Um certificado de emprego (ou carta de verificação de emprego) é uma correspondência formal geralmente escrita por um empregador para a parte solicitante, com o objetivo de validar o histórico de trabalho do empregado. Normalmente, é necessário um certificado de emprego para solicitar um empréstimo, alugar um imóvel, se candidatar a um novo emprego ou, por outros motivos, verificar o histórico de trabalho. Ao redigir um certificado de emprego, explique quem você é, forneça um resumo honesto das funções do funcionário e verifique o trabalho. Este certificado deve usar papel timbrado profissional e fornecer informações de contato e assinatura. Leia as instruções abaixo para descobrir como fazer um certificado de emprego completo e preciso.
Etapa
Parte 1 de 2: Preparação para redigir um certificado de emprego
Etapa 1. Pense por que você está escrevendo um certificado de emprego
O conteúdo e o tom da linguagem da carta dependem do destinatário. Para instituições financeiras, use um tom de linguagem profissional e inclua informações financeiras (por exemplo, salários, comissões, aumentos e bônus). Por outro lado, se você estiver escrevendo um certificado de emprego para um funcionário que está se candidatando a um novo emprego, o tom da linguagem pode ser mais informal e você pode não incluir informações financeiras.
Ao compreender seu propósito e escopo, você pode escrever uma carta que se adapte às necessidades do destinatário
Etapa 2. Pense em quem deve escrevê-lo
Normalmente, um certificado de emprego é escrito por um supervisor. Nessa situação, o funcionário solicitará que você, como empregador, escreva uma carta de emprego para fins específicos. Por outro lado, os funcionários podem escrever uma carta de certificado de trabalho para si próprios. Nessa situação, você, como funcionário, escreverá você mesmo e pedirá ao chefe para assiná-lo ou alterá-lo conforme necessário. Sempre que possível, o empregador deve escrever em nome do empregado e não o contrário.
- Se você é o chefe que escreve cartas aos funcionários, pode estruturá-los de acordo com suas próprias especificações e controlar as mensagens neles. Além disso, como empregador, a carta que você escreve é considerada genuína e honesta. No entanto, o principal obstáculo é o tempo que leva. Como chefe, é claro, você tem uma agenda lotada, enquanto a preparação desta carta levará tempo. Por causa disso, os certificados de emprego geralmente são curtos e concisos para que você não perca muito tempo, especialmente se já tiver feito isso.
- Se você é um funcionário que escreve sozinho, pode determinar quais informações repassar aos destinatários e não precisa encontrar tempo para compartilhar ideias com seu chefe. Além disso, o chefe também não se preocupa com o tempo que deve ser fornecido para escrevê-lo (se você mesmo escrever, o chefe pode ficar feliz porque ele não precisa fazer isso sozinho). No entanto, o patrão deve sempre assinar e existe a possibilidade de ele ficar relutante em fazê-lo após ler o conteúdo da sua carta. Se for esse o caso, você deve reescrever ou persuadi-lo a escrever para você.
Etapa 3. Reúna as informações necessárias
Depois de saber o destinatário e quem vai escrever a carta, você deve reunir as informações necessárias na carta.
- Se você é o chefe, converse com o funcionário para ver o que ele deseja incluir. Discuta quem é o destinatário, qual é o propósito da carta, quais especificações precisam ser incluídas e quando deve ser enviada.
- Se você é um funcionário e escreve a carta sozinho, todas as informações necessárias já estão lá, mas você deve falar primeiro com seu chefe e perguntar que tipo de carta ele espera. Isso garante que você escreva uma carta em conformidade com as especificações do empregador e obtenha sua assinatura.
Parte 2 de 2: Certificado de Trabalho de Redação
Etapa 1. Use papel timbrado da empresa
Escreva um certificado de emprego em papel timbrado oficial da empresa. Se você é um chefe, este papel é de uso gratuito. Se você é um funcionário, pergunte primeiro se você pode usá-los. O papel timbrado oficial da empresa certificará sua carta e fará o destinatário acreditar em seu conteúdo.
Se você não tem papel timbrado oficial, pode usar um computador para criar cabeçalhos de carta. O cabeçalho deve conter o nome da empresa, endereço, número de telefone e endereço de e-mail. Forneça também informações sobre o autor da carta (e título) e a data em que a carta foi escrita
Etapa 2. Dirija a carta ao destinatário da forma mais específica possível
Se você souber o nome do destinatário, dirija-o diretamente à pessoa em questão. Se você não sabe quem vai lê-lo, encaminhe-o à organização, com uma linha de assunto descrevendo o conteúdo da carta.
- Por exemplo, se você souber o endereço e o nome do destinatário, escreva-o logo abaixo do cabeçalho. Siga-o com uma saudação apropriada, como "Caro [Sr. Sudirman]."
- Se você não sabe a quem a carta é endereçada, envie-a ao departamento apropriado com uma linha de assunto descrevendo o conteúdo da carta. Por exemplo, para uma carta a uma instituição financeira com o objetivo de obter um empréstimo, você pode enviar uma carta à sua agência local com o assunto "Descrição do funcionário para solicitação de empréstimo". Acompanhe com uma saudação como "A quem interessa".
Etapa 3. Descreva quem você é
No primeiro parágrafo do corpo, explique quem você é e o propósito de escrever a carta. Informe seu cargo, tempo de serviço e há quanto tempo conhece o funcionário que solicitou o certificado. Se você é um funcionário que escreve a si mesmo, continue escrevendo como se a carta fosse do seu chefe, pois será ele quem a assinará.
Por exemplo, "Meu nome é Budi Jatmiko e sou o Diretor Adjunto de Marketing e Vendas da PT. ABC. Trabalho na PT. ABC há 12 anos e conheço esse funcionário há sete. Nos últimos três anos, foi o supervisor direto do funcionário."
Etapa 4. Forneça verificação
O próximo parágrafo de conteúdo resume o trabalho do funcionário, incluindo data de início do emprego, cargo, se o trabalho é temporário ou permanente e se o funcionário ainda está trabalhando lá. Este parágrafo fornece informações financeiras dos funcionários, se necessário.
- Por exemplo, “Esta carta é uma confirmação de que o funcionário realmente trabalha aqui. Ele trabalhou na PT. ABC durante sete anos, desde 7 de setembro de 2003. Ele ocupa o cargo de diretor adjunto de vendas, que é um cargo permanente na PT. ABC. Até o dia 7 de janeiro de 2011, ele ainda exerce essa função no PT. ABC."
- Outro exemplo: “Esta carta confirma que o empregado trabalhou na PT. ABC durante sete anos. O interessado trabalhou na PT. ABC de 7 de setembro de 2003 a 7 de janeiro de 2011. Exerceu o cargo de vice-diretor comercial da PT. ABC. Trabalhou como empregado efetivo por sete anos na PT ABC com um salário de IDR 35 milhões por mês.”
Etapa 5. Resuma as funções do funcionário
Este parágrafo descreve as funções do empregado, que são muito necessárias no certificado de emprego para empregados que estão se candidatando a outros empregos. Mesmo que o certificado de trabalho não seja uma carta de recomendação, não há nada de errado em incluir uma avaliação positiva do funcionário. Essas informações adicionais aumentarão sua reputação como empregador e ajudarão os funcionários a encontrar novos empregos, propriedades ou empréstimos.
Por exemplo, "As funções de um funcionário da PT. ABC são as seguintes: Responsável pelas vendas de radiadores na área de Bogor e arredores. Ele ocupa uma posição gerencial e é responsável por motivar uma equipe de sete a nove pessoas. Deve assegurar satisfação do cliente, resolver reclamações de clientes e relatar o andamento das vendas a cada três meses para a matriz."
Etapa 6. Evite informações confidenciais ou ilegais sobre os funcionários
Existem disposições sobre o que pode ser incluído nas referências de emprego e outras declarações para potenciais empregadores. Há uma estipulação de que você só pode incluir informações de funcionários com a permissão relevante. Também existe uma regra segundo a qual você pode divulgar qualquer informação sobre o funcionário em questão, desde que seja honesta e de boa fé. Antes de divulgar informações confidenciais, certifique-se de verificar o que é aceitável e apropriado incluir, de acordo com a adequação social e a legislação aplicável.
Etapa 7. Forneça suas informações de contato
O último parágrafo deve incluir suas informações de contato (empregador). Esta informação é necessária se o destinatário tiver alguma dúvida. Certifique-se de declarar que o destinatário pode entrar em contato com você.
Por exemplo, "Se você tiver alguma dúvida ou precisar de mais informações, sinta-se à vontade para entrar em contato comigo pelo telefone (021) 21215555 ou pelo e-mail [email protected]."
Etapa 8. Assine e envie
Uma vez escrita a carta, termine com uma saudação de encerramento, assine-a e entregue-a ao funcionário que a solicitou ou envie-a você mesmo ao destinatário.
- Encerre a carta com a saudação "Atenciosamente".
- Coloque sua assinatura, junto com seu nome completo e cargo.
- Adicione um carimbo oficial ou de verificação que normalmente é usado por empresas para este tipo de carta.
Pontas
- Alguns processos de solicitação de visto exigem que você anote o cargo que o funcionário ocupará, se o visto for concedido. Você pode ter que explicar a importância do trabalho do funcionário que está solicitando o visto.
- Alguns empregadores pedem ao funcionário que redija uma carta, que ele então assinará. Se você pedir aos funcionários que escrevam seus próprios, certifique-se de lê-los completamente antes de assinar.
- Algumas empresas têm uma pessoa específica designada para fazer a verificação do trabalho e também há empresas que têm um modelo específico. Em caso de dúvida, consulte o departamento de recursos humanos.
Aviso
- Insira as informações financeiras apenas quando o funcionário as solicitar. Se você for um funcionário e escrever a carta sozinho, poderá inserir quantas informações forem necessárias.
- Não insira informações pessoais sobre funcionários, a menos que eles permitam.
- Se o funcionário que solicitou a carteira de trabalho não está mais trabalhando com você, não dê motivos para a saída, mesmo que não haja nenhum caso ou problema.
