O sumário executivo é a parte mais importante de um documento comercial. É a primeira (às vezes até a única) coisa que as pessoas vão ler e a última coisa que você deve escrever. Este resumo é um breve resumo de um documento, fornecido para que executivos ocupados que estarão lendo seu documento saibam exatamente o quanto ler e o que fazer.
Etapa
Método 1 de 2: o básico
Etapa 1. Entenda que um resumo executivo é um breve resumo de um documento comercial
Nesse caso, "short" e "summary" são as palavras-chave. O sumário executivo não é abrangente nem substitui o original. O sumário executivo não deve ultrapassar 10% do original. Procure escrever entre 5 e 10 por cento.
Um sumário executivo é diferente de um resumo. O resumo dá ao leitor um vislumbre e orientação, enquanto o resumo executivo fornece ao leitor uma visão geral. Os resumos são mais comumente escritos na academia, enquanto os resumos executivos são mais usados para fins comerciais
Etapa 2. Certifique-se de que este resumo esteja de acordo com certas diretrizes estruturais e estilísticas
As fontes mais confiáveis que escreveram resumos executivos concordam que certas diretrizes estruturais e estilísticas devem ser aplicadas. Este guia inclui:
- Os parágrafos devem ser curtos e concisos.
- O resumo executivo deve fazer sentido, mesmo que você não tenha lido o relatório original.
- O resumo executivo deve ser redigido em uma linguagem apropriada ao público-alvo.
Etapa 3. Defina o problema
O resumo executivo precisa definir claramente o problema, seja sobre o gerenciamento da cadeia de suprimentos ou uma campanha de marketing no exterior. O resumo executivo, em particular, requer uma definição clara do problema porque o documento no qual ele se baseia, Solicitações de propostas (RFP), geralmente é escrito por técnicos que têm um conhecimento insuficiente de questões conceituais. Certifique-se de que o problema seja definido em termos claros e fáceis de entender.
Etapa 4. Forneça uma solução
Um problema sempre precisa de uma solução. Para apresentar uma declaração de propósito da reivindicação (e as razões para financiar o empreendimento), você precisa encontrar uma solução que possa resolver o problema de maneira eficaz. Se o seu problema não estiver escrito de forma clara, sua solução não fará sentido.
Etapa 5. Use gráficos, ponteiros e títulos se o documento for mais fácil de ler rapidamente dessa forma
Um sumário executivo não é um ensaio que requer longos blocos de texto. Se você puder melhorar a compreensão ou faça um resumo mais legível à primeira vista, não há problema em usar:
- Gráfico. Um gráfico bem colocado que ilustra com precisão as características do problema do cliente pode enfatizar uma parte importante do resumo. Estimular seus sentidos visuais costuma ser tão eficaz quanto estimular seus sentidos analíticos.
- Detalhes dos pontos. Longas listas de informações podem ser divididas em detalhes mais digeríveis.
- Título. Desenvolva um tema de resumo, se necessário, usando um título. Isso ajudará a orientar o leitor à medida que ele se aprofunda no resumo.
Etapa 6. Mantenha sua redação atualizada e livre de jargões
O jargão é o inimigo do entendimento. Aliás, o jargão é muito popular no mundo dos negócios. Palavras como "interface", "alavancagem", "competência central" e "plataforma crítica" são palavras que você deve tentar evitar. Essas palavras obscurecem seu verdadeiro significado e podem fazer seu resumo parecer vago e sem sentido.
Método 2 de 2: detalhes específicos
Etapa 1. Comece com o documento original
Como o sumário executivo é o resumo de outro documento, você precisará se familiarizar com o original para poder condensá-lo em uma versão informativa e prática. Quer se trate de um relatório, plano de negócios, proposta, manual ou outro documento, reveja o original e procure as ideias principais.
Etapa 2. Escreva um breve resumo
Qual é o objetivo da empresa que patrocina o documento ou o próprio documento original? Qual é a cobertura?
Exemplo: "Women WorldWide é uma organização sem fins lucrativos que conecta mulheres em todo o mundo com soluções eficazes para a violência doméstica, ao mesmo tempo que oferece uma rede de apoio para as vítimas de violência doméstica. Embora opere em sua sede em Alberta, Canadá, recebendo referências de mulheres em 170 países ao redor do mundo."
Etapa 3. Faça o "núcleo" se destacar
Esta seção é provavelmente a parte mais importante de todo o sumário executivo. Em duas a três frases, espera-se que você diga ao leitor por que seu negócio é especial. Por que vale a pena verificar o negócio, obter uma oferta comercial ou cooperação da pessoa que lê o resumo?
- Talvez você tenha Michael Jordan como cliente e ele tenha promovido seu produto no Twitter gratuitamente. Talvez você tenha acabado de assinar uma parceria com o Google. Também é possível que você tenha acabado de receber uma patente ou apenas tenha feito sua primeira grande venda.
- Às vezes, uma simples citação ou depoimento será suficiente. O segredo é captar a atenção do leitor, fazer com que a reputação de sua empresa pareça a melhor possível e estimular o leitor a ler até o final do documento.
Etapa 4. Defina o grande problema
O primeiro ingrediente tangível do resumo executivo é uma discussão do problema, portanto, descreva o problema abordado por seu produto / serviço. Certifique-se de que o problema seja definido da forma mais clara possível. Problemas que não são descritos em detalhes não soam convincentes e não tornam sua solução tão significativa quanto você gostaria que fosse.
Exemplo: "Los Angeles está prejudicada por congestionamentos. Além da área metropolitana de DC, Los Angeles tem os piores engarrafamentos do país. A poluição causada pelos congestionamentos não só reduz a produtividade no trabalho, aumenta as taxas de asma e, lentamente, cria sérios problemas de saúde. Em Los Angeles, há mais carros do que pessoas com idade suficiente para dirigir"
Etapa 5. Apresente sua solução exclusiva
O grande problema é a parte fácil. Agora você precisa convencer seus leitores de que tem uma solução única para esse grande problema. Se você puder entregar esses dois materiais, terá o material para ter uma ótima ideia.
Exemplo: "A Innotech criou um sistema de controle de tráfego inovador que pode reduzir o tempo de viagem instalando" redes inteligentes "patenteadas em sinais de parada que podem ler o número de carros em uma determinada faixa e direcionar o tráfego de acordo com as condições. Os motoristas americanos não. terá que esperar no sinal vermelho novamente por minutos, quando a luz verde piscar indicando que não há carros na direção oposta."
Etapa 6. Fale sobre o potencial de mercado
Descreva o grande problema fornecendo estatísticas para o seu setor. Tenha cuidado para não fingir que controla um mercado maior do que realmente é! O fato de a indústria de dispositivos médicos valer 100 bilhões de dólares por ano não significa nada, porque seu novo dispositivo médico atenderá apenas a um determinado segmento da indústria. Limite-se a um potencial de mercado realista.
Etapa 7. Insira sua proposta de venda exclusiva
Este é o momento em que você descreve sua solução única. O que especificamente dá ao seu produto ou serviço uma vantagem sobre a concorrência? Talvez o seu serviço de atendimento domiciliar na verdade envie médicos para as residências em vez de apenas enfermeiras, ou talvez você garanta visitas no mesmo dia para não ter que agendar com antecedência. Mostre por que seu negócio é especial.
Exemplo: "O Intellilight tem o benefício adicional de ser capaz de detectar quando não há ninguém na casa. Se uma luz for deixada acesa em um cômodo vazio, ela automaticamente apaga e acende novamente quando detecta movimento no cômodo. Os consumidores pagam suas contas de eletricidade e desperdiçar menos energia."
Etapa 8. Fale sobre seu modelo de negócios, se necessário
Alguns resumos executivos não exigem um modelo de negócios. (Organizações sem fins lucrativos, não comerciais e ONGs podem não precisar ter um plano de negócios.) Mas se sua empresa tiver um, seu modelo de negócios deve ser claro e fácil de seguir. Essencialmente, você está respondendo à pergunta: "Como você faz as pessoas tirarem dinheiro de suas carteiras e darem a você?" Mantenha o modelo simples, especialmente no sumário executivo. Um breve resumo é mais do que suficiente.
Etapa 9. Discuta com sua equipe de gerenciamento, se necessário
Dependendo do seu setor, esta pode ser uma das partes mais importantes do seu sumário executivo. Seu investidor ou banqueiro confia em sua equipe, não na ideia que você apresenta. As ideias são fáceis de propor, mas para torná-las realidade é necessária uma equipe forte. Indique resumidamente porque sua equipe possui a experiência e o conhecimento para executar bem o seu plano de negócios.
Etapa 10. Forneça projeções financeiras para apoiar sua declaração
Com base em seu mercado, modelo de negócios e desempenho histórico, você precisará desenvolver uma previsão financeira de baixo para cima. O objetivo de sua projeção é simplesmente demonstrar sua competência e sua capacidade de construir projeções financeiras com base em um conjunto convincente de suposições.
Se o seu plano é para um grupo de investidores, não gaste muito tempo nesta seção porque eles sabem que você não tem ideia de quanto dinheiro pode ganhar. Os investidores geralmente não tomarão uma decisão sim ou não com base em suas projeções financeiras. Basicamente, eles farão suas próprias projeções financeiras
Etapa 11. Suavize o caminho para o seu pedido
Agora é a hora de enviar uma solicitação de investimento ou empréstimo, dependendo dos objetivos de seu sumário executivo. Você precisa reafirmar por que sua empresa fornece um determinado valor. Lembre os leitores de um grande problema que você está resolvendo com seu produto / serviço, bem como com seu mercado potencial. No final, reenfatize sua equipe e sua capacidade de realizar o trabalho. Peça a quantia de dinheiro necessária para atingir o próximo marco de um grande negócio. Não revele quanto de capital você está disposto a abrir mão ou a taxa de juros que está disposto a pagar. Isso deve ser feito posteriormente por meio de negociações face a face.
Etapa 12. Releia seu resumo
Se você escreveu o básico, releia-o com atenção. Você precisa revisar o resumo com muito cuidado. Ao reler, considere também o leitor do documento. Certifique-se de que as novas referências sejam bem explicadas e que a linguagem seja clara para pessoas não familiarizadas com o assunto. Reescreva se necessário.
- Peça a outras pessoas com a mente fresca para ler seu resumo executivo, prestando atenção a:
- Clareza. As palavras usadas são claras, as ideias claras e o resumo não usa jargão?
- Erro. Podem ocorrer erros de gramática, pontuação e ortografia. Também é uma boa ideia pedir a outra pessoa para verificar os números e as estatísticas.
- compulsão. As ideias no resumo parecem promoção excessiva? Onde está a falta de promoção, se houver?
- Coerência. Que partes não se encaixam? Qual parte é apropriada?
Pontas
- Quanto mais ocupado o executivo, menos ele lerá. Escreva o suficiente.
- Experimente os modelos de documento fornecidos com a maioria dos softwares de processamento de texto para começar.
- Os resumos executivos podem variar em comprimento, mas devem ser breves. Seu objetivo é transmitir o máximo de informações possível em uma quantidade pequena a moderada de leitura. Se você incluir detalhes em seu resumo, inclua os pontos mais importantes primeiro, como conclusões e recomendações.
- Essas mesmas quatro áreas podem ser usadas para resumos executivos de várias negociações comerciais.
