Em 2013, descobriu-se que cerca de 78.000 funcionários nos EUA roubaram cerca de US $ 55 milhões de seus empregadores. Os dados consideram apenas funcionários do setor de varejo. Essa tendência de roubo de escritório tem suas vítimas. As empresas e comunidades atendidas por essas empresas perderão porque, com lucros reduzidos, as empresas serão forçadas a aumentar os preços para que os consumidores sejam afetados. Felizmente, existem maneiras pelas quais todas as empresas, desde os funcionários mais baixos até os proprietários de negócios, podem capturar funcionários desonestos e acabar com o roubo no local de trabalho.
Etapa
Método 1 de 3: Capturando Funcionários Desonestos como Supervisores
Etapa 1. Colete todas as evidências de roubo com cuidado
Para pegar um ladrão no trabalho, você deve ter informações. Assim que ocorrer uma busca, reúna informações que possam ajudá-lo a descobrir quando, onde e se possível, perto de quem o roubo ocorreu.
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Os dados que você deseja coletar incluem:
- A data e hora exatas da perda de dinheiro / bens;
- Saldo inicial e final de cada caixa registradora (em caso de furto de dinheiro);
- Estoque total e vendas (em caso de furto de mercadoria);
- Nome do funcionário que estava trabalhando no momento do furto;
- Acesse os dados de furto do cartão, sempre que possível;
- Relatórios de despesas de funcionários; e
- Notas de uso do equipamento.
- Se você não tiver as informações, comece a gravar quando suspeitar de roubo. A gravação geralmente é suficiente para evitar roubos futuros, mas se o roubo persistir, você estará mais bem preparado para pegar um ladrão.
Etapa 2. Encontre os defeitos nas notas
Dê uma olhada em suas notas e encontre qualquer coisa que não pareça fazer sentido, ou quaisquer lacunas onde dinheiro ou itens possam ser perdidos. Quanto melhor for sua contabilidade, maior será a probabilidade de você encontrar evidências de roubo.
Por exemplo, ao verificar os registros de estoque, você pode notar que os 20 smartphones no início do dia diminuíram para 10, mas apenas 9 foram vendidos. Os resultados desses cálculos são certamente um ponto de interrogação e você deve investigar
Etapa 3. Preste atenção à função da caixa registradora
Os funcionários que roubam de caixas registradoras geralmente usam várias táticas para encobrir seus rastros, geralmente com a ajuda de certas funções para ter a chance de roubar. Por exemplo, um funcionário desonesto pode usar a função de não venda da caixa registradora para roubar. Quando um comprador dá dinheiro, uma ordem de não venda na caixa registradora é inserida para que a máquina abra. Os funcionários darão o troco aos clientes e tirarão dinheiro da caixa registradora. O cliente não teria como saber dessa astúcia e nem a venda seria registrada.
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As funções da caixa registradora que você precisa conhecer incluem:
- Sem venda
- Reembolso
- Venda $ 0
- Relatórios (funcionários desonestos podem embolsar os lucros das vendas que ocorrem quando a caixa registradora imprime o relatório).
- O'Dell Restaurant Consulting tem um guia completo contendo truques comuns de roubo de funcionários, alguns dos quais tiram proveito das funções especiais da caixa registradora. Leia o guia neste link. Embora o link se concentre em restaurantes, muitos dos truques mencionados no guia também se aplicam a muitas outras áreas, incluindo varejo.
Passo 4. Em caso de furto de dinheiro, faça o cálculo do dinheiro na caixa registradora
Uma das maneiras mais comuns de lidar com o roubo de dinheiro é fazer com que os funcionários contem o dinheiro na caixa registradora no início do turno e a contagem regressiva no final do turno. Os resultados do cálculo serão comparados com o relatório de vendas. O sistema é relativamente fácil de implementar e, embora não seja garantido que impeça o roubo de dinheiro da caixa registradora, o roubo flagrante pode ser facilmente detectado.
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O uso de tabelas padrão tornará mais fácil para proprietários e supervisores implementar este sistema. Inclua as seguintes linhas na tabela:
- Balanço inicial
- Venda a pronto
- Cartão de crédito / cheque vendas
- Vendas totais
- Balanço final
Etapa 5. Se possível, use dados de gravações de vídeo
Se sua empresa tiver um sistema de segurança CCTV, observe a filmagem para encontrar evidências de roubo, especialmente se a câmera apontar para um local de roubo, como uma caixa registradora. Use essas informações para restringir a hora e o local do incidente e, em seguida, espere por sinais latentes de roubo, como:
- As mãos dos funcionários movem o dinheiro da caixa registradora para o bolso.
- Dinheiro movendo-se da caixa registradora para o porta-gorjetas.
- Hábitos estranhos na área da caixa registradora (por exemplo, um funcionário desonesto pode marcar a caixa registradora cuidadosamente para se lembrar de quanto roubou da caixa registradora para poder ajustar as demonstrações financeiras).
- Venda de mercadorias que vão para bolsos, carteiras, bolsas, etc.
- Os itens que ainda podem ser vendidos são movidos para o lixo.
- Acesso não autorizado a cofres de dinheiro, cofres, etc.
- Visitas ao escritório fora do horário de trabalho,
Etapa 6. Pergunte aos funcionários um por um
Embora um ladrão não confesse sob interrogatório, um funcionário honesto pode lhe dar uma pista. Considere chamar funcionários ao seu escritório para uma discussão honesta e aberta sobre roubo no escritório. Você pode perguntar se eles sabem de algum funcionário que roubou ou pedir que ajudem a impedir o roubo. Você também pode lembrar seus funcionários sobre as regras relacionadas a roubo em seu escritório.
- Convide os funcionários para conversar um a um em sua sala. Seus funcionários podem se sentir mais seguros se não estiverem lidando com outros funcionários.
- Você também pode querer falar com o maior número possível de funcionários, mesmo com todos os funcionários, se possível. Assim, se o funcionário que roubou fosse demitido, teria dificuldade em saber quem vazou informações sobre seu comportamento.
Etapa 7. Considere conduzir uma auditoria interna com a ajuda de um investigador terceirizado
Proprietários e supervisores não estão sozinhos ao lidar com o problema de furto no escritório. Muitos consultores e investigadores independentes sobre segurança de escritório e prevenção de roubo podem ajudá-lo. Embora o custo seja muito alto para um pequeno incidente, se o roubo continuar e se tornar um grande problema, os serviços deste consultor serão muito significativos.
A auditoria interna é muito útil quando ocorre fraude no nível contábil. Funcionários da contabilidade podem roubar muito de uma empresa sem serem pegos, então auditores externos podem ser muito úteis
Passo 8. Enfrente o ladrão apenas se tiver evidências convincentes
Não acuse nem demita sem provas, pois isso só desmoralizará os trabalhadores e provará que você pode despedir arbitrariamente, principalmente se for comprovado posteriormente que o empregado que você demitiu não roubou. Para evitar isso, espere até que você possa provar o roubo antes de disparar.
Além disso, se você demitir um funcionário inocente e o contrato do funcionário contiver uma cláusula de segurança do cargo, suas ações incluirão demissão injustificada, o que pode resultar em processo judicial. No entanto, a maioria dos contratos de trabalho nos Estados Unidos permite que você demitir um funcionário a qualquer momento, sem motivo ou por um motivo
Método 2 de 3: protegendo empresas contra roubo
Etapa 1. Configure um sistema de feedback anônimo
Se você quiser livrar o escritório de funcionários ruins, ajude os bons funcionários a fazer isso. Ter um sistema de feedback anônimo torna mais seguro para seus funcionários relatar furtos ou outras condutas impróprias no trabalho. Além disso, seus funcionários também podem levantar preocupações, críticas e sugestões para melhorar seu local de trabalho.
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Os sistemas de feedback anônimo podem ser implementados de várias maneiras, por exemplo:
- Caixa de sugestões em um espaço discreto (por exemplo, na sala de descanso) para que os funcionários possam escrever notas sem serem notados.
- Uma conta de e-mail que censura automaticamente o nome do funcionário que envia o e-mail para aquele endereço.
- Programas de feedback anônimo de terceiros, como 3sixty, Suggestionox, etc.
Etapa 2. Instale o software de tratamento de exceções em seu sistema de caixa registradora
As chances de os funcionários roubarem da caixa registradora serão menores se souberem que o uso da função de exceção na caixa registradora será relatado ao chefe. Considere um software que relata exceções automaticamente, ou requer autorização do gerente antes que as exceções possam ser feitas, para proteger sua caixa registradora.
- As funções de tratamento de exceções geralmente fazem parte do software moderno de caixa registradora. Se a caixa registradora de sua empresa for antiga, considere atualizá-la por motivos de segurança.
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Os programas de caixa registradora recomendados incluem:
- AmberPOS
- Fornecedores de PDV
- Varejo Lightspeed
- iVend Retail
- NCR Counterpoint POS e gerenciamento de varejo
Etapa 3. Instale um sistema de segurança de vídeo se seu escritório ainda não tiver um
Para funcionários desonestos, a supervisão será a maior motivação para parar de roubar. Coloque câmeras em locais vulneráveis (como caixas registradoras, áreas de mercadorias caras, etc.) para reduzir o roubo e fornecer fortes evidências quando o roubo ocorre.
Também está comprovado que câmeras falsas podem reduzir a taxa de furto no escritório. Claro, isso depende se seus funcionários sabem que a câmera que você está instalando é falsa. No entanto, câmeras falsas são recomendadas apenas para "fortalecer" o alcance de visão, não para substituir completamente a câmera original
Etapa 4. Considere outras opções legais de monitoramento
A gravação de vídeo não é a única forma legal de as empresas monitorarem o desempenho dos funcionários. Uma variedade de outras opções de monitoramento também estão disponíveis, e seu uso dependerá da gravidade do problema de roubo em seu escritório. No entanto, certifique-se de que o monitoramento que você usa não viola nenhuma lei em sua área ou os contratos que você e seus funcionários celebraram. Além disso, certifique-se de que seus funcionários estejam cientes do monitoramento que você fará antes de iniciar o monitoramento.
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O monitoramento adicional que você pode fazer pode assumir a forma de:
- Verificação do histórico de navegação na Internet;
- Varredura de comunicações em busca de palavras-chave suspeitas;
- Monitorar mensagens, emails, conexões Wi-Fi em dispositivos pessoais, etc;
- Acréscimo de forças de segurança; e
- Registro de acesso com cartão magnético em áreas confidenciais.
- No entanto, monitorar os funcionários muito de perto pode ser perigoso. A supervisão excessiva do chefe pode fazer com que os funcionários se sintam intimidados, de modo que seu moral diminui, especialmente se sua supervisão for muito mais rígida do que os padrões de seu grupo empresarial.
Etapa 5. Tente estabelecer um relacionamento pessoal com cada funcionário
A maioria das empresas conhece os três principais motivos do roubo por funcionário: o funcionário tem um grande número de necessidades urgentes, o funcionário se sente negligenciado pela empresa e o funcionário rouba por causa de uma oportunidade. Embora você não possa controlar o primeiro motivo e o terceiro possa ser tratado com uma contabilidade e supervisão mais rígidas, o segundo é uma questão de sentimento. Em suma, os funcionários não vão roubar se forem valorizados no trabalho e gostarem do chefe.
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Você pode desenvolver um bom relacionamento com os funcionários das seguintes maneiras:
- Converse informalmente com os funcionários sobre a vida, esperanças, etc.
- Oferece bônus e recompensas por bom desempenho.
- Procure bater um papo, mesmo que seja um pouco, com cada um dos funcionários.
- Considere eventos sociais fora do trabalho (férias, passeios em família, etc.).
- Tenha empatia com as reclamações e frustrações dos funcionários.
- Pense no seguinte: em uma pesquisa de 1976, quase metade dos entrevistados respondeu que roubou de seus respectivos escritórios sem se sentir culpado. Não seja um chefe chato para que seu pessoal possa roubar sem culpa, mas seja um amigo de seus funcionários para que eles não roubem.
Etapa 6. Após a dispensa, reorganize a segurança do escritório
Embora seja raro, os funcionários que foram demitidos podem roubar seu antigo escritório, especialmente se ainda tiverem chaves, logins e assim por diante. Para evitar que isso aconteça, reinicie o sistema de segurança do escritório após demitir alguns funcionários. Faça o seguinte, dependendo do seu tipo de negócio:
- Altere o bloqueio do edifício.
- Altere o código de bloqueio eletrônico.
- Altere a senha da conta de e-mail da empresa, senha do Wi-Fi, etc.
- Recupere a chave, o código-chave ou outras credenciais de login do funcionário demitido.
Etapa 7. Experimente outras soluções não convencionais
O crescente problema do roubo gerou ideias criativas de várias empresas para resolvê-lo. Embora nem todas as idéias a seguir sejam adequadas à sua situação, elas provaram ser eficazes na prevenção de roubos em certos casos.
- Use resíduos de plástico transparente. Os funcionários podem esconder itens roubados no lixo e protegê-los ao descartar o lixo. Com resíduos de plástico transparente, isso será mais difícil de fazer.
- Crie uma regra para certificar-se de que cada caixa seja nivelada antes da reciclagem, para tornar mais fácil roubar através do método de lata de lixo discutido anteriormente.
- Reorganize os móveis ou reorganize o escritório para evitar espaços invisíveis. Se não houver uma sala escura, será ainda mais difícil para os funcionários roubarem.
- Realize uma inspeção ou auditoria repentina na caixa registradora. Mesmo que os funcionários não gostem, esse método é bastante eficaz porque, se eles souberem que a caixa registradora pode ser auditada a qualquer momento, é menos provável que roubem.
- Dê presentes regularmente. Distribuir itens que não vendem bem aos funcionários de graça é uma forma de reduzir o roubo. Por exemplo, se os funcionários do seu restaurante roubam comida com frequência, permita que eles levem qualquer comida que não venda bem.
Método 3 de 3: Ajude a impedir o roubo como funcionário
Etapa 1. Se você notar algo suspeito, entre em contato com seu chefe
Como funcionário, você não tem o poder de mudar os sistemas e impedir o roubo, mas isso não significa que não possa ajudar. Se você vir, ouvir ou saber de qualquer coisa que possa levar ao roubo, entre em contato com seu supervisor imediatamente. Não fique calado porque, segundo as regras de muitas empresas, as tentativas de roubo silenciosas podem fazer com que você seja arrastado.
Em muitas empresas, especialmente aquelas com baixos níveis de satisfação dos funcionários ou empresas com uma grande distância entre a alta administração e os funcionários, pode haver uma cultura de silêncio. Os funcionários que roubam esperam que seu roubo não seja relatado e podem intimidar os funcionários que ousarem fazê-lo. Nesse caso, não destrua seu relacionamento com outros funcionários relatando o comportamento deles ao seu chefe no trabalho. Contate seu chefe por e-mail, telefone ou anonimamente abaixo
Etapa 2. Use um sistema de feedback anônimo
Infelizmente, em algumas empresas, é ruim ter uma reputação de "balde furado" por relatar roubo. Se você for pego nessa situação, é recomendável relatar o furto anonimamente. Ao relatar anonimamente, a gerência pode lidar com o problema do roubo, mas o ladrão não pode acusá-lo de ser um delator.
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Coisas que você pode tentar denunciar o roubo anonimamente incluem:
- Passe um bilhete anônimo por baixo da porta do escritório do chefe;
- Escreva informações em sistema de feedback anônimo;
- Escreva um e-mail para o chefe com um endereço descartável;
- Converse com o chefe fora do horário de trabalho para discutir a questão do roubo.
Etapa 3. Reúna as informações com cuidado, mas não exagere
Se você vir uma oportunidade de registrar o roubo com notas, fotos ou vídeo, faça-o, mas tenha cuidado ao gravá-lo. Se o ladrão perceber que está sendo gravado, ele pode evitá-lo e dificultar a prova de que ele está. Na pior das hipóteses, você pode ser rotulado de "balde furado" e seu relacionamento com outros amigos no trabalho se deteriorará.
Lembre-se de que, na maioria dos casos, basta lembrar o local e a hora do incidente e as pessoas envolvidas. Se o chefe confia em você e sua descrição corresponde ao histórico dele, seu chefe pode ter informações suficientes para agir, mesmo sem nenhuma evidência adicional
Etapa 4. Evite acusar impulsivamente
Os funcionários são, de fato, obrigados a relatar o roubo ao chefe, no entanto, acusar outros funcionários sem evidências certamente não é permitido. Além disso, mesmo que haja evidências de que o roubo foi cometido por um determinado funcionário, o funcionário não deve ser humilhado na frente de outros funcionários ou clientes.
Além de ser embaraçoso quando errado, acusações sem evidências também podem derrubar o moral. Alegações sem evidências fazem com que os funcionários sintam que a administração pode acusá-los a qualquer momento
Pontas
Considere a possibilidade de navegar em bancos de dados acadêmicos para encontrar estudos científicos e pesquisas sobre roubo no local de trabalho para encontrar novas estratégias para prevenir o roubo. Por exemplo, o Google Scholar tem centenas de artigos de periódicos sobre o assunto, que podem ser acessados em
Aviso
- Não tente monitorar pessoas suspeitas fora do trabalho, pois você será visto como um perseguidor e poderá ser processado.
- Não tente julgar um ladrão no local de trabalho sem a permissão de seu supervisor, porque se você falhar, o ladrão se sentirá vigiado ou você poderá ter problemas por isso. Além disso, os funcionários pegos roubando podem agir impulsivamente ou ficar com raiva e causar conflitos no escritório. Este conflito pode reduzir o moral.
