Existem muitas maneiras de aumentar a produtividade, embora seja mais fácil falar do que fazer. Comece planejando pequenas mudanças e, em seguida, execute-as bem o suficiente para se tornarem uma rotina. Uma vez que um novo padrão é formado, o hábito de fazer pequenas mudanças pode trazer grandes resultados.
Etapa
Método 1 de 3: melhorando o fluxo de trabalho
Etapa 1. Defina as prioridades tendo em mente a eficiência
Um aspecto importante do aumento da produtividade é trabalhar com eficiência. Se você tem várias tarefas para completar, estabeleça prioridades que o mantenham ativo e disposto a trabalhar duro. Cada pessoa tem uma forma diferente de trabalhar, mas este conselho pode ajudar a aumentar significativamente a produtividade:
- Priorize as tarefas de que você não gosta. Se você começar a trabalhar concluindo tarefas agradáveis, ficará cansado quando tiver de fazer tarefas menos agradáveis e tenderá a procrastinar.
- Não trabalhe aleatoriamente de uma tarefa para outra. Tanto quanto possível, concentre suas energias em completar uma tarefa por vez. Se sua atenção deve ser dividida, tente fazer cada tarefa por pelo menos uma hora. Trabalhar apenas cinco ou dez minutos em uma única tarefa é uma forma ineficiente de trabalho.
Etapa 2. Faça pausas curtas, mas frequentes
Você ficará muito cansado se continuar a trabalhar sem descansar. Seu cérebro precisa de descanso para ficar alerta e focado. Reserve alguns minutos para descansar se se sentir cansado ou na hora certa para fazer uma pausa. Experimente caminhar, beber água ou bater um papo.
- Enquanto descansa, não faça atividades que possam distraí-lo do trabalho. Muitas horas na frente do computador ou da TV geralmente são uma longa sessão que atrasa o trabalho.
- Se você estiver muito cansado, defina um alarme para lembrá-lo de fazer uma pausa a cada uma ou duas horas.
Etapa 3. Crie um cronograma de trabalho
Defina um cronograma de trabalho realista usando um calendário regular ou eletrônico. Você ficará motivado a trabalhar mais arduamente colocando seus planos em ação na forma de lembretes concretos e visíveis.
- Inclua pausas e almoços mais longos nesta programação.
- Faça um cronograma de trabalho para o dia inteiro quando começar a trabalhar. No final do dia, reserve alguns minutos para redigir o cronograma de trabalho do dia seguinte.
Etapa 4. Dê a si mesmo uma recompensa para motivar
Estabeleça metas de curto e longo prazo para cada tarefa e recompense-se se seus objetivos forem alcançados. Para pequenos propósitos, como limpar a cozinha ou completar tarefas diárias, presenteie-se com um sorvete ou meia hora de mimos. Para um objetivo maior, como obter um título ou uma promoção, saia de férias ou desfrute de uma aventura de fim de semana como um mimo para si mesmo.
Etapa 5. Não prolongue o tempo de trabalho
Faça o seu melhor, mas não prolongue o tempo de trabalho, se não for necessário. O trabalho rápido e profissional geralmente é mais eficiente e recompensador do que a semana extra opcional de tempo. Economize seu precioso tempo para concluir os projetos realmente importantes.
Método 2 de 3: Criando um Local de Trabalho Eficiente
Etapa 1. Organize seu local de trabalho
Se sua mesa estiver cheia de papel, crie o hábito de limpar por 15 a 30 minutos. Este método pode ser uma atividade produtiva que proporciona variedade e aumenta a eficiência. Existem algumas sugestões que você pode usar como guia:
- Todo o equipamento de trabalho que você usa com frequência deve poder ser recolhido sem a necessidade de ficar em pé.
- Se você costuma se esquecer de onde guardar as coisas, coloque etiquetas nas gavetas e nos arquivos.
- Coloque de volta as coisas que você usou no lugar.
Etapa 2. Encontre um local de trabalho que ofereça privacidade
Se você trabalha em um local público com muitas distrações, encontre um local de trabalho tranquilo. Se você não puder, trabalhe em torno de pessoas positivas e produtivas que gostam de fazer as coisas. Fique longe de pessoas que têm preguiça de trabalhar ou procuram distração.
Mesmo se você tiver que trabalhar em um computador, encontre um trabalho que possa imprimir e faça-o manualmente em um local silencioso
Etapa 3. Evite distrações com o uso de dispositivos eletrônicos
Isso pode ser difícil de fazer se você tiver que trabalhar em um computador ou usar um telefone celular. Desligue os eletrônicos desnecessários e tente as seguintes maneiras de evitar a troca:
- Hackear sites que distraem.
- Feche sites desnecessários.
- Se você precisar usar o telefone para receber chamadas, desligue o Wi-Fi para diminuir a velocidade de sua conexão com a Internet.
- Se você se distrai facilmente com videogames ou outros programas, crie uma conta diferente em seu computador.
Etapa 4. Substitua o papel por documentos eletrônicos
Se você precisa de muito tempo apenas procurando uma folha de papel, mude para uma folha eletrônica. Muitos bancos e outros serviços permitem que você se registre para acessar o faturamento online. Se o seu trabalho for documental, considere a ideia de usar planilhas eletrônicas.
Como último recurso, digitalize seu documento e salve-o no formato PDF
Etapa 5. Crie um sistema de armazenamento de arquivos confiável
Quer você precise gerenciar arquivos eletrônicos ou usar um arquivo de documentos, crie um sistema acessível. Dê nomes a todos os documentos de acordo com certas regras de nomenclatura. Armazene os arquivos eletrônicos em um diretório claramente identificado.
Comece nomeando cada arquivo em um formato de data apropriado para o sistema universal e fácil. Como alternativa, comece com o nome do cliente ou nome do projeto
Método 3 de 3: Melhore a Prontidão Física e Mental
Etapa 1. Adquira o hábito de dormir regularmente de acordo com uma programação
É muito importante que você fique alerta e produtivo por uma semana. Mesmo se você não trabalhar em determinados dias, levante-se cedo e durma dentro do horário.
Etapa 2. Adote uma dieta saudável
Sua dieta deve conter muitas proteínas, vitaminas, gorduras saudáveis, carboidratos saudáveis e fibras. Alimentos ricos em carboidratos, como fast food, alimentos processados e sobremesas, podem reduzir os níveis de açúcar no sangue que interferem nas atividades diárias.
Mantenha lanches saudáveis em sua mesa, especialmente se você gosta de ganhar tempo com lanches
Etapa 3. Cuidado com a cafeína
Café ou bebidas energéticas podem aumentar sua energia por um tempo, mas deixam você se sentindo fraco depois disso. Beba com moderação ou guarde para certas ocasiões. O consumo diário de cafeína torna-o viciado, por isso continue a beber para se sentir confortável e alerta novamente. Nesse caso, tente parar de fumar para se tornar mais feliz e eficiente no trabalho.
Etapa 4. Acostume-se com o exercício
Comece a se exercitar por pelo menos 30 minutos por dia para se manter energizado e saudável. Além disso, você também fica mais alerta ao trabalhar em pé ou em repouso.
Etapa 5. Tente relaxar
Depois de terminar o trabalho, tire um tempo para descansar. Faça o que for preciso para ajudá-lo a se recuperar, seja sair com os amigos ou passar uma noite tranquila em casa.
Aproveite um dia de folga de vez em quando para evitar o tédio. Peça a alguém para ajudar a cuidar das crianças ou tirar um dia de folga
Etapa 6. Preste atenção às suas emoções
Problemas de relacionamento ou domésticos não podem ser resolvidos evitando-os. As emoções podem ser transferidas para o local de trabalho e você não consegue se concentrar em tempos difíceis. Trabalhe neste problema, se puder. Por enquanto, relaxe meditando, praticando exercícios ou conversando com um amigo de confiança.
