendo chamadas telefônicas
Etapa 1. Pegue o telefone o mais rápido possível
Quando o telefone do escritório toca, não é educado deixar o chamador esperando. Antes do terceiro toque, pegue imediatamente o telefone e diga olá para a pessoa que está ligando.
Etapa 2. Segure o monofone em frente ao rosto
Você pode querer falar imediatamente, mas primeiro certifique-se de que o receptor do telefone esteja na frente de seu rosto. Fale quando o receptor estiver na posição correta para que o chamador receba informações completas.
Etapa 3. Respire fundo antes de falar
Depois de colocar o telefone na frente do rosto, respire fundo para se acalmar e concentrar sua mente antes de dizer olá. Dessa forma, você pode falar com calma enquanto se concentra.
Etapa 4. Informe o nome e o nome da sua empresa
Este método informa ao chamador que ele já está conectado à empresa para a qual deseja ligar. Portanto, certifique-se de que ele saiba o nome da sua empresa e o seu nome. Diga o nome da empresa primeiro. Você pode escrever as palavras que deseja dizer ao receber uma chamada, para não ter que pensar no que dizer quando o telefone tocar. O texto pode ser adaptado à situação e às condições em que você trabalha.
- Se você trabalha como recepcionista, forneça informações completas sobre a empresa, pois, para o chamador, você é a porta de entrada para conseguir o que ele precisa. Por exemplo, cumprimente o chamador dizendo: "Bom dia / tarde / noite. A sede do WikiHow é aqui. Nikita está aqui para ajudar." Por meio dessas informações, o chamador sabe o nome da sua empresa e o seu nome para que se sinta mais confortável para continuar a conversa. Se você for uma secretária particular, forneça o nome de seu empregador (por exemplo, "O escritório do Sr. Miller fica aqui. Meu nome é Nikita.") Porque a pessoa que ligou deseja entrar em contato com seu chefe.
- Se você for membro de um determinado departamento, informe sua posição para que ele possa fazer perguntas relevantes, por exemplo, "Bom dia. Sou Yesika do departamento de contabilidade." Dessa forma, o chamador sabe se ele ou ela está conectado ao departamento e à pessoa para quem ligar ou se precisa falar com outra pessoa.
Etapa 5. Prepare o papel de carta e o caderno ao lado do telefone
Dessa forma, você pode imediatamente tomar notas se o chamador quiser deixar uma mensagem ou fornecer informações. Não o deixe esperando porque você terá que encontrar papel e uma caneta para escrever.
Parte 2 de 2: falando ao telefone
Etapa 1. Sorria ao falar
Mesmo que você esteja chateado, fingir um sorriso torna sua voz mais agradável para quem está ligando. Embora forçado, esse método pode melhorar o humor.
Etapa 2. Fale de forma clara e profissional
Ao trabalhar em um ambiente profissional, certifique-se de que você e a pessoa que está ligando sejam capazes de se comunicar de maneira clara e direta. Fale devagar e diga cada palavra com uma articulação clara para que a informação que você transmite seja compreendida pelo chamador.
- Não diga palavras fora do padrão, como "não", "gole" ou "nah". Diga cada palavra claramente, como "sim" ou "não", para que ambas as partes tenham um bom entendimento do que está sendo dito. Seja educado dizendo "Obrigado" e "De nada" conforme necessário.
- Se você precisar compartilhar números ou letras, como dar nomes ou números de telefone, aprenda o alfabeto fonético (pronúncia dos sons da fala). Dessa forma, os chamadores não se confundem ao pronunciar letras com o mesmo som, como as letras B e P. Ao soletrar o nome de Budi, pronuncie a letra B explicando "B da palavra balinesa".
Etapa 3. Cumprimente os chamadores profissionalmente
Em vez de saudar o chamador pelo primeiro nome, certifique-se de dizer "pai" ou "mãe" antes de dizer o nome, como "Sr. Jon", especialmente se você não conhece o chamador pessoalmente. Tente se lembrar do nome e diga-o durante a conversa.
Anote o nome de quem ligou assim que ele lhe disser, para que você não se esqueça
Etapa 4. Conecte os chamadores a outras pessoas, se necessário
Alguém que liga para uma empresa ou escritório geralmente precisa de ajuda porque deseja encontrar informações ou está enfrentando um problema. Se você não conseguir responder a uma pergunta ou encontrar uma solução, pergunte se ele gostaria de falar com alguém que possa ajudar. Esta etapa mostra que você se preocupa com o chamador e deseja ajudar a resolver o problema rapidamente.
- Os telefones do escritório geralmente usam o sistema para transferir chamadas. Descubra se os telefones em seu escritório são transferíveis e saiba como eles funcionam. Caso contrário, descubra o número de telefone da pessoa para quem você precisa ligar e compartilhe-o com o chamador.
- Pergunte educadamente ao interlocutor se você pode conectá-lo a outra pessoa. Por exemplo, "Desculpe, não posso responder à sua pergunta. Que tal eu transferir a linha telefônica para que você possa falar diretamente com Pak Bambang? Ele pode fornecer uma solução." Certifique-se de que o chamador concorda antes de transferir a linha telefônica.
- Se a pessoa que pode ajudar não estiver no escritório, pergunte se a pessoa que ligou gostaria de deixar uma mensagem. Não se esqueça de transmitir a mensagem a pessoas competentes.
Etapa 5. Encerre a conversa profissionalmente
Dizer "Obrigado" ou "Bom dia / tarde / noite" é uma forma de avisar ao chamador que a conversa acabou e que ele pode desligar. Não se confunda se a conversa continua ou não.
Aguarde até que o chamador desligue. Se for você quem está recebendo a ligação, deixe o chamador dizer tudo o que deseja até terminar. Você pode parecer rude ou perderá informações se desligar quando ele não terminar de falar
Pontas
- Não atenda telefonemas pessoais no trabalho. Você está no escritório para trabalhar, não para conversar com amigos. Se você quiser bater um papo ou enviar uma mensagem de texto a um amigo, adie até o fim do horário de almoço ou do trabalho.
- Evite distrações. Para fazer com que o chamador se sinta cuidado, adie o trabalho em andamento e concentre-se nele. Não se distraia ou pareça muito ocupado para responder a perguntas ou fornecer ajuda.
- Não fale enquanto estiver comendo, bebendo ou mascando chiclete enquanto estiver ao telefone, pois sua fala será difícil de entender e fará com que o interlocutor se sinta desvalorizado.
- Mesmo que o chamador faça uma reclamação ou seja rude, mostre empatia, tenha calma e dê uma resposta profissional.
