Recebimento é uma declaração escrita feita como prova de recebimento de dinheiro ou pagamento por outros meios. Ao conduzir transações comerciais ou vendas, vendedores e compradores geralmente fazem recibos pelos interesses uns dos outros, por exemplo, para escrituração ou documentação. Recebimento é o documento que comprova a existência de um acordo mútuo entre o vendedor e o comprador como base para o registro da transação de recebimento ou desembolso de dinheiro.
Etapa
Parte 1 de 2: Criação de recibos
Etapa 1. Prepare um formulário de recebimento que forneça uma folha de carbono como cópia
Se você deseja gerar recibos manualmente, prepare um formulário de recibo carbonizado. Dessa forma, você só precisa escrever uma vez e obter instantaneamente dois recibos, um para você e outro para a parte que está fazendo o pagamento.
Recibos de carbono são geralmente impressos em um determinado formato como comprovante de vendas e recebimento de dinheiro, por exemplo: uma folha em forma de formulário que tem o nome da empresa impresso e algumas palavras ou apenas algumas linhas são impressas para serem preenchidas com informações corretas e claras
Etapa 2. Use uma caneta esferográfica preta
É necessário escrever recibos em tinta preta para garantir a validade dos recibos. Não escreva recibos com lápis ou tinta clara porque os recibos servem como prova de contabilidade a longo prazo.
Os recibos gerados manualmente devem ser preenchidos em letras grandes e claras para que sejam fáceis de ler. Se estiver usando um recibo carbonizado, pressione enquanto escreve para que apareça na segunda ou terceira folha como uma cópia
Etapa 3. Use um carimbo da empresa ou recibo impresso com o nome da empresa
Para fazer um recibo legalmente válido, você deve afixar o carimbo da empresa na parte superior ou inferior do recibo de acordo com as leis aplicáveis. Além disso, você pode usar recibos impressos que já contenham o nome e o logotipo da empresa. Isso prova ao comprador que o produto que está sendo comercializado vem de sua empresa ou empresa e este documento será uma referência em uma data posterior, se necessário.
Etapa 4. Inclua todas as informações necessárias no recibo
Ao gerar recibos manualmente ou usando formulários que podem ser baixados de um programa de computador, você deve incluir o seguinte:
- Dados detalhados do vendedor.
- Dados detalhados do comprador.
- Data da transação.
- Dados detalhados do produto.
- Quantia de dinheiro.
- Forma de pagamento.
- Assinatura do vendedor e do comprador.
Etapa 5. Inclua todas as informações necessárias ao criar um recibo de aluguel
Os recibos de aluguel são exigidos pelos inquilinos que pagam em dinheiro ou usam cheques para registrar os desembolsos em dinheiro. Os recibos também são exigidos pelo locador como prova de que a taxa de aluguel foi recebida e está em conformidade com a lei que exige que o locador forneça um recibo ao locatário. Os recibos feitos como prova de recebimento de pagamentos de aluguel devem incluir o seguinte:
- O valor do aluguel pago.
- Data de pagamento.
- Nome completo do inquilino.
- O nome completo do locador.
- Endereço completo do imóvel para aluguel.
- Período de aluguel pago.
- Forma de pagamento do aluguel (dinheiro, cheque, etc.)
- Assinaturas do locador e locatário.
Etapa 6. Baixe o formulário de recebimento online (online) gratuitamente
Se você deseja utilizar recibos impressos para o seu negócio ou empresa, aproveite os formulários de recibo que podem ser baixados gratuitamente pela internet. Após a impressão do formulário de recebimento, coloque o carimbo da empresa nele para que esteja pronto para ser usado nas transações diárias.
Parte 2 de 2: Conhecendo a finalidade e os motivos dos recebimentos
Passo 1. Conheça a finalidade do recebimento
Os recibos são um documento importante para registrar receitas e são necessários ao declarar impostos. Guarde todos os recibos de pagamento, pois esses documentos geralmente devem ser anexados como comprovante de despesas no relatório fiscal. Como empresário, você é obrigado a apresentar um recibo ao comprador ao receber o pagamento. Depois que o comprador efetua um pagamento, o vendedor geralmente fornece um recibo do pagamento.
Depois de pagar por bens ou serviços relativamente caros, fazer um recibo é considerado uma obrigação tanto para o comprador quanto para o vendedor. Este documento deve ser preparado prevendo uma violação da lei durante a transação de compra e venda, porque ambas as partes podem usar o recibo como prova em tribunal
Etapa 2. Aprenda os quatro tipos de recibos comumente usados
Teoricamente, os recebimentos podem ser feitos para todas as transações de pagamento, por exemplo: pagamentos de aluguel, serviços de cabeleireiro ou taxas de design de jardim. Em geral, os recibos são divididos em quatro grupos e um deles você pode ver ao fazer uma transação de compra ou venda.
- Recibo de compra. Após o pagamento, o vendedor criará um recibo de pagamento incluindo o número do recibo, a data da transação e a quantidade de dinheiro recebida. Se o pagamento for à vista, deve constar no recibo a palavra “dinheiro”. Se o pagamento for feito em cheque ou giro, o recibo deve incluir um número de cheque ou número de depósito à vista. Se o pagamento for feito com cartão de crédito, deve constar o nome da empresa emissora do cartão (exemplo: Mastercard, Visa, American Express) e os últimos quatro dígitos do número do cartão de crédito.
- Comprovante de tratamento. Este documento é emitido para pagamento de serviços de saúde, por exemplo, serviços médicos, compra de medicamentos ou uso de instrumentos cirúrgicos. O recibo deve incluir o nome do paciente, código de diagnóstico, nome do médico, nome do medicamento ou dispositivo médico pago, data do tratamento, horário da consulta e valor do pagamento.
- Nota de venda. Na maioria dos casos, você receberá um recibo de venda ao fazer compras. Como empresário, você deve fornecer um recibo de venda após inserir os dados dos itens vendidos. Este documento é a prova de venda e deve incluir o valor do pagamento, data da venda, nome e preço da mercadoria, nome da pessoa que processou a transação de venda e recebeu o pagamento.
- Comprovante de pagamento do aluguel. Este recibo é emitido pelo proprietário do imóvel locado como comprovativo do recibo de pagamento do inquilino. O recibo de pagamento deve incluir o nome do locador, o nome do locatário, o endereço do imóvel a ser locado, o período de faturamento, o valor da taxa de locação, as datas de início e término do contrato de locação.
- Os autores de transações de compra ou venda pela Internet receberão ou fornecerão recibos eletrônicos. As informações contidas no recibo eletrônico são as mesmas dos demais recibos de pagamento e servem como comprovante de compra na rede (online).
Etapa 3. Conheça as coisas importantes sobre compradores e vendedores que devem ser incluídas no recibo
Este artigo se concentra na criação de recibos de pagamento entre compradores e vendedores. A parte que vende os bens ou serviços deve incluir as seguintes informações no recibo:
- Dados detalhados do vendedor. Inclua o nome da pessoa ou empresa que fez a venda, endereço, número de telefone e endereço de e-mail na parte superior do recibo. Inclua também o nome do gerente da loja ou do proprietário da empresa.
- Dados detalhados do comprador. Inclua o nome completo do comprador ou da parte que fez a transação de compra.
- Data da transação. Inclua a data, o mês e o ano da transação porque essas informações são necessárias para relatar impostos.
- Dados detalhados do produto. Escreva uma breve descrição para explicar os bens ou serviços que estão sendo vendidos, por exemplo: nome do produto, quantidade, número do produto e outras informações para identificar o produto. Esses dados serão úteis se você precisar encontrar informações sobre produtos que foram vendidos.
- Preços de bens / serviços. Inclui o preço dos bens / serviços detalhadamente a partir do preço de venda, impostos, custos de embalagem ou envio, descontos ou abatimentos no contexto de programas promocionais. As transações de vendas serão mais válidas e específicas se os preços dos itens forem escritos em detalhes.
- Forma de pagamento. Inclui como o comprador fez o pagamento, por exemplo: à vista, em cheque, cartão de crédito ou cartão de débito.
- Assinatura do vendedor e do comprador. Após o recibo ter sido feito ou impresso e o comprador efetuar o pagamento, coloque o selo "Pago" (se tiver sido quitado) na parte inferior do recibo e a seguir assinado pelo vendedor. Você pode assinar um recibo para o comprador como documentação.
Coisas necessárias
- Recibo em papel ou em branco
- Esferográfica
- Informações detalhadas sobre transações de compra
