Um trabalho em tempo integral, família, amigos, atividades de lazer e muito mais podem resultar em uma vida exigente e complicada. Além das irregularidades nele, pode parecer impossível conseguir tudo na vida. Habilidades de organização são importantes para ajudar a gerenciar suas muitas responsabilidades, mas muitas vezes podem ser difíceis de dominar. Mas, depois de dominá-lo, você se tornará mais eficiente e terá uma vantagem maior sobre a concorrência, o que o levará a uma vida feliz e sustentável.
Etapa
Método 1 de 4: organizando seus pensamentos
Etapa 1. Faça uma lista de tarefas pendentes
Anote tudo o que você precisa fazer hoje e risque-o quando terminar. Ao anotar suas tarefas diárias, você não precisa se preocupar em se lembrar de realizá-las. Riscar itens de sua lista fará com que você se sinta produtivo. Coloque as coisas que você já fez em uma lista apenas para eliminá-las.
- Organize sua lista de tarefas por prioridade alta e baixa prioridade. Avalie a urgência e a importância de cada item para ajudá-lo a priorizar. Pense: “Se você pudesse fazer apenas uma coisa hoje, o que seria?”. Essa é a primeira coisa em sua lista de tarefas.
- Se possível, faça uma lista de tarefas para o dia seguinte e dê uma olhada antes de ir para a cama. Ao fazer isso, você acordará de manhã com um plano de ação.
Etapa 2. Faça uma lista contínua à qual você adiciona constantemente
Se houver um livro que você gostaria de ler ou um restaurante que gostaria de experimentar, faça uma lista contínua que você carregue com você o tempo todo. Se você quiser assistir a um filme, não precisa assisti-lo hoje e, portanto, não precisa adicioná-lo à sua lista de tarefas diárias. Ter uma lista em execução o ajudará a se lembrar de suas tarefas "adicionais".
Você pode criar uma lista de corrida em um notebook que sempre carrega com você ou online usando um programa como o Dropbox para mantê-la acessível 24 horas por dia
Etapa 3. Faça anotações enquanto fala com as pessoas
Faça anotações sobre suas conversas com as pessoas. Isso é especialmente importante em conversas de negócios, mas também importante durante interações com amigos e familiares. Tomar notas irá lembrá-lo de algo importante que alguém disse, uma tarefa inesperada que precisa ser feita ou apenas um leve lembrete de bons momentos com seus entes queridos.
Você não precisa carregar um caderno o tempo todo e anotar cuidadosamente cada palavra que alguém disser. Tente reservar um tempo para escrever um ou dois pontos importantes em cada conversa que se segue
Etapa 4. Use o planejador
Um planejador anual pode ser muito útil para reunir seus vários pensamentos. Use-o para registrar compromissos, viagens e outras coisas importantes. Leia as anotações todos os dias e anote coisas que serão feitas a longo prazo. Por exemplo, se você agendar uma teleconferência para mais 6 meses, anote em seu planejador agora para não esquecer.
Etapa 5. Organize seu cérebro
Ao mesmo tempo que se livra de coisas inúteis ou sem importância no escritório e em casa, você também deve se livrar de pensamentos desnecessários de seu cérebro. Tente meditar para se livrar de pensamentos negativos, como preocupação e estresse.
Método 2 de 4: Fazendo configurações em casa
Etapa 1. Livre-se de itens desnecessários
Arrumar é um primeiro passo importante na organização de sua casa. Abra gavetas e descarte itens desnecessários, jogue fora alimentos vencidos, jogue fora ou doe roupas e sapatos que não tenham sido usados por mais de um ano, descarte adequadamente os medicamentos vencidos, jogue fora ou combine produtos de higiene pessoal vazios ou meio vazios e outros objetos realmente desnecessários.
Etapa 2. Faça um fichário para as coisas importantes da sua vida
Faça pastas com o rótulo “Seguro de carro”, “Férias”, “Recibo”, “Orçamento” e outras coisas ou eventos importantes em sua vida.
- Tente codificar o fichário por cores. Azul para recibos (gás, mantimentos, roupas), Vermelho para seguros (carro, casa, vida), etc.
- Armazene o fichário na prateleira que foi arranjada.
Etapa 3. Prenda ganchos e prateleiras na parede
Aproveite o espaço vertical frequentemente não utilizado em sua casa. Compre ganchos para pendurar bicicletas na garagem e racks suspensos (flutuantes) para fazer um arranjo de espaço eficiente e decorativo.
Etapa 4. Compre espaço de armazenamento
Assim como acontece com os preparativos no escritório, compre recipientes e cestas para colocar suas coisas. Mantenha os itens semelhantes no mesmo local e tenha sistema de colocação de vasilhames. Compre recipientes e cestos de todos os tamanhos para organizar tudo em sua casa, incluindo utensílios, cosméticos, bichos de pelúcia, comida, sapatos e bugigangas.
Método 3 de 4: Atualizando configurações no Office
Etapa 1. Compre um caso de configuração
Vá a uma loja que vende caixas de arranjos (Ace Hardware, JYSK, Informa, IKEA, one price shop, etc.) e compre pelo menos dez delas. Compre recipientes de vários tamanhos para armazenar canetas, papel e itens maiores.
Compre recipientes, cestas, gavetas de arquivos e outros itens que possam armazenar seus pertences
Etapa 2. Compre um kit de etiquetagem
Qual é o ponto de manter todas as suas coisas em contêineres bonitos de armazenamento se você não sabe o que está dentro de cada um? Use uma ferramenta de rotulagem para rotular adequadamente cada recipiente. Por exemplo, tenha um recipiente denominado “Materiais de escrita” como local para armazenar canetas, lápis e marcadores coloridos e outro recipiente denominado “Ferramentas” que contém tesouras, grampeadores, abridores de grampos e um furador.
Rotule tudo, incluindo arquivos, gavetas e armários
Passo 3. Organize o arquivo que contém as informações com base em “como usá-lo posteriormente”
Em vez de colocar as coisas em um arquivo com base em onde você as obteve, crie um arquivo com como você vai usá-lo no futuro. Por exemplo, se você tiver a documentação do hotel em que ficará em Nova York em viagem de negócios, coloque-a no arquivo “Nova York”, não no arquivo “Hotel”.
Crie um subarquivo. Tenha um arquivo de “Hotéis”, mas fora isso, tenha vários arquivos de “cidade” para os lugares que você visita com frequência
Etapa 4. Faça um esboço de um “índice” organizado de suprimentos de escritório
Talvez tudo esteja em ordem, mas você pode não se lembrar onde cada item foi colocado. Faça uma lista para cada caixa ou recipiente que você fizer e o que contém para referência rápida em uma data posterior.
Esta lista também o ajudará a colocar as coisas de volta no lugar depois de pegá-las
Etapa 5. Crie as seções “a fazer” e “pronto” na tabela
Tenha duas seções específicas em sua mesa para coisas que precisam ser feitas (documentos para assinar, relatórios para ler, etc.) e para pilhas de coisas que já foram feitas. Ao criar duas seções separadas, você não ficará confuso sobre o que foi feito e o que não foi feito.
Etapa 6. Livre-se de itens desnecessários
Ao colocar os itens nas caixas e recipientes que você comprou, jogue fora os itens de que não precisa. Livre-se dos itens que você não tocou ou abriu em um ano, todos os itens danificados e devolva o estoque restante.
- Você pode destruir papéis velhos e perguntar a seus colegas de trabalho se eles estão interessados nos itens que você está prestes a jogar fora.
- Se você está tendo problemas para jogar algo fora, tente doar.
Etapa 7. Organize o conteúdo do computador
Você pode organizar as coisas tangíveis ao seu redor, mas ter um computador com conteúdo desorganizado limitará sua produtividade e fará com que você se sinta desorganizado. Crie novas pastas e subpastas para armazenar arquivos, organize sua área de trabalho para encontrar objetos facilmente, elimine arquivos duplicados, nomeie documentos com títulos detalhados e remova aplicativos e documentos desnecessários.
Método 4 de 4: mantenha-se organizado
Etapa 1. Reserve dez minutos todos os dias para fazer uma pequena arrumação
Você gastou tempo para organizar e colocar tudo no lugar certo, então mantenha assim. Todas as noites, defina um alarme para indicar dez minutos para armazenar itens perdidos e certifique-se de que seus recipientes e cestas permaneçam organizados.
Passo 2. Se você adicionar coisas novas à sua vida, livre-se das coisas antigas
Antes de comprar um novo livro, dê uma olhada em sua estante e livre-se de um que você não leu ou não vai ler. Doe ou livre-se dele para que seu novo item possa tomar o seu lugar.
Dê mais passos e livre-se de dois ou três objetos para cada novo objeto
Etapa 3. Mantenha a caixa “Doações” o tempo todo
Tenha uma caixa onde você pode armazenar itens para doar a qualquer momento. Quando perceber que não quer mais algo, coloque-o na caixa de doações imediatamente.
Se você encontrar algo que não deseja mais, mas não pode doar, coloque-o no lixo imediatamente
Etapa 4. Quando você vir uma gaveta aberta, feche-a
Não espere seus dez minutos de arrumação para se manter organizado. Se você vir algo fora do lugar, devolva-o imediatamente. Se você passar por um compartimento cheio, esvazie-o. Ao ver o papel fora do lugar, jogue-o fora. Crie um hábito para torná-lo eficaz.
Não gaste muito tempo em seu dia fazendo pequenas tarefas de arrumação. Não exagere fechando gavetas abertas. Se você estiver indo para uma reunião e encontrar uma gaveta aberta no caminho, feche-a. Se você interromper seu fluxo de trabalho apenas para fechar uma gaveta, sua produtividade geral será reduzida em até 25%
Etapa 5. Aproveite a tecnologia para mantê-lo organizado
Existem centenas de aplicativos que você pode usar para se manter organizado. Existem muitos aplicativos de lista de tarefas, como Evernote, aplicativos de lembretes como Beep Me, organizadores de viagens como TripIT e aplicativos para ajudar a organizar a importância de suas tarefas, como Last Time.
Procure aplicativos que serão sincronizados com seu dispositivo para que você possa acessá-los de onde estiver
Artigo relacionado
- Pare de perder tempo
- Converter o sistema de gravação de tempo de 24 horas em sistema de tempo de 12 horas
- Organizando Sua Vida
- Gerencie o tempo com sabedoria
