Todas as empresas, grandes ou pequenas, precisam monitorar todas as suas transações. Existem muitos sistemas de software financeiro simples para venda, mas você ainda precisa ter uma compreensão clara de como funcionam as transações contábeis. Você inserirá todas as transações comerciais, como recebimento de receita ou pagamento de contas, em um diário contábil semelhante a um razão. Aqui, você deve coletar várias categorias chamadas contas, e irá registrar a débito ou a crédito (de acordo com o aumento ou diminuição). Exemplos serão dados mais tarde. Os fabricantes de software de contabilidade também seguem essa fórmula ao criar seus programas, mas o processo foi facilitado para usuários casuais.
Etapa
Parte 1 de 3: Inserindo transações
Etapa 1. Colete todos os documentos relacionados às transações comerciais
Esses documentos geralmente incluem recibos de fornecedores, contas de serviços públicos (como água e eletricidade), notas de crédito emitidas para clientes, declarações fiscais, cheques emitidos e informações sobre a folha de pagamento. Verifique se todas as faturas e pagamentos recebidos estão corretos e verificados antes de registrar o diário de contabilidade. Certifique-se de que tudo foi reconhecido pelo supervisor ou proprietário da empresa antes de inserir as transações no sistema.
Etapa 2. Configure contas ou categorias diferentes para cada tipo de transação
Contas que são registradas, por exemplo, dinheiro, estoque, despesas e assim por diante. Pense nessas contas como páginas separadas em um caderno ou linha de itens listados em um orçamento pessoal. Configure os seguintes tipos de conta:
- A conta de vendas, ou receita, registra todas as vendas aos clientes.
- Uma conta de despesas registra todo o dinheiro que uma empresa gasta, por exemplo, para operar uma instalação comercial, fabricar e vender produtos.
- Além disso, as empresas também são obrigadas a registrar seus ativos, como dinheiro, contas a receber (vendas não pagas) e imobilizado, como edifícios e equipamentos.
- Uma conta de passivo registra todo o dinheiro que a empresa toma emprestado de terceiros, como empréstimos bancários, contas a pagar comerciais (por exemplo, fornecedores) e salários a pagar (salários que já são devidos aos funcionários, mas não foram pagos).
- Essas grandes categorias geralmente são subdivididas em contas menores e específicas.
Etapa 3. Determine se a conta é debitada ou creditada
É importante lembrar que toda transação envolve contas de débito e crédito e o número total de débitos e créditos deve ser o mesmo. Por exemplo, ao receber um pagamento de um cliente, você registraria Dinheiro como débito e Contas a Receber como crédito. Ao pagar por publicidade, você registrará Despesas de publicidade em um débito e Dinheiro em um crédito.
- Registre quaisquer aumentos nas despesas, ativos (como dinheiro e equipamentos) e contas de dividendos como débitos e registre as diminuições como créditos. Nas restantes contas, como passivos e receitas, os aumentos são registados a crédito e as reduções a débitos. Este sistema de contabilidade tem uma lógica própria e comece a lembrar enquanto usa a sua lógica para determinar as causas do “aumento” e “diminuição” das contas.
- Lembre-se de que os números registrados no diário sobre débitos e créditos podem não ser os mesmos, mas os totais devem ser os mesmos. Por exemplo, se um cliente paga por um produto parcialmente com dinheiro e parcialmente com crédito, duas contas são lançadas no diário a débito, ou seja, dinheiro e contas a receber. Enquanto a conta que é lançada no diário a crédito é apenas uma, ou seja, Vendas.
- Todos os sistemas de software de computador facilitarão o registro de diários contábeis, inserindo todas as contas em seus lugares corretos no Diário.
- Você pode ter que criar um novo nome de conta no diário se você tiver uma transação extraordinária, como uma venda de ações ou compra de um terreno.
Etapa 4. Verifique todas as transações contábeis inseridas no diário pelo menos duas vezes
Cada transação aparecerá em sua própria categoria: por exemplo, débito em um lado do diário e o valor deve ser igual ao valor que aparece no lado do crédito do diário.
Por exemplo, você registrará uma transação de pagamento de conta de eletricidade inserindo Contas a Pagar no lado do débito de Rp. 500.000 e Dinheiro de Rp. 500.000 no crédito. certifique-se de incluir o número do recibo e uma breve descrição na seção de notas
Etapa 5. Mova as contas do diário para o razão geral periodicamente
A contabilidade geral é uma coleção de todas as suas contas. Por exemplo, existem páginas para cada categoria de dinheiro, contas a receber, contas a pagar, despesas e assim por diante em seu livro razão. Em seguida, você poderá ver o valor total de cada conta em um determinado período.
- Um razão geral registra informações por conta, ao contrário de um diário que registra transações. Em outras palavras, uma transação movida para o razão geral estará em pelo menos dois lugares (contas) no razão.
- Por exemplo, recebimentos em dinheiro de clientes sobre vendas seriam registrados no diário como uma transação e seriam reconhecidos em dinheiro a débito e receita a crédito. quando transferidos para o razão geral, esses lançamentos são registrados em locais separados: caixa e contas de receita. Dessa forma, você pode ver como as transações afetam cada conta individual.
- Os registros do razão geral devem ser datados para que a origem da transação possa ser identificada. Alguns contadores também incluem um número de referência, por exemplo, na forma de um número de série, para que as transações possam ser monitoradas de volta para o diário facilmente.
Parte 2 de 3: Balanceamento de transações contábeis
Etapa 1. Equilibre o razão geral antes de fechar cada vez que você inserir uma transação contábil
Prepare balancetes e outros relatórios para garantir que os números e contas registrados para cada transação estão corretos. Não importa quantas transações sejam registradas, o total de débitos deve ser igual ao total de créditos.
Se você fizer anotações manualmente ou com um programa de computador, todos os números de débitos e créditos serão somados, independente da categoria. O valor total de débitos e créditos deve ser o mesmo
Etapa 2. Verifique se há erros no balancete
Se os débitos não forem iguais aos créditos, você terá que encontrar erros em seus lançamentos contábeis manuais. Na verdade, ainda podem ocorrer erros mesmo que os valores de débito e crédito sejam os mesmos, por exemplo, devido a registros duplos ou transações inseridas na conta errada.
- Por exemplo, quando você recebe um pagamento de um cliente, pode ter registrado o Dinheiro, mas se esqueceu de registrar as Contas a Receber, de modo que o diário parece que as contas a receber ainda não foram pagas. Assim, o valor a débito será diferente do crédito.
- Em alguns casos, pode ser necessário rastrear os registros até a entrada inicial no diário para localizar erros. É por isso que a data da transação e / ou o número de referência precisam ser registrados no diário para que o rastreamento seja fácil.
Etapa 3. Execute relatórios de declaração de renda, balanço patrimonial e relatório de mudança de capital
Esses relatórios financeiros podem ser feitos manualmente ou com um sistema de software de contabilidade. É a partir desses relatórios que você tem uma visão completa do seu negócio.
- Por exemplo, a demonstração de resultados subtrairá a receita obtida pelas despesas incorridas durante um determinado período de tempo e, a partir deste relatório, você sabe que a empresa teve lucro ou prejuízo.
- O balanço mostra todos os ativos e passivos da empresa. Os ativos da empresa incluem dinheiro, equipamentos, terrenos e contas a receber. Os passivos incluem contas a pagar e notas a pagar.
- Se você pagou dividendos (recompensas) aos acionistas em períodos anteriores, também precisará de uma demonstração das mutações do patrimônio líquido. Este relatório mostra o valor do lucro gerado (não o lucro líquido) menos os dividendos pagos. Os lucros retidos representam os lucros reinvestidos na empresa.
Parte 3 de 3: Manter registros detalhados de transações contábeis
Etapa 1. Inclua uma breve descrição de cada transação inserida no diário
Por exemplo, "pagamentos em dinheiro para publicidade na televisão, fevereiro de 2016." Assim, o valor, a causa e o processo de registro de cada transação serão mais claros.
Etapa 2. Mantenha um backup de seu diário de transações
Backups precisam ser feitos em caso de erros ou dúvidas futuras. A documentação de todos os registros pode ser arquivada inserindo-se vários registros e a data de um diário em um único pacote. Todos devem ser capazes de pesquisar entradas de diário no razão geral e, em seguida, acessar a documentação de backup facilmente
Etapa 3. Mantenha cópias impressas de toda a documentação por pelo menos um ano
Isso inclui lançamentos contábeis manuais e livros contábeis, junto com todas as faturas e outros documentos de transação. Todos esses documentos são exigidos por razões de auditoria e fiscais.
Etapa 4. Manter a documentação eletronicamente por pelo menos sete anos
Digitalize seus documentos em papel, para frente e para trás, e armazene-os em duas caixas eletrônicas: uma para armazenamento no escritório e outra para uso em caso de emergência. Sempre existe a possibilidade de que os impostos corporativos sejam auditados nos últimos anos, portanto, esses documentos precisam ser mantidos.
Pontas
- Equilibre seu diário todos os dias. Monitore todos os erros e corrija-os imediatamente. Isso é tão importante que se torna uma das primeiras lições para alunos de contabilidade.
- Fornece treinamento cruzado aos funcionários para que a compreensão do sistema de contabilidade e como inserir transações possam ser conhecidos por mais de um funcionário.
